いまさら聞けないExcelの使い方講座
【Excel】入力ミスや表記ゆれを防止！ エクセルで入力候補をリストから選択可にするテク
2017年6月12日 06:55
Excel（エクセル）は、仕事や普段の生活で使う機会の多い、最も身近なアプリケーションのひとつです。しかし、「イマイチよくわからないまま使っている」「実は少し苦手……」という人も多いのではないでしょうか？ この連載では、いまさら人に聞けないけど、知っていれば必ず役に立つ、Excelを使いこなすためのノウハウを紹介します。
表に同じ内容を何度も入力するのは面倒
名簿に入力する会員区分や、見積書に入力する商品番号のように、入力内容があらかじめいくつか決まっている項目があります。データが増えるたびに同じ内容を入力するのは面倒なので、例えばリストから項目を選択できれば、とても効率がよくなりますし、入力ミスの心配もいりませんね。
今回は、入力する内容の候補を登録した「ドロップダウンリスト」を作り、そこから選択して入力できるようにするテクニックを解説します。
「ドロップダウンリスト」から入力内容を選択できるようにする
請求書に入力する商品番号をドロップダウンリストから選択できるようにする例を考えてみましょう。
あらかじめシートに請求書を作成し、書式を整えておきます。ここでは、「商品番号」を入力する欄（①）で、リストから選択して入力できるように設定していきます。
別シート（ここでは［商品カタログ］シート）には、請求書に入力するために作るドロップダウンリストのもとにする商品カタログを作成しておきます。このとき、商品番号がすべて1列に並ぶようにしておく（②）ことがポイントです。
それでは、実際にドロップダウンリストを作成していきましょう。「請求書」シートを表示し、ドロップダウンリストを設定したいセル範囲を選択します。ここでは、商品番号を入力するセル範囲A12:A17（③）を選択しています。
セル範囲を選択したら、［データ］タブ（④）→［データの入力規則］（⑤）をクリックします。
［データの入力規則］ダイアログボックスが表示されます。［設定］タブ（⑥）の［入力値の種類］で［リスト］（⑦）を選択したあと、［元の値］の入力欄をクリックしてカーソルが表示された状態にします（⑧）。
そのまま、［商品カタログ］シートのシート見出し（⑨）をクリックして表示を切り替えます。［商品カタログ］シート上で商品番号が入力されたセル範囲（⑩）をドラッグして選択します。
［データの入力規則］ダイアログボックスの［元の値］に、選択した⑩のセル範囲が自動で入力された（⑪）ことを確認し、［OK］（⑫）をクリックします。
再び「請求書」シートを表示し、商品番号を入力したいセルをクリックすると、セルの右横に［▼］（⑬）のボタンが表示されます。このボタンをクリックすると、商品番号のドロップダウンリスト（⑭）が表示され、ここから商品番号を選択できるようになりました。
ドロップダウンリストなら入力時間を短縮でき、ミスも防げる
今回は、入力される内容があらかじめ決まっているセルに、ドロップダウンリストから選択して入力できるようにするテクニックを解説しました。
ちょっとした操作で時間の短縮になるだけでなく、入力ミスや表記ゆれもなくなるテクニックなので、ドロップダウンリストの作成テクをぜひいろいろな場面で役立ててください。