いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】長い一覧表は目的の行を見つけるのが大変！フィルターと並べ替えで効率化

今井孝

2026年6月17日 06:55

フィルターと並べ替えだけで必要なデータをすばやく確認できます

窓の杜から
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フィルター後の一覧を目視で追っていませんか？

　営業案件や顧客リスト、在庫表など、行数の多い一覧表を扱う機会は多いですよね。例えば、営業案件の一覧を対象に「東京の提案中の案件は何件？」「今月中に受注予定の案件を高額順に教えて」などと聞かれた時、まずはフィルター機能で絞り込みや並べ替えを試す人が多いでしょう。

行数が多いと、目的のデータを目視で探すのは大変です。見出し行の任意のセルを選択して［Ctrl］＋［Shift］＋［L］キーを押します（①）

フィルターボタン（②）をクリックして、並べ替えや絞り込みができます

　ここで対象のデータを探すためにデータを並べ替えた後、該当のデータを目視で確認するといった作業をしていませんか？　さらに複数の条件を指定して、必要なデータを思い通りに抽出するのに手間取ることもあります。

　以前に紹介した条件に合うデータを別の場所へ取り出せる「FILTER関数」もありますが、日常的な確認作業であれば、まずはフィルター機能を使いこなすのが近道です。今回は、押さえておきたいフィルター機能の基本を振り返ってみましょう。

絞り込みの基本

　基本的な操作の例として、フィルターボタンを使って、「地域が『東京』かつ状況が『提案中』」のデータに絞り込んでみましょう。フィルターが設定されている状態、つまりデータが絞り込まれている状態の列のフィルターボタンは漏斗のアイコンに変わります。

　また、行番号が飛び飛びに表示されることも確認できます。条件に合わない行が一時的に非表示になっているだけで、データが消えてしまったわけではありません。

　なお、フィルターボタンをクリックする操作は［Alt］＋［↓］キーで代替できます。項目にチェックを付ける操作もキーボードで操作可能なので、すばやく操作したい場合は、こちらの記事も参考にしてください。

「地域」列のフィルターボタン（③）をクリックします。［すべて選択］（④）をクリックしてチェックを外します

［東京］（⑤）をクリックしてチェックを付けます。［すべて選択］のチェックボックスは任意の項目が選択されていることを示す「■」となります。［OK］（⑥）をクリックします

同様に「状況」列は［提案中］で絞り込みます（⑦）

「地域が『東京』かつ状況が『提案中』」のデータに絞り込まれて、行番号が飛び飛びに表示されます。「地域」列と「状況」列のフィルターボタンは漏斗のアイコンに変わっています（⑧）

　状況が「提案中」または「見積提出」のように、複数の項目で絞り込む場合は、フィルターボタンからチェックを追加します。なお、任意の列を絞り込んでいる際、他の列に存在するはずの項目が表示されないことがありますが、それは絞り込み済みのデータに該当する項目がないという意味です。

　絞り込みを解除するには、フィルターボタンをクリックして［"○○"からフィルターをクリア］を選択するだけです。すべての列のフィルターをまとめて解除したい場合は、［データ］タブにある［クリア］をクリックします。

［"○○"からフィルターをクリア］（⑨）をクリックすると、その列の絞り込みが解除されます

複数の列に設定した絞り込みをまとめてクリアするには、［データ］（⑩）にある［クリア］（⑪）をクリックします

すべての列の絞り込みがまとめて解除されます

　なお、金額や日付が入力された列では、チェックボックスで項目を選ぶだけでなく、金額や日付に条件を指定して絞り込むこともできます。例えば、［数値フィルター］から［指定の値以上］を選択して「1000000」と入力すれば、売上見込額が100万円以上の案件だけを表示できます。日付が入力された列では［日付フィルター］から［今月］［来月］［指定の範囲内］といった条件も指定可能です。