Outlookでメールの分類をスピードアップする方法！ ショートカットキーで即振り分け

アーカイブ前にメールの分類（カテゴリ）を設定しておこう

　Outlookでは、読み終えたメールを案件ごとにフォルダー分けすることが多いですよね。過去のメールを確認する時は、該当のフォルダーを開いて目視で探す人もいるのではないでしょうか。分類に迷ったメールは、とりあえず“アーカイブ”してしまうこともあるでしょう。

　キーワード検索で見つけられるはずですが、意外と手間はかかります。○○さんからのメールだったから、その人のメールアドレスで検索する、といった経験がありますよね。

　そのような場合は、［分類］の機能を使って、メールにタグ付けしておくと便利です。さらに、ショートカットの割り当てもできます。この機会に［分類］の設定を見直しておきましょう。

メールを右クリックして、［分類］からタグ付け可能

分類をカスタマイズする

　メールを右クリックして表示されるメニューから［分類］－［分類を管理］と選択すると、設定画面をすばやく表示できます。標準では「オレンジの分類」「黄の分類」のようになっているので、任意の名前に変更したうえでショートカットを設定しておくといいでしょう。ショートカットキーは［Ctrl］＋［F2］～［F12］の範囲なので、無理なく割り当てられます。

任意のメールを右クリックして［分類］－［分類を管理］と選択する

鉛筆のアイコンをクリックする

分類（カテゴリ）の名前を入力して（ここでは「販売施策」とした）、ショートカットを選択する。色も任意で選択できる。［保存］をクリックする

分類の名前が変更され、ショートカットが設定されていることがわかる。この画面は閉じて構わない

メールを選択して［Ctrl］＋［F2］キーを押すと、先ほど設定した分類（カテゴリ）が設定される。続けて［Backspace］キーを押せば、すばやくアーカイブできる

　例えば、まとめて読みたい報告メールなどを選択して、割り当てたショートカットキーで分類を設定、続けて［Backspace］キーでアーカイブするといった運用もおすすめです。

分類したメールをすばやく見つける

　分類したメールは、アーカイブのほか、任意のフォルダーに振り分けている可能性があります。画面上部の検索窓から検索しても構いませんが、メールの［分類］ラベルをクリックするとすばやく検索できます。

アーカイブしたメールを［カテゴリ］順に並べ替えておくことも可能

メールを開いて［分類］ラベルをクリックする

［分類］が検索欄に入力される。検索対象を［現在のメールボックス］とすると、該当するメールが一覧で表示される