最新の「Outlook」は「探す」ストレスなし！ 常にメール・予定・機能を賢く検索可能

「Outlook 2021」は常にメール・予定・機能を賢く検索可能

　メールやスケジュールを管理するアプリやサービスはいろいろありますが、デスクトップ版アプリの定番とも言えるのが「Outlook」です。メールの送受信やスケジュールの管理などをひとつのアプリで完結できるのが特徴。仕事に必須のツールとして活用している人も多いのではないでしょうか。

　その最新版「Outlook 2021」が登場しました。2021年10月5日に発売された「Office 2021」に含まれています。「Outlook 2021」は、メールや予定のほか「Outlook」の機能も検索可能になり、タイトルバーに設置された「クイック検索」欄からいつでも検索が可能になっています。

　さらに、翻訳機能や手書きのメッセージ作成などの機能も追加されました。今回は、作業の効率化とストレス軽減に効く「Outlook」の特徴的な機能をいくつか紹介したいと思います。

※本稿の内容はプレビュー版である「Office LTSC Professional Plus 2021 Preview」で動作確認しています。

メールの全文検索で必要なメールをすぐ見付ける

　仕事で毎日のようにやり取りするメールは、1回読んだら終わりではありませんよね。

　内容からスケジュールを登録したり、作業をToDoリストへ追加したりと、関連する処理は盛りだくさんです。また、重要な事柄が含まれていれば、何度も参照することになります。

　目的のメールを「探す」際、差出人の氏名やメールアドレスをキーワードにして、検索結果の一覧から目視で見つけていませんか？　「Outlook 2021」の「クイック検索」を試してみてください。

　例えば「資料」や「日程」など、メールに含まれていそうなキーワードで検索すると、メールアドレス、タイトル、メール本文で合致を判断し、関連性の高い検索結果が上位に表示されます。

　キーワード検索そのものは目新しくありませんが、メールの内容もハイライトで強調されることに注目。例えば『「○○の資料」が添付されたメールはどこ？」といったあいまいな検索に向きます。検索時間を大幅に短縮できるうえ、ストレスも減ります。

「クイック検索」を使えば、メールに含まれるキーワードで全文検索可能

　なお、［Alt］＋［Q］キーのショートカットキーで「クイック検索」が入力可能な状態になります。いちいち検索欄をクリックする手間が省け、よりすばやくメールを探せます。

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　例えば、会議や打ち合わせに関するメールを受信したら、開催日時や場所の情報が記載されているはずです。また、同じ内容でスケジュールされているでしょう。一般的なアプリで後から予定を確認したい時は、スケジューラーを開いてから検索する必要があります。

　「Outlook 2021」の場合、スケジュール、ToDo、タスクなどがまとめて「Outlookアイテム」として扱われ、ひとつのキーワードで各種ツールを縦断した検索が可能です。地味な機能ですが、ストレス軽減には効果大です。検索対象から［すべてのOutlookアイテム］を指定して検索します。キーワードの入力後に検索対象を指定しても構いません。

「クイック検索」の入力欄をクリックしてから検索対象を選択する。［すべてのOutlookアイテム］では、メール、予定、ToDo、タスクなどをまとめて検索可能だ

「会議」のキーワードで検索した。メールのほか、スケジュールとToDoが結果として表示された

結果の表示方法は［表示］タブの［レイアウト］から変更可能

「Outlook」の機能を検索して直接実行する

　あの機能はどこ？と、延々とリボンを切り替えながら探しまわることがありますよね。そんな時も「検索」してください。機能名の一部を入力して必要な機能にアクセス可能です。スケジュールを確認しながらメールの作成、メールの内容からToDoリストの作成など、各種ツールをまたがる操作でも重宝します。キーワードに合致する機能がなくても「ヘルプ」を表示できるため、次の操作のヒントが得られます。

受信したメールの内容から打ち合わせの予定を登録したい。「予定」と入力してリストから［予定］を選択する

予定登録の画面が起動した。メールの処理と並行できるのは便利

「Teams」と入力した。該当する機能がなくても「ヘルプ」を表示可能だ

「ヘルプ」から次の操作を調べられる

　この機能は「Microsoft Search」と呼ばれ、Word/Excel/PowerPointでも同様に利用できます。なお、企業などの組織で「Office」が管理されている場合、共同作業者の編集したファイルなどを検索することも可能です。

ビルトインの翻訳機能で作業効率アップ

　昨今では、国内での外国人スタッフのほか、現地スタッフや海外の顧客とコミュニケーションする機会が増えているのではないでしょうか。翻訳サービスやアプリを利用する場合、メール本文をコピー＆ペーストする手間がかかります。また、テレワークなら外国語に慣れている人に気軽に質問できないことも多いはずです。

　そんな時は、「Outlook 2021」に搭載された翻訳機能を試してみてください。英語、フランス語、ドイツ語、中国語など、仕事で使うほとんどの言語に対応。日本語から他言語へ、またはその逆への翻訳が可能です。

　「Outlook 2021」の翻訳機能は、ディープラーニングを用いた「AI翻訳」とも呼ばれる「ニュートラル機械翻訳（NMT: Neural Machine Translation）」を採用しており、従来よりも高い精度での翻訳が可能になりました。また、Microsoftは、No Traceのポリシーに基づき、ユーザーが翻訳したデータを記録しないことを約束しています。機密性の高い内容でも翻訳できるのは安心です。

受信したメールの全文翻訳は簡単。ツールバーの［翻訳］から［メッセージを翻訳］を選択する

すぐに翻訳後の本文が表示される

　全文翻訳が必要なければ、翻訳したい単語を右クリックして［翻訳］を選択すれば、ポップアップの翻訳機能として利用することも可能です。

翻訳したい単語を右クリックして［翻訳］を選択する

　日本語から他言語への翻訳は設定の変更が必要になります。［翻訳に関する設定］から翻訳対象の言語に切り替えてから操作します。

ツールバーの［翻訳］から［翻訳に関する設定］を選択する

［Outlookのオプション］の画面が表示された。［メッセージを次の言語に翻訳する］で翻訳したい言語を選択する

新規メッセージの作成画面。入力した日本語を全文選択して右クリックから［翻訳］を選択する

指定した言語へ翻訳できた。不自然な個所を訂正すれば意味は通じる