変更履歴がない！ 2つのWord文書を「比較」して修正点を確認、部分的に元に戻すテク

修正済みの文書、一部だけ元に戻したい時は［比較］機能が便利

　他の人に修正してもらったWord文書を確認していると、元の表現に戻したいと感じる箇所が含まれていることがあります。

　以下は、社内の業務改善計画をまとめた資料です。修正後は、説明がわかりやすくなった一方で、必要な承認手順が省略されていました。説明の改善は採用したいものの、承認手順は元の内容に戻したい状態です。

　変更履歴が残っていないため、修正箇所がひと目ではわかりません。修正前後のファイルを並べて目視で見比べるのは大変ですよね。

修正前（左）と修正後（右）のWord文書。修正後のファイルに変更履歴は残っていない。2つの違いを目視で見比べるのは大変

　しかも、適切な修正は残したいので、単純に古いファイルへ戻すわけにもいきません。このような作業は、Copilotに任せたくなりますが、旧来からあるWordの［比較］の機能がおすすめです。修正前と修正後のファイルがあれば、変更履歴が残っていなくても、2つの文書の違いを検出できます。

修正内容を1箇所ずつ判断できる

　［比較］は、指定した2つのファイルの差分を変更履歴として記録した「新しい文書」を作成できる機能です。比較する2つのファイルの内容を変更せずに作業できるため、修正内容を検討する際にも安心です。修正後の内容だけでは気付きにくい変更も、修正前の内容と照らし合わせて確認できます。

［校閲］タブにある［比較］－［比較］をクリックする

［元の文書］に修正前のファイル、［変更された文書］に修正後のファイルを指定する。［オプション］をクリックすると、比較する対象を指定できる。すべてチェックONのままで構わない。［変更の表示対象］に［新規文書］が選択されていることを確認する。［OK］をクリックすると、比較結果が表示される

　比較結果に表示された差分は、通常の変更履歴と同じように［承諾］と［元に戻す］で処理できます。すべての変更を一括で処理するのではなく、1箇所ずつ判断できるので、意図しない反映ミスも減らせます。比較結果のスクロールに合わせて、［元の文書］と［変更された文書］もスクロールされるため、修正箇所と内容も確認しやすいでしょう。

　すべての差分について採用・不採用を判断できたら、最終版として、ファイルに名前を付けて保存しておきます。

比較結果が表示された状態。画面真ん中の［比較結果文書］に差分が集約される。［元の文書］と［変更された文書］も並ぶ。検出された変更箇所が画面左側の［変更履歴］ウィンドウに一覧表示されるが、一覧では内容を判断しにくく、［比較結果文書］のスペースも圧迫するので、［×］をクリックして閉じておく

修正内容の箇所にカーソルを移動すると、［承諾］と［元に戻す］の判断ができる

［比較結果文書］をスクロールすると、［元の文書］と［変更された文書］も同時にスクロールされる

最終版のファイルは名前を付けて保存しておく

　この方法は、誤って文書を上書き保存してしまった場合にも応用できます。ただし、修正前のファイルが残っていることが前提です。古いファイルが見つからない場合は、OneDriveなどのバージョン履歴から以前の状態を取得できるか確認するといいでしょう。

［比較］と［組み合わせ］の使い分け

　［校閲］タブにある［比較］のメニューには、［組み合わせ］という機能もあります。どちらも2つのファイルを指定して、変更箇所を確認できる機能であるため、違いがわかりにくいかもしれません。

　主な違いは、記録済みの変更履歴の扱いです。［比較］は、2つの文書の内容の違いを検出する機能で、変更履歴が含まれているファイルを比較する場合は、変更内容を反映済みと見なして処理します。

　［組み合わせ］は、2つのファイルに記録された変更履歴を統合するための機能です。例えば、同じファイルをAさんとBさんに渡し、それぞれが変更履歴を残して修正版を戻してきた場合、［組み合わせ］を使うことで、2人の変更履歴を1つのファイルにまとめられます。

［校閲］タブにある［比較］－［組み合わせ］をクリックする

［元の文書］にAさんが修正したファイル、［変更された文書］にBさんが修正したファイルを指定する。［オプション］をクリックすると、比較する対象を指定できる。すべてチェックONで構わない。［変更の表示対象］に［新規文書］が選択されていることを確認する

2人の変更履歴が［組み込み結果文書］にまとめて表示される。それぞれの修正内容がまとめられるため、文章のつながりが不自然になることがある。よく確認して適切な内容を反映させよう

　ただし、変更履歴がまとめられるため、同じ箇所を別々に修正していた場合などは、文章として不自然になることがあります。内容を確認して調整してください。また、すでに承諾された変更履歴を復活させることもできません。

　修正前後の差分を確認する場合は［比較］、複数人の変更履歴をまとめる場合は［組み合わせ］が適しています。Copilotだけでなく、Wordに備わっている機能も活用してみてください。