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資料のファイル管理が面倒？「OneNote」で資料を一括管理して作業効率をアップする裏ワザ

今井孝

2017年10月12日 06:30

　「OneNote」（ワンノート）をご存じですか？ Microsoftが提供するノートアプリです。Office 2010以降のパッケージ版をお使いの方は、ご自分のパソコンにインストールされているはずです。無料でダウンロードすることもできるので（2017年9月現在）、これまで使ったことがない方も、作業効率をアップできる「OneNote」を試してみてはいかがでしょうか。

フォルダーでのファイル管理は結構面倒

　仕事の資料をまとめる時、プロジェクトごとにフォルダーを作って、その下の階層に“提案書”“参考資料”や“old”などに仕分けしているのではないでしょうか。1つのプロジェクトには、書類、画像、音声など、複数の種類のデータが混在します。書類について言えば、Word、Excel、PowerPointなど、作成したソフトウェアもさまざまです。

一般的に、プロジェクトごとにフォルダー分けして、その下の階層にフォルダーを作成しているのではないでしょうか。さらに扱うファイルの種類もさまざまです

　綺麗にフォルダー分けしていても、過去の資料を探すには、いちいちフォルダーを開く必要があります。また、ファイルの内容をちょっと確認したいだけ、という時はソフトウェアの起動時間さえ煩わしいものです。

すべてのデータをまとめられる“ノートブック”

　OneNoteなら、テキスト、音声、画像、動画など、さまざまな種類のデータを“ノートブック”と呼ばれる1つのファイルにすべてのデータを詰め込んで管理することができます。さっそく使ってみましょう。

　OneNoteを起動すると、最初に“マイノートブック”や“○○さんのノートブック”などと表示されるはずです。環境により表示は異なりますが、気にせずに新しい“ノートブック”（ファイル）を追加します。

“ノートブック”のアイコンの箇所をクリックして、［ノートブックの追加］をクリックします

ここでは、OneDrive上にノートブック（新しいファイル）を保存します。ノートブックの名前を入力して、［ノートブックの作成］をクリックします

ノートブック（新しいファイル）が作成されました。ここでは、ノートブックを共有しないので、［今は共有しない］をクリックします

ノートブックが作成され、新しい“ページ”が表示されました。ページのタイトルを入力すれば、準備完了です

　“ノートブック”（新しいファイル）を追加すれば、“ページ”が表示されてすぐに文字入力可能な状態になります。ページのタイトルを入力すると、画面右側のページ一覧のリストも更新されます。

“ノートブック”“セクション”“ページ”の考え方

　“ノートブック”は”セクション”と“ページ”で構成されています。“ノートブック”がフォルダー、“セクション”が個々のファイル（.oneファイル）、“ページ”はそのファイル中のページになります。”ノートブック”を作成するとノートブック名のフォルダーが自動的に作成され、セクションを追加するとファイル（.oneファイル）が追加されていきます。

“ノートブック”に複数の“セクション”を追加した例。従来のフォルダー構造と比較して、“ノートブック”を親フォルダー、“セクション”をサブフォルダーと捉えた方がわかりやすいかも知れません

“ノートブック”のフォルダーを開くと“セクション”ごとにファイル（.oneファイル）が作成されていることがわかります

　既存のファイルはそのまま残しておき、“ページ”の中にハイパーリンクを設定できる“リンク”や、メールの添付ファイルのように利用できる“添付”の機能で解決できます。OneNoteを仕事で使うメリット、Evernoteと何が違うのかなどの話は次回以降で紹介します。