いまさら聞けないExcelの使い方講座

エクセルの印刷ミス防止!1枚の用紙に印刷する方法

 Excel(エクセル)は、仕事や普段の生活で使う機会の多い、最も身近なアプリケーションのひとつです。しかし、「イマイチよくわからないまま使っている」「実は少し苦手……」という人も多いのではないでしょうか? この連載では、いまさら人に聞けないけど、知っていれば必ず役に立つ、Excelを使いこなすためのノウハウを紹介します。

用紙サイズに合わせて表を1枚の紙に印刷する

 Excelを使えば、大きな表も簡単に作成できます。でも、上司や同僚など、他の人が作った表を印刷してみたときに、一部の項目だけがはみ出して別の用紙に印刷されてしまったり、逆に予想以上に小さく印刷されてしまった……という経験はないでしょうか?

 今回は、どんな大きさの表も用紙サイズに合わせて1枚に縮小して印刷できる、失敗知らずの印刷テクをご紹介します。

 この売上一覧表を、プリンターでA4サイズの用紙1枚に印刷してみます。

印刷プレビューを確認する

 まず、印刷する前に、印刷プレビューを確認しましょう。[ファイル]タブ-[印刷]をクリックすると、画面の右側に印刷プレビューが表示されます。表示が小さいときは、画面右下の拡大アイコンをクリックしましょう。

 表の一番右の「送料」の列がはみ出てしまっており、このまま印刷すると用紙の無駄遣いになります。

1枚に縮小して印刷されるように設定する

 印刷プレビューの左側に並ぶ[設定]の一番下にある、[拡大縮小なし](①)をクリックします。メニューが表示されるので、[シートを1ページに印刷](②)をクリックしましょう。

印刷プレビューを確認して印刷する

 もう一度、印刷プレビューを確認しましょう。今度は、一番右の「送料」の列がプレビューに表示されています(①)。

 これで、大きな表も切れることなく用紙1枚に印刷できるようになりました。

 表がはみ出さずに用紙1枚に縮小して印刷されることがプレビューで確認できたら、画面左上の[印刷](②)をクリックして、実際に印刷しましょう。

印刷ミスを減らせばコスト削減にも貢献

 今回は、一番右の列がはみ出して切れてしまう例を紹介しましたが、表の最後の1行だけがはみ出してしまう、というときにもこのテクニックは有効です。

 印刷する前にこのテクニックを使うだけで、表が用紙の途中で切れてはみ出すことを防げます。印刷ミスが減れば、無駄になる用紙も減って、コスト削減にも貢献できそうですね! 今日からさっそく、Excelで表を印刷するときに役立ててください。