残業を減らす！Officeテクニック
Outlookの受信トレイを空にすると仕事が捗る！ やるべき作業に集中できるメール整理術
2026年6月15日 06:55
メールが次々と届く環境では、受信トレイに大量のメールが溜まってしまうことがありますよね。そのまま受信トレイに残して保管している人もいるのではないでしょうか。
Outlookには、“フラグ”やメールを分類するための機能も用意されていますが、「受信トレイ」に未読や対応済み、参考情報といったメールが混在すると、どのメールに対応すべきか判断しにくくなります。それでは、フラグや分類を設定していても十分に活用できません。
そもそも目視でメールを探すのは時間がかかるため、検索欄から探すほうが合理的です。
また、メールの差出人や案件別にフォルダーを作成して仕分けする場合は、処理済みのメールの保管先として考えるほうがスマートです。受信トレイに届いた“対応が必要なメール”を機械的に移動してしまうと、そのまま忘れてしまう可能性があるためです。
受信トレイはメールの保管場所ではなく、「新しく届いたメールを確認する場所」と考えるのがおすすめです。今回は受信トレイを整理しながら、今やるべき作業に集中できるメール管理術を紹介します。
受信トレイにサブフォルダーを作成する
まずは受信トレイの下層にメールを仕分けるためのサブフォルダーを作成しましょう。メールの宛先別や案件別の既存フォルダーはそのままにして、状況に応じてメールを振り分けるためのフォルダーを追加します。
ここでは、何らかの作業が必要な「要対応」、メールの送信後に相手からの返答を待つ「返信待ち」、すぐには対応しないが後で確認する「後で読む」の3つのフォルダーを作成します。
「緊急」や「重要」といったフォルダーを作成したくなるかもしれませんが、細分化すると余計な混乱を招いてしまいます。例えば「要対応」フォルダーに振り分けたメールは対応が必要なわけで、今やるべき作業が明確になります。緊急度を示したいなら、フラグや分類を使うといいでしょう。
なお、複数のメールアカウントを利用している場合や、スマートフォンで確認することが多い場合などでは、受信トレイのサブフォルダーとしてでなく、アカウント直下にフォルダーを作成したほうが管理しやすいケースもあります。
メールを自動的に仕分けする
作成したフォルダーに受信したメールを手動で振り分けるのは面倒です。例えば、社内研修の案内や定例連絡など、後で確認するメールは「後で読む」に振り分けておくといった使い方になりますが、毎回手動でドラッグするのでは手間がかかります。
特定の相手からのメールは必ず「後で読む」フォルダーに振り分けるといった「ルール」を作成しておくと便利です。
作成したルールは［設定］画面から編集可能です。件名と添付ファイルの有無を組み合わせるような複雑な条件を追加することもできます。
「案件別フォルダーに自動で振り分ける」といった既存のルールが存在する場合、従来通りの運用も捨てがたいものです。しかし、対応漏れを減らすひとつの手段として、「要対応」「返信待ち」「後で読む」のフォルダーにいったん振り分けるように運用を見直してみてはいかがでしょうか。
「要対応」「返信待ち」「後で読む」のいずれのフォルダーのメールでも、やり取りの区切りが付いた時点で既存のフォルダーへ整理することで、後から過去のメールを探しやすくなります。
一方で、処理済みでも分類しにくいメールは［アーカイブ］しておくといいでしょう。受信トレイには未整理のメールだけを残し、処理済みメールは整理して保管する。この習慣を身に付けるだけでも、本当に対応すべきメールに集中しやすくなります。
