Excelの関数を調べるくらいなら…… 簡単な手順で作業を爆速化する裏ワザ

　Excelの関数の使い方を調べていたら、意外と時間を使ってしまった。結局、よくわからないから手入力しよう……。なんて、作業時間を短縮するのが目的だったら本末転倒ですよね。よくある文字列の置換や分割・結合などの操作は、関数をあえて使わない方がすばやく処理できたりするものです。

Excel＋テキストエディターのススメ

　普段使っているテキストエディターがあるなら、Excelと組み合わせて作業を爆速化してみてはいかがでしょうか。操作は単純。Excelのデータをエディターにコピー＆ペーストして置換、そしてExcelに書き戻すだけです。例えば、以下のような表にある製品番号を“-”の前後で分割したい場合、LEFT関数で左から4文字、MID関数で“-”以降を取り出すのが、いわゆるExcelの操作です。しかしここでエディターをかませます。

　ここでは、「秀丸エディタ」を例に解説します。

Excelで関数を入力するのが面倒なこともあります

製品番号をエディターにコピー＆ペーストします

エディターの置換機能で“-”を“タブ”（「秀丸エディタ」の正規表現で“¥t”）に全置換します

その後、Excelにペーストし直せば完了です。Excelであらかじめ列を挿入しておいてください

空白セルに文字列をまとめて入力

　例えば、連続しない空白のセルに文字列をまとめて入力したい場合、1つずつ手入力するのは面倒です。Excelで空白セルを選択するコマンドを使うこともできますが、セル範囲を選択して、選択オプションを呼び出して……、と手間かかかります。そんな時にも、Excel＋エディターのワザは有効です。

　ここでは、“備考”欄の空白セルに“－”をまとめて入力してみます。エディター上での一括置換に備えて、左隣の列を含めてコピーしておくことがポイントです。もし、左端のA列に含まれる空白セルを対象にする時は、作業用の空列を挿入しておけば同様に処理できます。

空白セルを含むセル範囲を選択してコピーします。左隣の列も含めてコピーするのがポイントです

コピーしたセル範囲をエディターに貼り付けました。空白セルは『タブ＋改行』となっていることがわかります

エディターの置換機能で『タブ＋改行』を『タブ＋“－”＋改行』に一括置換します。「秀丸エディタ」の正規表現で、タブは“¥t”、改行は“¥n”です

エディターで一括置換したテキストをExcelに貼り付けました。空白セルに“－”をまとめて入力できました

　隣り合うセルは“タブ”で区切られることを利用したテクニックです。エディター上でタブをうまく置換することで、意図通りに処理することができます。Excelで四苦八苦しなくても、使い慣れたエディターとの組み合わせで効率はかなりアップできます。

　URL一覧の処理や、XMLファイルから一部の要素を抽出する時などにも応用できます。

今井 孝

元PC書籍の編集者。現在は、パソコンのほか、デジタルカメラやスマートフォンなどのデジタルデバイス、Webサービスなどに関する企画・編集・執筆を中心に活動。

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