人事異動・転職シーズンの業務引き継ぎをスムーズに！ Adobe ScanとAdobe Acrobatの効率的で便利な実用機能

Adobe Scanで撮影した紙資料。そのままAdobe Document Cloudのクラウドストレージに保存されます

　異動や転職などで慌ただしくなる時期、避けて通れないのが「業務引き継ぎ」です。共有すべき資料は多岐にわたり、紙とデジタルが混在していることも少なくありません。「どんな情報を、どう整理して伝えるか」と悩んだ経験のある方も多いのではないでしょうか。

　今回は、業務引き継ぎの効率化を支援するアドビのツール「Adobe Scan」と「Adobe Acrobat」の実用機能を紹介します。紙資料の電子化から複数フォーマットの一元管理、非対面でも正確な情報伝達が可能なコメントや署名機能まで、スムーズな引き継ぎを支える活用法を解説します。

大量の紙資料を電子化し、OCR機能で検索可能な文書管理を！

　マニュアルや手書きメモ、過去の議事録など、紙で残されている資料は引き継ぎの障壁になりがちです。こうした紙資料は、無料のスマートフォンアプリ「Adobe Scan」で簡単にPDF化できます。撮影した画像はOCR（光学文字認識）処理によってテキスト化され、Adobe Document Cloudに保存すれば、後からキーワード検索も可能になります。

無料アプリ「Adobe Scan」で紙資料をスキャン

　また、すでに複合機でスキャンし、PDF化されているファイルでも、Adobe AcrobatのスキャンとOCR機能を使用すれば、文書を文字データとして再認識させ、検索性を高めることができます。

すでに複合機でスキャンされた文書も自動的にOCR処理が施され、完全に編集可能なPDFに変換されます

ご覧の通り、文字情報として認識されているため、特定のワードで文書検索が可能に

　Adobe Scanを活用し、紙とデジタルの両方をPDFに統合して検索可能な状態にすることで、後任者がすぐに必要な情報へアクセスできる環境を整えることができます。

ファイル形式を問わず、まとめて管理できる「PDFポートフォリオ」

　引き継ぎ資料には、Word、Excel、PowerPoint、PDFなど、さまざまな形式のファイルが混在しており、保存場所も分散した状態なんてことも多いのではないでしょうか。個別にリンクを共有したり、説明を加えたりする作業は手間がかかり、伝達漏れの原因にもなります。

　そこで、Adobe Acrobatの「PDFポートフォリオ」機能を使えば、複数形式のファイルを1つのPDF内に格納し、一元的に管理・共有することが可能です。

PDFポートフォリオ作成画面：Adobe Acrobatのツールで［PDFを作成］－［複数のファイル］－［PDFポートフォリオを作成］

異なるファイル形式も一元管理が可能

Adobe Document Cloudのクラウドストレージで保存・整理

　ポートフォリオ内のファイルは、形式を変更せずに取り出せるだけでなく、アプリを起動せずにプレビューすることも可能です。さらに［ポートフォリオ全体を検索］という横断検索にも対応しているため、目的のファイルをすぐに見つけ出すことができます。

　資料の種類や案件単位でポートフォリオを作成しておけば、「このPDFにすべてまとまっている」という状態を実現することができます。資料の追加や更新もドラッグ＆ドロップで簡単に行うことができるため、作業効率も向上します。

コメント機能で的確な補足や伝達が可能に

　対面での引き継ぎが難しい場面では、文書上での補足説明が重要です。Adobe Acrobatのコメント機能を使えば、PDF上の任意の箇所に注釈や吹き出し、ハイライトを追加し、後任者にポイントを的確に伝えることができます。

PDF文書に直接コメントを追加

　「この点は必ず確認してほしい」「補足資料はこちら」などの情報を追加しておくことで、重要な情報を強調することができます。コメントには「返信」や「解決済み」などのステータス設定も可能で、やりとりの履歴が残るため、認識のズレや伝達漏れを防ぐことができます。

電子署名で承認プロセスもスマートに

　引き継ぎの中で意外と手間がかかるのが、検収書や業務報告書など「署名・捺印」が必要な書類です。印刷、署名、スキャン、送付といった一連の作業は、特にリモート環境では大きな負担となります。

　こうした“ハンコ問題”を解消するのが「Adobe Acrobat Sign」です。電子署名をPDFに直接追加でき、プリンターやスキャナーも不要。スマートフォンやタブレットからでも手軽に署名が可能です。

電子印鑑の追加画面：［すべてのツール］－［さらに表示］－［スタンプを追加］－［スタンプ］－［電子印鑑］

　電子署名は法的にも有効とされており、社内文書だけでなく、取引先との合意文書などでも安心して使用できます。場所を問わず、迅速かつ確実に承認プロセスを進められるため、引き継ぎ書類の処理にも最適です。

引き継ぎの質を高めるアドビのドキュメント活用術

　年度末や組織改編のタイミングで避けられない「業務引き継ぎ」。引き継ぎの質は、後任者がスムーズに業務を開始できるかどうかに直結します。

　紙とデジタルの両方を一元的に扱える「Adobe Scan」と「Adobe Acrobat」を活用すれば、情報の整理・共有・更新といった一連の作業を、ひとつの流れの中で効率よく進めることができます。資料の散在や検索性の低さ、伝達ミスといったよくある課題を解消し、後任者がすぐに業務に着手できる環境を実現しましょう。

　“人が変わっても、仕事の質を落とさない。”

　そんな引き継ぎを目指すすべてのビジネスパーソンに、アドビのドキュメントソリューションは強力な味方となるでしょう。

参考ブログ：業務の「引き継ぎ」は時間との勝負！ Adobe Scan＋Adobe Acrobatでモレのない効率的な引き継ぎを

参考ブログ：Acrobatでチームやグループの業務引継ぎがスムーズに！効率よく安全にデータを渡せる便利機能

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