いまさら聞けないExcelの使い方講座
【Excel効率化】何度も同じフォーマットをコピペしたくない！エクセルでテンプレートを自作するテク
2017年8月25日 06:55
Excel（エクセル）は、仕事や普段の生活で使う機会の多い、最も身近なアプリケーションのひとつです。しかし、「イマイチよくわからないまま使っている」「実は少し苦手……」という人も多いのではないでしょうか？ この連載では、いまさら人に聞けないけど、知っていれば必ず役に立つ、Excelを使いこなすためのノウハウを紹介します。
自作のフォーマットをテンプレート化したい！
請求書や見積書、カレンダー、名簿など、Excelで作成する文書は似たようなフォーマットになることが多いのではないでしょうか。社内の全部署で共通のフォーマットを使いたい書類も多いことでしょう。
毎回最初から作り直すのはもちろん手間がかかりますし、似たような文書をコピーして使い回すのも、すでに入力されている値を消去するのが面倒です。ブックをコピーして使い回していると、上書きしてはいけないブックを間違えて上書きしてしまうおそれもありますよね。
自分で作った表をテンプレートとして保存すれば、そのような悩みを解消できます。今回は、Excelで自作のフォーマットをテンプレートとして活用するテクニックを解説します。
自分で作ったフォーマットを［Excelテンプレート］として保存する
Excelで作った交通費の申請フォーム（①）を、テンプレートとして保存してみましょう。フォームを新規ブックに作成し、完成したら［ファイル］タブ（②）をクリックします。
［情報］画面が開くので、［名前を付けて保存］（③）をクリックします。
［名前を付けて保存］画面が開くので、［参照］（④）をクリックします。
［名前を付けて保存］ダイアログボックスが表示されます。［ファイル名］にテンプレートにしたいファイルに付ける名前（⑤）を入力し、［ファイルの種類］から［Excelテンプレート］（⑥）を選択します。
ブックの保存場所が自動で［ドキュメント］の［Officeのカスタムテンプレート］（⑦）に変わったことを確認したら、［保存］（⑧）をクリックします。Excelの初期設定では、テンプレートは［Officeのカスタムテンプレート］に保存されます。今回の記事では詳しく解説しませんが、テンプレートが保存される場所を変更することもできます。
これで、自分で作ったフォーマットをテンプレートとして保存できました。
作成したテンプレートから新たな文書を作成する
自分で作ったテンプレートを実際に使ってみましょう。Excelを起動すると、テンプレートの一覧が表示されます。画面の上の方に表示される［個人用］（①）をクリックします。
先ほど作成した［交通費申請フォーム］テンプレート（②）が表示されるので、クリックして開きます。
テンプレートが開きました。ファイル名が［交通費申請フォーム1］（③）となっていることに気をつけてください。この状態の場合は、上書き保存ができません。テンプレートを使うときは、テンプレートを開いたあとに、ブックを別名で保存する必要があります。［ファイル］タブ（④）をクリックしましょう。
テンプレートを保存したときと同じように［情報］画面の［名前を付けて保存］（⑤）をクリックします。
ファイルの保存場所（⑥）を指定し、ファイル名（⑦）を入力します。［ファイルの種類］が［Excelブック］（⑧）であることを確認し、［保存］（⑨）をクリックします。
これで、テンプレートのブックを別名で保存できました。このブックは上書きができるので、所定の欄に必要な項目を入力して使うことができます。
テンプレートとして保存したブックを修正したいときは
先ほど説明したとおり、テンプレートとして保存したブックは、それ自体を修正して上書きすることができません。では、テンプレート自体を修正したい場合はどうすればよいのでしょうか。もちろん、テンプレートを最初から作り直す必要はありません。
Excelを起動したら、［ファイル］タブをクリックし、［開く］（①）→［参照］（②）をクリックします。
［ファイルを開く］ダイアログボックスが表示されます。［ドキュメント］→［Officeのカスタムテンプレート］（③）に移動し、開きたいテンプレートのファイル名（④）を選択して、［開く］（⑤）をクリックします。自作のテンプレートはこの［Officeのカスタムテンプレート］に保存されています。
テンプレートのブックが開きました。先ほど、テンプレートの一覧から開いたときには「交通費申請フォーム1」となっていたファイル名が、今回は「交通費申請フォーム」（⑥）となっています。この状態であれば、テンプレートそのものを修正することが可能です。必要な項目を適宜修正しましょう。
自作のテンプレートを業務で活用しよう！
今回は、自作のフォーマットをテンプレート化して使いこなすテクニックを解説しました。Excelでテンプレートが使えることは知っていても、自分でテンプレートを作れるということは知らなかったという方も多いのではないでしょうか。
自分で作ったテンプレートは、どのような意図で作ったファイルかを自分で把握できているので使いやすいだけでなく、修正してブラッシュアップしていくことも簡単です。いろいろなテンプレートを作り、今後の業務で活用していってくださいね。