いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】まだメールに添付してるの!? 強化された「共有」機能で共同作業の効率を大幅アップするエクセルのテク

 Excel(エクセル)は、仕事や普段の生活で使う機会の多い、最も身近なアプリケーションのひとつです。しかし、「イマイチよくわからないまま使っている」「実は少し苦手……」という人も多いのではないでしょうか? この連載では、いまさら人に聞けないけど、知っていれば必ず役に立つ、Excelを使いこなすためのノウハウを紹介します。

Excel 2016では共有の機能がより使いやすくなった!

 チームで1つのブックを作成するときや、完成した資料を上司や同僚に送るとき、メールを作成してブックを添付する操作が面倒だと感じたことはないでしょうか。

 そんなときは、ブックをクラウド(OneDrive)に保存し、それをメンバー間で共有する方法を使うと便利です。Excel 2016では、Excel 2013以前のバージョンに比べて共有の機能が大幅に強化され、操作も簡単になっています。この機能を利用すると、Excelのブックを開いた画面から、共有についてのお知らせメールをメンバーに直接送信できます。

 今回は、Excel 2016でより便利になった「共有」の使い方を解説します。

ブックをOneDriveに保存して共有のお知らせを送る

 OneDriveに保存したブックをメンバー間で共有するために、Excelの画面上での操作によってほかのユーザーに共有のお知らせメールを送る方法を解説します。なお、この先の操作を行うには、あらかじめMicrosoft アカウントでサインインしておく必要があります。

 まず、OneDriveのフォルダー(①)に、共有したいブック(②)を保存しておきます。

 または、Excelを使ってブックを開いた状態で、[ファイル]タブ→[名前を付けて保存]からOneDriveに保存しても構いません。

 こうしてOneDriveに保存しておいたブックを開き、画面の右上に表示されている[共有](③)をクリックすると、画面の右側に「共有」作業ウィンドウが表示されます。

 [ユーザーの招待]に、共有したい相手のメールアドレス(④)を入力し、権限を選択します。共有相手もブックを編集できるようにするときには[編集可能]を、共有相手に表示のみ許可するときには[閲覧可能]を選択します。ここでは相手も編集できるようにするため[編集可能](⑤)を選択しています。

 共有相手に送るメッセージ(⑥)を入力し、[共有](⑦)をクリックすると、相手のメールアドレスに、ブックの共有に関するお知らせメールが送信されます。

 メールが相手に送信されると、作業ウィンドウ上に共有相手の名前と権限(⑧)が表示されます。これで、ブックの共有の設定が完了しました。

共有のお知らせメールからExcel 2016でブックを開く

 次に、ブックの共有に関するお知らせメールを受け取ったユーザーがどのようにしてそのブックにアクセスすればよいかを解説します。

 共有のお知らせメールを開くと、[OneDriveで表示](①)というボタンが表示されているので、ここをクリックします。

 共有されたファイルが、Excel Online上で開かれるので、画面右上の[ブックの編集](②)→[Excelで編集](③)をクリックします。Excel 2016がインストールされていないパソコンでファイルを開いている場合は、[ブラウザーで編集]をクリックすればExcel Online上でブックを編集できます。

 Excel 2016でブックが開き(④)、閲覧・編集ができます。

 このブックを自分以外、誰も開いていなければ、そのままブックを編集できます。

 ただし、これまで紹介した方法で共有の設定をしても、共有している複数のメンバーで同じブックを同時に編集することはできません。今回の記事では具体的な手順は解説しませんが、リアルタイムでブックの同時編集ができるようにするには、Excelの[校閲]タブにある[ブックの共有]機能を使って、[複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する]設定をする必要があります。

Excel 2016ならブックをよりスムーズに共有できる!

 今回は、Excel 2016でブックを共有する方法を解説しました。

 ブックの編集画面から操作するだけで他のユーザーとの共有が設定できるので、わざわざメールソフトを起動してファイルを添付して……といった面倒な操作はもう不要になることでしょう。

 こんなに簡単にブックを共有できれば、作業の効率が上がって、チームの連携もより良くなるかもしれませんね! ブックを共有する際には、ぜひ今回解説した新機能を活用してみてください。