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買い切り版「Office 2021」がついに登場！テレワーク向けの快適機能や、手軽に使える無料素材、最新の「XLOOKUP」関数など大幅強化

「Officeの買い替え」で仕事環境の変化に対応しよう！

今井孝

2021年10月13日 06:55

「Office 2021」がついに発売！

　WordやExcel、PowerPointなどがパッケージされた「Microsoft Office」の最新版「Office 2021」が2021年10月5日に発売されました。

　「Office 2021」は買い切り版Officeの最新版で、サブスクリプション契約は不要。しかし、「Microsoft 365」（旧称：Office 365）で培われた最新機能を取り込んでおり、プレゼンや配布物に使える大量の無料素材（イラスト・アイコン）やテレワーク向けのコラボレーション機能、そして、Excelでは今まで「Microsoft 365」のみで利用できた強力な関数群が使えるようになっています。例えば、VLOOKUPの代わりとなるXLOOKUP、元データを触らずに分析ができる「FILTER」「SORT」などの関数です。

「Office 2021」の強化ポイント。従来同様の買い切り版で、WordとExcel、Outlookがセットになった「Office Personal 2021」（Windows版のみ/29,800円）のほか、PowerPoint付きの「Office Home & Business 2021」（Windows版とMac版の2種類/各38,284円）。より安価なアカデミック版「Office Professional Academic 2021」（Windows版/27,800円）、Office Academic 2021 for Mac（Mac版/16,800円）など、様々なラインナップが用意されています。詳細はこちらを参照のこと。

　この新しいOffice 2021 は、Officeソフトウェアがインストールされていないパソコンや、古いバージョンの「Microsoft Office」の更新の際に導入を検討される方が多いと予想されます。

購入特典『できる Office 2021 新機能ガイド』。本稿でも紹介する新機能のポイントを、合計31ページで見やすく紹介している。

　なお、今、「Office 2021」を購入すると、特典として『できる Office 2021 新機能ガイド』がもらえます（ただし、配布冊子がなくなり次第終了。詳細な配布方法は販売店によって異なります）。

　便利になった新機能を使いこなし、より効率よく作業する具体的な手順を詳しく紹介しているので、要チェックです。

　本稿では「Office 2021」に追加された特徴的な新機能をまとめて紹介します。

▼より見栄えのするコンテンツを、さらに手軽に！
　・無料の「ストック画像」と「アイコン」が多数用意、もう素材探しに困らない
　・アニGIFでプレゼンに動きを、SVGで劣化しないイラストを実現
　・インク機能も強化、筆跡を「再生」可能に
 ▼テレワークが快適に！コラボレーション機能が強化
　・他の人と同時に文書を編集できる、もちろんテレワークでも
　・Web版で編集作業中の文書もすぐにローカル作業に切り替え可能
 ▼Excelの関数が大幅強化！集計・分析が手軽かつ強力に
　・カンタンになり、機能も強化された「XLOOKUP」
　・元データを触らずにデータ分析「FILTER」「SORT」「SORTBY」
　・「UNIQUE」「SEQUENCE」「RANDARRAY」もスピル対応
 ▼「昔のOffice」の方はそろそろ更新を

※本稿の内容はプレビュー版である「Office LTSC Professional Plus 2021 Preview」で動作確認しています。

見栄えのするリッチなコンテンツを手軽に作成可能

　「Office 2021」では、アイコンやアニメーションGIFなどの新しい画像素材を利用して、魅力的なドキュメントを作成できるようになりました。文字だけでなく、イメージ画像やイラストなどを挿入して表現豊かに仕上げたい時に重宝します。

「ストック画像」と「アイコン」で素材探しにもう困らない！

Wordのテンプレートとストック画像、アイコンを組み合わせた作成例

　特に「ストック画像」や「アイコン」は活用の機会が多いでしょう。イメージ画像を使う際、商用フリーの素材を探し回るには手間がかかります。出どころの不明な素材を使えば、意図せずに著作者の権利を侵害してしまい、組織の信用を損ねてしまう可能性もあります。

　「Office 2021」で提供される「ストック画像」に含まれる素材は、使用許可の条件の範囲内であれば、ロイヤリティフリーで利用できるのがメリットです。

　また、「ストック画像」は、Word/Excel/PowerPointから画像を直接検索して貼り込めるので、画像検索のために作業を中断することもなくなります。画像・アイコン・人物の切り絵・ステッカー・ビデオ・イラストからのジャンル切り替えや、キーワード検索が可能。風景、動物、草花、人物といった素材が数千点用意されており、資料に添付するイメージ素材としては十分な量と質ではないでしょうか。

［挿入］タブから［画像］－［ストック画像］をクリック。Word/Excel/PowerPointで操作は共通

ストック画像の一覧。検索欄にキーワードを入力して検索可能

「人物の切り絵」は人物写真のみを切り抜いた画像。画像との組み合わせに使える

アイコンの一覧。説明資料などで重宝する

アニGIF対応でプレゼンに動きを、SVG対応で劣化しない美しいイラストを実現

　このほか、プレゼンテーションなどに役立つ機能も強化。複数の静止画像を連続で描画することでムービーのように見せられるアニメーションGIFファイルもサポートされます。

ドキュメントのアクセントにアイコンが便利。拡大しても輪郭は粗くならない

　イラストや図版を多く扱う方にはSVG画像のサポートは朗報でしょう。拡大・縮小しても輪郭が粗くならず、ファイルサイズを抑えられます。なお、「アイコン」もSVG画像のため、画像の劣化を気にせず、思い通りの大きさで配置可能です。

インク機能も強化され筆跡を「再生」可能に

　また、マウスのドラッグもしくは、タッチ操作対応デバイスでペンや指で文書に手書きの線を描く「インク」機能も強化されました。メールソフトのOutlookにも対応しています。

