【Copilot】調査から資料作成まで！ ［リサーチツール］の結果をパワポにまとめる方法

テーマに基づく調査とスライド作成をCopilotに任せる

　プレゼン資料を作成する時、いきなりPowerPointを開いても、なかなか作業が進まないことがありますよね。まずは必要な情報を集めて、要点を整理し、スライド全体の流れを考える必要があります。

　さらに、各スライドに載せる文章を短く整えたり、内容に合う図や写真を配置したりする作業も欠かせません。実際には、スライドを作り始めるまでの準備に時間がかかるものです。

　そこで活用したいのが、Microsoft 365 Copilotの［リサーチツール］と［PowerPoint］エージェントです。指定したテーマについて［リサーチツール］で調査して、Wordファイルにまとめてから［PowerPoint］エージェントへ渡せば、必要な情報の調査からスライド作成までの作業を一気に進められます。

［リサーチツール］は指定したテーマについて詳しく調査できる

資料を［PowerPoint］エージェントへ渡せば、スライドが生成される

　今回は「従業員100人規模の企業におけるペーパーレス化」をテーマに、［リサーチツール］で情報を集め、生成されたWordファイルを利用して、経営会議向けのスライド資料を作成してみます。

　なお、［リサーチツール］は、Microsoft 365 Premiumの契約者、またはMicrosoft 365 Copilotアドオン ライセンスが割り当てられた法人・組織のユーザーが利用できます。［PowerPoint］エージェントを含め、利用できる機能は契約内容や組織の設定によって異なります。

［リサーチツール］で必要な情報を調べる

　［リサーチツール］は、Microsoft 365 Copilotアプリで利用できるエージェントです。Microsoft 365 CopilotのWebページで利用できます。Microsoft Copilotの無料版とは、利用できる機能や対象となるアカウントが異なるので注意してください。

　［リサーチツール］へ調査を依頼する時は、テーマだけでなく、対象者や利用目的、調べてほしい項目まで伝えるのがポイントです。今回は、以下のように入力します。

　「日本企業」「従業員100人規模」「経営会議向け」といった条件を加えておくことで、今回の目的に合った情報を得やすくなります。また、最後にスライドの構成案まで作成するように依頼しておくと、この後の資料作成もスムーズです。

　［リサーチツール］から、調査の目的や対象範囲について質問された場合は、追加の情報を送信します。調査の完了までに多少時間がかかるので、しばらく待ちましょう。

Microsoft 365 CopilotのWebページを開いて、［リサーチツール］をクリックする

上記のプロンプトを送信すると、［リサーチツール］で調査が開始される。しばらく時間がかかる

［リサーチツール］からの質問に答える

調査が完了するとメッセージが表示される。［Wordで実行］をクリックする

Wordが開き、［リサーチツール］の調査結果を確認できる

　調査完了のメッセージを閉じてしまった場合は、回答の末尾にある［以下に変換］の［Word］をクリックしてください。Wordファイルが自動的に作成され、自分のOneDriveの［マイファイル］フォルダーに保存されます。

調査完了のメッセージを閉じてしまった場合は、［Word］をクリックする

　生成されたWordファイルを［PowerPoint］エージェントへ渡す目的であれば、書式を細かく整える必要はありません。不要な文章や重複した説明などを削除したり、情報を追加したりして、内容を整えることが重要です。

　特に確認しておきたいのが、スライドの構成案です。構成が曖昧なままでは、生成されるプレゼンテーションの流れもわかりにくくなってしまいます。「導入の背景」「現在の課題」「期待できる効果」「導入時の注意点」「導入手順」「次のアクション」といった順序で、話の流れがつながっているかを確認しておきましょう。

　また、参照した情報源も示されるため、内容を確認しやすいのも利点です。重要な情報については元のWebページを開き、数値が古くないか、引用した内容とレポートの結論が一致しているか、提案の根拠として適切かを確認しておくと安心です。

［PowerPoint］エージェントへ資料を渡す

　Wordファイルを用意できたら、［エージェント］から［PowerPoint］を選択しましょう。ここで利用するのは、PowerPointアプリ内に表示されるCopilotではなく、Copilot Chatの［PowerPoint］エージェントです。

　先ほど生成したWordファイルを添付し、どのようなプレゼンテーションを作成したいのかを指示します。今回は、以下のように入力します。

　「経営会議向け」「7枚」のように、対象者や枚数、文章量を指定しておくのがおすすめです。デザインの雰囲気も伝えておけば、用途に合った資料になりやすくなります。

　また、「添付ファイルの内容だけを使用」と指定しておくことで、調査していない数値や事例が追加される可能性を抑えられます。

［エージェント］－［PowerPoint］をクリックする

［＋］をクリックする

［クラウドファイルを添付］を選択する

先ほど作成したWordファイルを選択して、［選択］をクリックする

続けて、上記のプロンプトを入力して送信する

しばらく待つとスライドが生成される。画面右上の［PowerPointで開く］をクリックする

生成されたPowerPointファイルが表示される

　最初に生成された資料がイメージと異なる場合は、［PowerPoint］エージェントの画面に戻って、修正を依頼してみましょう。「各スライドの文章を短くしたい」、「結論を2枚目に移動」などと具体的に伝えることで、資料全体を最初から作り直さなくても、気になる部分を指定して調整できます。

　なお、生成されたPowerPointファイルの保存場所は、ファイル名の右側のアイコンから開けます。

ファイル名の右側のアイコンをクリックし、表示されたリンクをクリックする

ファイルの保存場所が表示される

　［リサーチツール］と［PowerPoint］エージェントを組み合わせれば、情報収集からスライドの構成の検討、プレゼンテーションの下書きまでを一連の流れで進められます。白紙のスライドを前に悩む時間を減らし、内容の確認や提案のブラッシュアップに集中してみてください。