いまさら聞けないExcelの使い方講座

キラキラネーム対策!エクセルでふりがなを編集するワザ

 Excel(エクセル)は、仕事や普段の生活で使う機会の多い、最も身近なアプリケーションのひとつです。しかし、「イマイチよくわからないまま使っている」「実は少し苦手……」という人も多いのではないでしょうか? この連載では、いまさら人に聞けないけど、知っていれば必ず役に立つ、Excelを使いこなすためのノウハウを紹介します。

エクセルで表の項目のふりがなを編集する

 最近は、漢字を見ただけでは読み方がパッと思いつかないような、凝った名前の持ち主も多くなってきました。読み方が思いつかないということは、入力するときにも苦労する……ということです。

 Excelには、漢字を入力した際に、漢字に変換する前に入力したひらがなが、ふりがなとして記録されるという機能があります。職員や顧客などの名簿を正しく管理するためには、ふりがなも正しく入力しておく必要があります。

 しかし、たとえば名前の読み方がわからなくて再入力を繰り返した場合には、正しいふりがなが記録されません。

 そこで今回は、漢字の入力後にふりがなを修正する方法をご紹介します。

ふりがなの修正は[ふりがなの編集]から

 では、実際に名簿のふりがなを修正してみましょう。

 まず、ふりがなを修正したいセルをクリックして選択します(①)。

 次に、リボンの[ホーム]タブにある[ふりがなの表示/非表示]の右の[▼]をクリックし(②)、[ふりがなの編集]を選択します(③)。

 すると、セルに入力された漢字の上にふりがなが表示されます(④)。

 今回の例では「柚希(ユズキ)」さんの名前のふりがなが「ユズ」までしか記録されていません。これは、名前を1文字ずつ区切って入力したり、別の熟語を入力したあとに不要な漢字を削除したりした場合には、ふりがなが正しく記録されないためです。

 ふりがなを編集できる状態になっているので、正しいふりがなを入力しましょう(⑤)。

[Enter]キーを2回押してふりがなを確定する

 ふりがなの修正が終わったら、[Enter]キーを2回押して、ふりがなを確定します。[Enter]を1回押すと漢字の方にカーソルが表示された状態になります(⑥)。

 さらに、[Enter]をもう1回押すと、ふりがなが保存されて元の表示に戻ります(⑦)。

 これで、正しいふりがなを入力して保存できました。

ふりがなにまで気を配ったデータの完成度で業務効率を改善

 ふりがなも簡単に修正できるということがおわかりいただけたと思います。

 もしかすると、Excelに入力したデータにふりがなが記録されていることを知らなかった、という方もいるかもしれません。

 漢字だけでなくふりがなも正しく入力、もしくは修正するようにして、ふりがなまで正しい名簿を作りましょう。そうすれば、名前を五十音順に並べ替えるといった簡単な業務にたいした手間がかからなくなりますし、なにより[ふりがなの表示]を有効にした名簿データが手元にあれば「名前を読み間違えない」ようになりますので、きっと業務効率を改善できることでしょう。