いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】残業の現状を分析したいが自由記述欄が整理できない！分析しやすくする方法

2026年9月30日 08:26

文章の内容をCopilotに整理してもらおう

残業時間は並べ替えられるけど、「残業した理由」は？

　一覧表からデータの傾向を探る際、確認したいデータが数値なら、並べ替えるだけでも多くのことがわかります。例えば、社員ごとの残業記録があれば、「残業時間」を大きい順に並べ替えることで、長時間の残業が発生した記録をすぐに確認できます。

　しかし、残業の理由が自由記入になっている場合、「システムの障害対応」「クレーム対応が長引いた」「急ぎの見積依頼が入った」など、内容も書き方もバラバラです。そのまま並べ替えたり、似た内容をまとめて絞り込んだりすることは難しく、残業の傾向はつかみにくくなります。

「残業理由」列は自由記入なので、残業時間を並べ替えただけでは傾向がつかめません

　このような時こそ、文章の内容をCopilotに整理してもらうと便利です。今回は、自由記入の「残業理由」をCopilotで分類し、その結果を使って、フィルターや並べ替えで気になる記録を絞り込んでみます。

　サンプルには、「日付」「氏名」「部署」「残業時間」「残業理由」が入力されています。「残業時間」を降順に並べ替えると、5.5時間の「本番システムの障害対応」、4.5時間の「テスト環境で発生したエラーの原因確認」「リリース作業と反映後の動作確認」などが上位に表示されます。

　残業時間の長さだけを見ると、開発部の記録が目立ちますが、長時間の残業だけが問題とは限りません。例えば、営業部を見ると、「急ぎの見積依頼」「納期の問い合わせ」「クレーム対応」など、取引先への対応と思われる理由が何度も登場しています。

「残業時間」列を降順に並べ替えた状態。何が残業につながっているのかを探るには、「残業理由」列も確認する必要があります

営業部に絞り込んだ状態。長時間の残業には、取引先への対応と思われる理由が並んでいます

　「残業理由」列は自由記入なので、同じような作業内容でも表現は異なります。「残業理由」列の内容をCopilotに確認してもらいましょう。

　ここで「このデータを分析してください」とすべてを任せるのではなく、Copilotには「似た理由の分類」に絞って依頼します。

「残業理由」列の内容を確認して、似た内容を5つ程度のカテゴリに分類してください。「残業時間」列の右側に「カテゴリ」列を挿入して、当てはまるカテゴリに振り分けてください。

上記のプロンプトを送信したところ、「障害・不具合対応」「リリース・テスト対応」「顧客・取引先対応」「資料・企画作成」「社内管理・月末処理」というカテゴリに分類されました

　ここでは、「障害・不具合対応」「リリース・テスト対応」「顧客・取引先対応」「資料・企画作成」「社内管理・月末処理」というカテゴリが作成され、それぞれのデータが分類されました。

　「取引先から急ぎの見積依頼が入り対応」「納期に関する問い合わせが重なり個別に対応」のように、文章としては異なる内容でも、「顧客・取引先対応」という共通したカテゴリで扱えるようになったわけです。

　ここで注意したいのは、Copilotによる分類が唯一の正解ではないことです。資料作成と顧客対応の両方に該当しそうな理由もあります。業務の実態に合っているかを確認し、必要ならカテゴリ名や分類結果を修正してください。

　カテゴリをあらかじめ明示し、当てはまらないデータがあれば、新しいカテゴリを提案するように、Copilotに依頼してもいいでしょう。

　「カテゴリ」列があれば、通常のフィルターを使ってデータの傾向を掘り下げられます。理由と部署の関係を確認できるほか、部署を絞り込んで、どのカテゴリの残業が多いのかを確認することもできます。

「カテゴリ」列を「顧客・取引先対応」で絞り込んだ状態。「顧客・取引先対応」に該当する記録が営業部に多いことがわかります

「部署」列を「開発」で絞り込んだ状態。残業理由として、リリース対応より障害対応のほうが多いことがはっきりします

　例えば、サブカテゴリもCopilotに作成してもらえば、ピボットテーブルで分析するといった深掘りも可能になります。Copilotに最初から分析結果を求める必要がないことがポイントです。

　そのままでは扱いにくい自由記入のデータを整理してもらい、その後の分析はフィルターや並べ替えといった基本機能で行う方法もあります。アンケートの自由回答や問い合わせ内容、作業記録など、文章で入力されているデータを整理したい時にも応用できますよ。

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