残業を減らす！Officeテクニック
【Copilot for Microsoft 365】企画書の草稿はAIにお任せ！ イメージを伝えれば高速生成
2024年4月30日 06:55
職場の業務としてWordで資料を作成する場合、“書かなければいけないこと”は決まっているけど、なかなか筆が進まないことがありませんか？ 提案書や企画書、報告書など、決まったフォーマットに文章を入力するケースです。
過去の資料やインターネットの情報を参考にすることもあるでしょう。コピペしてそのまま使うわけにはいかないので、何かしらの修正を加えると思います。
ただ、切り貼りした結果、文体がバラバラで用語が統一できていない、見出しのレベルがおかしいといった問題が起こるはずです。すべての問題を解消したら、最初から書いても手間が変わらなかったなんてことも。
とはいえ、ゼロから書き始めるのと、入力済みのテキストを修正するのとでは、作業に対する気持ちは大きく異なります。部下の下書きを、自分が仕上げると達観している上司もいるかもしれませんね。
今回は、Wordの「Copilot」（Copilot in Word）を利用すれば、超高速で“下書き”できることを紹介したいと思います。お使いのWordの画面右上に［Copilot］ボタンが追加されていれば、Copilotが使えます。
個人ユーザーがCopilot in Wordを使う場合は、Microsoft 365 Personal/Familyの契約に加えて、Copilot Proの契約（税込3,200円/月）が必要になりますが、無料で使えるWeb版のCopilotでも、ここで紹介するやり取りは可能です。サンプルのような質問を投げかけてみてください。
構成に沿って箇条書きを出力してもらう
WordでCopilotを使うメリットは、ドキュメント内で指示ができることです。Copilotのアイコンをクリックするほか、［Alt］＋［I］キーで、プロンプトを入力するウィンドウを表示できます。
Word文書内であれば、固定のフォーマットの文書でも呼び出しが可能。タスクバーの［Copilot］ボタンから表示できるサイドウィンドウでもやり取り可能ですが、回答が“直に”書き込まれる様子は圧巻です。
ここでは、企画書のフォーマットにありそうな「背景」「目的」「特徴」「ターゲット」の項目について、テーマに沿った文章をCopilotに書き出してもらいます。サンプルとして以下の質問を入力しました。
AIボットと会話できる「アイ・トーク」（仮称）というアプリ開発の企画書を書きたいと思います。社内会議向けに以下の構成で、想定できる内容を箇条書きでまとめてください。
＃構成
1. プロジェクトの背景
2. アプリの目的
3. アプリの機能と特徴
4. ターゲットユーザー
生成された文章をブラッシュアップしてもらう
Copilotに回答を整えてもらう前に“本文”の書式に戻す必要があります。今回のように「箇条書きで」と指示しなくても、箇条書きの書式で回答されることが多いので、箇条書きをクリアする方法を覚えておきましょう。
以下は、段落をつなげて文章を少し修正した状態です。文章を選択して、画面左側に表示されるCopilotのアイコンをクリック、もしくは［Alt］＋［I］キーを押します。
なお、メニューに表示される［表として視覚化］を選択すると、結果が表としてまとめられます。数値が多く含まれる文章などでは便利に使えるでしょう。
残念ながら、本稿執筆時点で「ですます」「である」の書き換えは難しいようです。手動で修正しましょう。［トーンの調整］では、文章を短くしたり、カジュアルな雰囲気変更したりすることはできます。
画像生成はWeb版のCopilotを利用する
仕事で作成する資料はWordを使うことが多いので、文書作成に特化した「Copilot in Word」の効果はかなり大きいでしょう。ただし、イメージ画像の生成は不可。Web版のCopilotを使ってください。文章をコピペして「画像を生成して」と伝えるだけで、それらしい画像を生成してくれます。
