【Excel】PDF上の表は手入力しなくても簡単に取り込める！ 紙のスキャンデータでも大丈夫

テキストがコピーできるなら「Power Query」が便利

　「Power Query」（パワークエリ）は、Excel 2016から搭載された機能です。外部データとの接続に利用することが多い機能ですが、PDFからのデータの取り込みにも対応しています。取り込み時のデータの修正や、列の分割・結合も可能です。

［データ］タブ（①）の［データの取得］－［ファイルから］－［PDFから］（②）の順にクリックします

［データの取り込み］ダイアログボックスで取り込みたいPDFを選択します。［ナビゲーター］の画面で［Table001（Page1）］（③）をクリックします。テーブル名は取り込むPDFファイルによって変わります。取り込みのイメージ（④）にデータの内容が表示されます。問題はなさそうですが、［Power Queryエディター］の画面を表示して確認してみましょう。［データの変換］（⑤）をクリックします

［Power Queryエディター］の画面に切り替わります。区切り位置や列の順番などを変更できます。1行目に「Columun1」などと見出しが入っているので変換します。［1行目をヘッダーとして使用］（⑥）をクリックします。

1行目の見出しが変更されました（⑦）。［閉じて読み込む］（⑧）をクリックします

PDFのデータがエクセルの表に変換されました

「Microsoft 365（Office）」でスキャン＆OCR

　紙の書類をスキャンしたPDFファイルの処理方法を考えましょう。テキストがコピーできないということは、テキストデータが記録されていないので、何らかの方法で文字認識（OCR：Optical Character Recognition）の処理が必要になります。マイクロソフト提供の［Microsoft 365（Office）］アプリ（無償）を利用しましょう。

• 「Microsoft 365（Office）」をApp Storeで
• Microsoft 365（Office） - Google Play のアプリ

　残念ながらPDFファイルを直接OCR（文字認識）できませんが、撮影した画像のOCRは可能です。ここでは、スキャンしたPDFファイルが手元にあって“紙”がない前提なので、モニターに表示した画面を撮影してOCRをかけてしまいます。

　紙を撮影するほうが認識精度は高いですが、以下のような操作でも許容範囲の仕上がりになります。すべてのデータを手打ちするよりは効率がいいでしょう。

「Microsoft 365（Office）」をスマートフォンにインストールして起動しておきます。［アプリ］（⑨）をタップして、［スキャンツール］の［開く］（⑩）をタップします

［画像から表へ］（⑪）をタップします

モニターに映したPDFファイルの画面を撮影します（⑫）

認識範囲がずれている場合は、四隅のハンドルをドラッグして調整します（⑬）。［確認］（⑭）をタップします

問題のある箇所は強調されるので、セルのタップでポップアップを表示して［編集］（⑮）を選択し、修正します。エクセルで修正すると割り切って、画面左下の［開く］をタップしてファイルを保存しても構いません

ほかの箇所も修正します（⑯）。［開く］（⑰）をタップします

文字認識されて表が作成されました。任意の名前を付けて保存しておきます

OneDriveに保存したファイルをパソコンのWebブラウザーで開きました。少し調整すれば完成です

標準機能と公式アプリを使いこなそう

　「Power Query」はPDFの読み込みだけでなく、CSVファイルなどの処理にも便利な機能です。専門的に見えて避けられがちですが、いろいろなシーンで活用できる優れものです。また、［Microsoft 365（Office）］アプリは、無償でスキャンとOCR機能が使えてかなりお得です。ぜひ活用してください。