いまさら聞けないExcelの使い方講座
【Excel】担当ごとに編集可能な場所を分けて事故を防止！エクセルで範囲別にパスワードを設定するテク
2017年7月21日 06:55
Excel（エクセル）は、仕事や普段の生活で使う機会の多い、最も身近なアプリケーションのひとつです。しかし、「イマイチよくわからないまま使っている」「実は少し苦手……」という人も多いのではないでしょうか？ この連載では、いまさら人に聞けないけど、知っていれば必ず役に立つ、Excelを使いこなすためのノウハウを紹介します。
セルごとに編集可能な担当者を分けたい
Excelで請求書や見積書を作成する際、数式が設定されたテンプレートをひな形として使用することがありますよね。入力中にうっかり数式を削除してしまったり、気付かないうちに数式を変更してしまったりした経験はありませんか。削除や変更を行ったことに気づかないままだと、誤った値が算出され、たとえば請求書の合計金額が間違っていたとなれば、大きなトラブルに発展してしまう可能性もあります。
数式の設定されたセル範囲にパスワードを設定して、担当者以外は編集できないようにしておけば、このような事態を防ぐことができます。
今回は、特定のセル範囲にパスワードを設定する方法を解説します。
特定のセル範囲にパスワードを設定する
金額に関するセルに数式が設定された請求書の例を考えてみましょう。数式が設定されたセル範囲は経理担当者用に、請求書の明細のセル範囲は営業社員用に、それぞれパスワードを設定してみます。
編集したいセル範囲にはすべて、担当者ごとのパスワードを設定する必要があります。設定していないセル範囲は、このあと行う「シートの保護」という操作により、編集できなくなるので注意してください。
では、まず対象となるセル範囲に経理担当者用のパスワードを設定してみましょう。パスワードを設定するセル範囲（①）をクリックします。［校閲］タブ（②）の［範囲の編集を許可］（③）をクリックします。
［範囲の編集の許可］ダイアログボックスが表示されるので、［新規］（④）をクリックします。
［新しい範囲］ダイアログボックスが表示されます。
［タイトル］には、選択したセル範囲に付けるタイトルを入力します。今回は「経理用」（⑤）と入力します。選択したセル範囲が［セル参照］に表示されている（⑥）ことを確認し、［範囲パスワード］（⑦）を入力して［OK］（⑧）をクリックします。
［パスワードの確認］ダイアログボックスが表示されるので、再度パスワードを入力し（⑨）、［OK］（⑩）をクリックします。
これで、編集を許可するためのパスワードが設定できました。［範囲の編集の許可］ダイアログボックスが再び表示されます。
ここでは経理担当者用のパスワードの設定を解説しましたが、同様にして営業社員用に別のパスワードも設定できます。複数のセル範囲に、複数のパスワードを設定したい場合は、ここまでの手順を繰り返しましょう。
パスワードを設定できたら、シートの保護を行います。［範囲の編集の許可］ダイアログボックスの［シートの保護］（⑪）をクリックします。
［シートの保護］ダイアログボックスが表示されるので、設定を変更せず、［OK］（⑫）をクリックします。
これでシートが保護されました。金額の列に設定された数式を編集しようとすると、［範囲のロック解除］ダイアログ（⑬）が表示されてパスワードの入力を求められます。パスワードを知らない人は編集できなくなります。
パスワードを設定して誤入力や意図しない変更を防ごう
今回は、特定のセル範囲にパスワードを設定する方法を解説しました。
担当者ごとに編集できる範囲を決めてパスワードを設定することで、誤入力や意図しない変更を防ぐことができます。
請求書以外でも、1つのワークシートを共有して編集する際には、ぜひ活用してみてください。