いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】別々のブックに保存されているシートを1つにまとめたい!異なるエクセルファイルへシートをコピーするテク

 Excel(エクセル)は、仕事や普段の生活で使う機会の多い、最も身近なアプリケーションのひとつです。しかし、「イマイチよくわからないまま使っている」「実は少し苦手……」という人も多いのではないでしょうか? この連載では、いまさら人に聞けないけど、知っていれば必ず役に立つ、Excelを使いこなすためのノウハウを紹介します。

別々のブックに保存されているシートを1つに統合したい

 「毎月の売上表をそれぞれ別のブックに保存していたけれど、ブックが増えすぎるので1つのブックに統合したい!」「大量のシートが保存されているので、必要なシートだけを選んで新しいブックに移したい!」などと思ったことはありませんか?

 Excelでは、シートのコピーや移動を簡単に行うことができます。今回は、別々のブックに保存されているシートを1つのブックに統合したり、必要なシートだけを新しいブックにコピーしたりする方法を解説します。

シートを他のブックにコピーする

 四半期ごとの売上件数を、それぞれ別のブックで管理している組織の例を考えてみましょう。担当者は「第1四半期契約件数.xlsx」に第1四半期の売上件数を記録しており、「第2四半期契約件数.xlsx」に第2四半期の売上件数を記録していましたが、上司から1つのブックに統合するように指示されたとします(①)。

 「第1四半期契約件数.xlsx」の「第1四半期」シートの後ろに「第2四半期」シートを追加してみましょう(②)。

 作業前の準備として、「第1四半期契約件数.xlsx」と「第2四半期契約件数.xlsx」を両方とも開いておきます。

 コピー元となる「第2四半期契約件数.xlsx」の「第2四半期」シートのシート見出し(③)を右クリックして、表示されるメニューから[移動またはコピー](④)を選択します。

 [シートの移動またはコピー]ダイアログボックスが表示されます。[移動先ブック名]に「第1四半期契約件数.xlsx」(⑤)を、[挿入先]に「(末尾へ移動)」(⑥)を選択します。[コピーを作成する](⑦)をクリックしてチェックマークを付けて、[OK](⑧)をクリックします。

 「第1四半期契約件数.xlsx」(⑨)の「第1四半期」シートの後ろに「第2四半期」シートが追加されました(⑩)。

テクニック1:コピー先のブックも開いておく

 シートをコピーする際は、あらかじめ、コピー先のブック(第1四半期契約件数.xlsx)とコピー元のブック(第2四半期契約件数.xlsx)の両方を開いておく必要があります。

 コピー先のファイルが開いていない場合は、「シートの移動またはコピー」ダイアログボックスで、[移動先のブック名]のドロップダウンリストに目的のブック(第1四半期契約件数.xlsx)が表示されません(①)。

テクニック2:シートをコピーするのか移動するのかを確認

 「シートの移動またはコピー」ダイアログボックスで、[コピーを作成する]にチェックマークを付けなかった(①)場合は、シートはコピーされるのではなく、移動することになります。移動元のブックからシートが消えてしまうこともありえます。

 元のブックのシートも残しておきたい場合は、必ず[コピーを作成する]にチェックマークを付けるようにしてください。

新しいブックにコピーする

 ここまでは、シートを既存のブックにコピー(または移動)する例を解説しましたが、全く新しいブックにコピーすることもできます。

 新しいブックにコピーする場合は、「シートの移動またはコピー」ダイアログボックスで[移動先ブック名]に「(新しいブック)」(①)を選択します。

他のブックのシートを1つのブックに統合する

 今回は、別々のブックで管理していたシートを1つのブックに統合する方法を解説しました。

 長い期間同じ業務をしていると、資料が増えてしまって管理に困ることもあると思います。今回解説したテクニックを参考に、必要な情報をまとめたり整理したりして、文書管理に役立ててくださいね。