複数のソースからコピペした文章をWordのCopilotで“同じトーン”に整えるコツ

過去の資料やWebサイトから集めた文章のとりまとめにCopilotを活用しよう

　過去のデータを流用しつつ、インターネット上にある情報を集めて資料をまとめる──。実務でよくある作業ですよね。しかし、いろいろなソースから集めた文章を並べても、そのままでは使えません。

　「ですます調」と「である調」の文体を統一して、読みやすいように整えるだけでも一苦労です。最初から入力したほうが楽だったかもしれないと考える人もいるでしょう。

　そこで活用したいのが、WordのCopilotです。文書全体を読み込んで、文体だけでなく読みやすく整えてくれるので、資料作成の品質とスピードを同時に引き上げられます。今回は、Word内でCopilotをうまく使っていくステップを紹介します。

選択範囲の文体を整える

　提案書や報告書などを作成する際、自治体や政府がインターネットで公開している情報を追加する場面は少なくありません。そのような情報は「である調」が多く、「ですます調」の過去のデータと組み合わせれば混在してしまいます。

　数カ所だから読みながら修正すれば良いと考えるかもしれませんが、確認したつもりでも見落としてしまうものです。

別の資料から文章をコピペしたので、「ですます調」と「である調」が混在してしまっている

　文書全体をまとめて統一することもできますが、直してほしくない箇所の修正案もあるので、段階的に処理するほうが確実です。Copilotはリボンのボタンをクリックするほか、［Alt］＋［I］キーで、プロンプトを入力するウィンドウを表示できます。ここでは、以下のように指示しました。

文体を統一したい箇所を選択して、Copilotのアイコンをクリックする。［Alt］＋［I］キーを押してもいい

上記のプロンプトを入力して［送信］をクリックする

元の文章の下に書き換えた文章が表示される。［置き換え］をクリックする。［保持する］をクリックすると、元の文章を残して、書き換えられた文章が挿入される

語尾を統一した文章に置き換えられた

　他の箇所も同様に処理していくだけです。言い回しなどは、文章の置き換え後に都度調整しましょう。文書全体をまとめて書き換えないほうがスムーズに作業できるはずです。

文章のつながりを調整する

　文体を統一しただけでは、文章の流れにぎこちなさが残ることがあります。もう一段階ブラッシュアップしてみましょう。ある程度まとまったブロックを選択して、提案書として魅力的になるように指示します。また、完成物として仕上げていくので、修正箇所をまとめるプロンプトとしました。

ブラッシュアップする範囲を選択して、Copilotの［→］ボタンをクリックする。上記のプロンプトを入力して［送信］をクリックする

元の文章の下に書き換えた文章と修正箇所のまとめが挿入された。元の文章と見比べたいので、［保持する］をクリックする

元の文章と修正後の文章、修正箇所のまとめを見比べながら仕上げていく

　Copilotにひと言依頼するだけで、文章の印象が変わると思いませんか？　Word文書に直接書き込んでもらえるのも、他のAIツールとは一線を画します。ぜひ活用してください。