レビュー

「Outlook」でのメール誤送信を防止できる「OutlookNoMissAddin」

添付ファイルにパスワードをかけて圧縮、パスワードを別のメールで送信する機能も

「OutlookNoMissAddin」v1.0.0.2016.06.21
送信の際に宛先の誤り、ファイルの添付忘れ、間違った言葉遣いなどを指摘

 「OutlookNoMissAddin」は、メールの誤送信を防止する「Microsoft Outlook」用のアドイン。Windows 2000以降の「Outlook 2007」から「Outlook 2016」にまで対応しており、個人利用に限り無償で利用可能。作者のWebサイトからダウンロードできる。なお、商用の場合は有償のライセンス(1,998円)を購入する必要がある。

 本アドインを「Outlook」へ導入すると、メールを送信する際に宛先の誤り、ファイルの添付忘れ、間違った言葉遣いなどを指摘してくれる。部外秘の情報をうっかり外部へ漏らしてしまったり、失礼なメールを送ってしまうといったミスを未然に防ぐことができる。

 導入は簡単で、基本的にはインストーラーを用いてセットアップを行うだけだ。初回起動時に設定を行うかどうか尋ねられるが、ここではとりあえず自分の会社のドメインを“内部ドメイン”へ登録すれば十分だろう。登録したドメイン以外へメールを送信する際にそれを警告してくれるので、内部向けに作成したメールを誤って外部に漏らしてしまうことを防止できる。そのほかの設定は追々カスタマイズしていけばよい。

設定ダイアログ

 あとから設定を変更したい場合は、新規メール画面のリボンから[誤送信防止]-[設定]メニューを選択し、設定ダイアログへアクセスするとよい。設定は非常に多岐にわたるが、基本的には“メール内にあらかじめ設定したキーワードを発見したら警告メッセージを表示する”という動作になっている。それがわかりやすいのは[カスタマイズ]タブで、多くのキーワードとメッセージのペアがあらかじめプリセットされている。

 この機能を活用すれば、個人情報に関連するキーワードが含まれていた場合には個人情報の漏洩に注意を促すメッセージを表示したり、正しくない敬語が含まれていたらそれを指摘したり、よくある失礼な誤変換をチェックして正しい入力候補を示したりすることができる。一般的に想定されうるシチュエーションであれば、本アドインにプリセットされたキーワード・メッセージで十分だが、もし社内でのみ使われている言い回しや業界特有の用語などがあれば、それを足しておくと万全だろう。

 さらに、“社内向け”“社外向け”といったメールのひな型機能を備えおり、メールを新規作成する際にそれを選択したり、メールの編集中にそれを挿入することが可能。これは定型文を迅速に作成するのに便利だが、メールの作成時にそれが内部向けなの外部向けなのかをしっかり自覚し、ミスを減らすきっかけとしても役に立つ。

 そのほかにも、添付ファイルにパスワードをかけて圧縮し、そのパスワードを別のメールで送信する機能などを備えており、メールに関わる定型処理を大幅に簡素化できる。

添付ファイルにパスワードをかけて圧縮し、そのパスワードを別のメールで送信

ソフトウェア情報

「OutlookNoMissAddin」
【著作権者】
SuperDBTool.com
【対応OS】
Windows 2000以降(編集部にてWindows 10で動作確認)
【ソフト種別】
フリーソフト(個人利用のみ、商用の場合は1,998円)
【バージョン】
2.0.0.2016.07.07