パワポの作業を効率化する機能をまとめた「パワーポイントのお供：アテンダントPp」

「パワーポイントのお供：アテンダントＰp」V1.00

　「パワーポイントのお供：アテンダントPp」は、「Microsoft PowerPoint」でよく行う操作をまとめたツール。Windows XP/Vista/7/8/10上の「PowerPoint 2007」以降に対応しており、開発元のWebサイトから無償でダウンロードできる。

　本ソフトは、複数ファイルの統合や分割、複数ファイルに渡る検索・置換など、「PowerPoint」でよく行う操作を現場の声をもとに厳選。実際の業務での効率化が期待できる。メインウィンドウに用意された7つのメニューから、専用のダイアログを呼び出して操作する仕組み。メニューにマウスカーソルを合わせるとメインウィンドウ右側のヘルプウィンドウに簡単な説明が表示される。用意されたメニューは以下の通り。

• “パワーポイントファイル一覧作成”
• “複数パワーポイントファイルの結合”
• “パワーポイントファイルの分割”
• “複数パワーポイントの一括形式変換”
• “複数パワーポイントファイルに渡る検索”
• “複数パワーポイントファイルに渡る置換”
• “2つのパワーポイントファイルの比較”

　今回は中でも利用頻度の高いと思われる“複数パワーポイントファイルの結合”と“複数パワーポイントファイルに渡る置換”の2つの機能を試してみよう。通常、複数のPowerPointファイルを結合する場合、必要なファイルをひとつずつ開いてコピーする必要があり、意外と手間がかかる。ワンクリックで複数ファイルを結合できるのは非常に助かる。

複数のPowerPointファイルをひとつのファイルにまとめられる“複数パワーポイントファイルの結合”

［見本用データをセット］ボタンをクリックすれば、サンプルファイルで動作を確認できる

複数のPowerPointファイルを結合した結果

　結合したいPowerPointファイル、もしくは、PowerPointファイルが保存されているフォルダーをウィンドウにドラッグ＆ドロップして［F12：実行］ボタンをクリックするだけ。［F12］キーを押してもいい。サブフォルダー内の検索や、ファイル名によるフィルタリングの指定もできる。結合後のファイル名と保存場所は任意で指定可能だ。なお、サンプルファイルが用意されているので、手元にPowerPointファイルがなくてもすぐに動作を確認できる。

処理の実行後は、Excelが起動して結合前のファイルの保存場所を確認できる

　“複数パワーポイントファイルに渡る置換”では、複数のPowerPointファイルに含まれる文字列を一括で置換できる。マクロを使わずに複数ファイルの文字列が置換できるのは、かなりの業務効率化につながる。マクロが無効化されていても設定でも動作する。置換実行後は、どのファイルの文字列を置換したかを一覧で確認できる。

複数のPowerPointファイルに含まれる文字列を一括で置換できる“複数パワーポイントファイルに渡る置換”

　インターフェイスは、“複数パワーポイントファイルの結合”と類似。文字列置換したいPowerPointファイル、もしくは、PowerPointファイルが保存されているフォルダーをウィンドウにドラッグ＆ドロップしてから、置換前、置換後の文字列を指定して［F12：実行］ボタンをクリックするだけだ。

実行後は文字列の置換結果をExcelファイルで確認できる

文字列置換前

文字列置換後

文字列置換前

文字列置換後

　なお、“複数パワーポイントファイルに渡る検索”もほぼ同じインターフェイスで操作可能だ。そのほか、“パワーポイントファイル一覧作成”ではPowerPointファイルの一覧を作成、“パワーポイントファイル分割”では指定したスライド数でPowerPointファイルを分割、“複数パワーポイントの一括形式変換”ではPPT形式→PPTX形式やPPTX形式→PPT形式などのファイル形式を一括置換、“２つのパワーポイントファイルの比較”では2つのPowerPointファイルの相違点をチェック可能。「PowerPoint」で意外と手間のかかる操作を簡略化できる。

　本ソフトには有償版の「アテンダントPro」（税抜き 3,580円）も用意されている。「アテンダントPro」では、「Excel」「Word」「PowerPoint」の作業を効率化できる便利な機能を利用できる。また、本ソフトの開発元（有）オズシステムでは、Excelに関する各種機能の独自開発も請け負っている。