いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】うっかり同じデータを入力してしまったかも? エクセルで重複データを確認・削除するテク

 Excel(エクセル)は、仕事や普段の生活で使う機会の多い、最も身近なアプリケーションのひとつです。しかし、「イマイチよくわからないまま使っている」「実は少し苦手……」という人も多いのではないでしょうか? この連載では、いまさら人に聞けないけど、知っていれば必ず役に立つ、Excelを使いこなすためのノウハウを紹介します。

表にデータが増えてくると重複に気付かなくなりがち……

 名簿などに入力されているデータの数が多くなってくると、重複に気づかず、同じデータを入力してしまうことがあります。重複したデータをそのままにしておくと、業務によっては支障が出ることもあり、せっかく作った表が使い物にならなくなってしまいます。

 今回は、表内にデータの重複があるかどうかを確認する方法と、重複しているデータを削除する方法を解説します。

データの重複の有無を確認する

 名簿(①)の中に重複したデータがあるかどうかを確認してみましょう。

 重複を確認したいセル範囲をドラッグして選択します。ここではデータが入力されているセル範囲A1:K17(②)を選択します。

 セル範囲を選択したら、[ホーム]タブの[条件付き書式](③)→[セルの強調表示ルール](④)→[重複する値](⑤)をクリックします。

 [重複する値]ダイアログボックスが表示されるので、重複する値が表内に存在したときにどのような書式で表示するかを指定します。ここでは初期設定の通りに表示するので、設定を変更せずに[OK](⑥)をクリックします。

 [書式]で他の書式を選択することもできます。見やすくなるように設定しましょう。

 重複している値が「濃い赤の文字、明るい赤の背景」の書式で表示されました(⑦)。

重複しているデータを削除する

 表の中で重複データが確認されたら、削除しましょう。

 重複を確認したセル範囲が選択された状態のまま、[データ]タブ(①)の[重複の削除](②)をクリックします。

 [重複の削除]ダイアログボックスが表示されるので、重複がある場合に削除する項目を指定します。ここではすべての項目を対象とするので、設定を変更せずに[OK](③)をクリックします。すべての項目が選択されていなかった場合は、[すべて選択]をクリックしてから[OK]をクリックします。

 重複しているデータが削除されます。多くのデータが含まれる表の場合は、重複データの削除に少し時間がかかる場合もあります。削除が完了すると重複データの個数についてのメッセージが表示されるので、[OK](④)をクリックします。

 2個の重複データが削除され、表の行数が減りました(⑤)。

Excelの機能を使えば重複データを簡単に検索・削除できる

 今回は、「セルの書式設定」で重複データを検索して見やすく表示する方法と、重複しているデータを「重複の削除」で削除する方法を解説しました。

 表に入力されているデータが多いと、目視で重複データを探すのはとても大変ですが、これらの機能を使えば簡単に検索・削除ができ、作業時間の短縮にもつながります。

 重複データを削除して、表をいつでも見やすく使いやすい状態にしておきましょう。