　Word/Excel/PowerPointでは、筆跡を「再生」可能で、手書きの線を描いている様子をアニメーションで再現できます。地図上を道順に沿って線を描く様子や、プレゼン資料の強調したい箇所を丸で囲む様子などをアニメーション化するといったときに使えば効果的でしょう。

　「Microsoft 365」ではすっかりおなじみの「レインボー」「銀河」といった特殊な色も利用できるほか、挿入した手書き文字を選択するポイントや投げなわ選択の機能の利便性も向上しています。

Outlookのメール作成画面。手書きでのメッセージ記入が可能になった。タッチ非対応のデバイスではタブをカスタマイズして［描画］タブを表示しておく

手書き文字を選択するポイントや投げなわ選択の機能も強化された。Word/Excel/PowerPointでは、手書きの筆跡を再生可能

コラボレーション機能の強化でテレワークが快適に

　昨今ではテレワークの機会も増えて、遠隔地で共同作業することも多いでしょう。修正したファイルをメールで送付、もしくは会社のサーバーにファイルを保存してチャットツールなどで連絡するといった業務スタイルも珍しくなくなりました。

ローカルの「Microsoft Office」で離れた場所にいる相手と同時に文書を編集できる

　しかし、そのようなやり取りは、どうしても作業のタイミングがずれます。作業者同士が密に連絡していても、ファイルの更新日時が前後してしまうこともあります。特に修正済みファイルの巻き戻しは避けたい事態です。

　そこで利用したいのが「Office 2021」のコラボレーション機能。ファイルの自動保存のほか、リアルタイム共同編集、離席中の変更通知、@メンション機能など、共同作業に必要十分な機能が用意されています。

パソコンにインストールされたWordにて、共有相手と同時編集中の様子。文字の編集、コメントの追加・削除など、ひとつのファイルを複数人で直接編集できる。

画面右側の［共有］パネルには「リアルタイムでの編集」と表示されている

画面中央付近の赤いカーソルは相手の編集位置を示している

Web版「Microsoft 365」で編集作業中の文書もすぐにローカル作業に切り替え可能

　「Office 2021」で共同作業を行なうには「OneDrive」（ワンドライブ）を利用します。Word/Excel/PowerPointとの親和性も高く、普段の業務で利用している方も多いですよね。ファイルサーバー代わりに利用できるほか、保存したファイルをWeb版のOffice「Microsoft 365」でそのまま開いて、Webブラウザー上で編集することも可能です。

　ただし、一部制限される機能もあり、パソコンに「Microsoft Office」がインストールされているなら、ローカルで作業したくなるのが自然です。「Office 2021」なら、Webからローカルへの移行も簡単。ファイルの共有がややこしすぎる……、という悩みを「Office 2021」が解決してくれるわけです。

OneDriveに保存したファイルは基本的に自動保存が有効になる

Web版の「Microsoft 365」で編集中のファイルは［編集］－［デスクトップアプリで開く］を選択すれば、ローカルの「Microsoft Office」で開くことが可能

Webブラウザーの上部に表示されたメッセージで［開く］をクリックする。画面中央の［ここから続行します］は、そのままWeb版の「Microsoft 365」で編集を続けるという意味なので注意

ローカルの「Microsoft Office」でファイルを開いた状態。引き続き共同作業が可能

　自分が作業していない間に、ファイルの共同編集者が行なった作業内容をまとめて確認できるのも便利。また、コメントの@メンション機能を使えば、複数人での共同作業時に特定の相手にメッセージの到着を通知できます。Teamsなどのコミュニケーションツールをお使いの方には馴染みがあるかもしれません。なお、@メンション機能は本稿執筆時点で提供時期は未定とのことです。

最も機能強化されたExcelが業務をサポート

　「Office 2021」のExcelは、日々の業務を強力にサポートしてくれるはずです。これまで「Microsoft 365」のみがサポートしていた、XLOOKUP、FILTER、SORT、SORTBY、UNIQUE、SEQUENCE、RANDARRAY、LETなどの新関数が利用できるようになりました。普段からExcelの関数を駆使している方は見逃せません。それぞれの関数の働きは以下の通りです。

XLOOKUP：データ範囲から指定した値を検索し、対応する行位置の値を返す
FILTER：指定した条件でデータ範囲を絞り込む
SORT：データ範囲、または配列の内容を並べ替える
SORTBY：データ範囲、または配列の内容を基準に応じて並べ替える
UNIQUE：データ範囲内の一意の値の一覧を返す
SEQUENCE：1、2、3、4など、配列内の連続した数値の一覧を生成する
RANDARRAY：ランダムな数値の配列を返す
LET：計算結果に名前を割り当てて、中間計算、値、定義名などを数式内に格納できる

扱いが簡単になり機能も強化された「XLOOKUP」

　特に「XLOOKUP」は注目の新関数です。従来のVLOOKUPとHLOOKUP両方の機能をあわせもち、検索対象のセル範囲は左端でなくてもOK、隣接するセルに複数の値を配置可能な「スピル」に対応、と大幅に機能強化されています。今後はビジネスに必須の関数として注目されるでしょう。

　簡単な例として、社員テーブルの「氏名」から「社員番号」をXLOOKUPで取得してみます。VLOOKUPで必須だった検索範囲の「左端固定」は不要です。

セルE2に入力した「氏名」を検索値として、対応する「社員番号」をXLOOKUPで取り出す。「社員番号」の列は、検索対象の「氏名」の列の左側でも問題ない。セルF2に「=XLOOKUP(E2,B2:B31,A2:A31)」と入力する

該当の社員番号を取り出せた

　今度は「社員番号」を検索値として対応する値を取得してみます。VLOOKUPでは、取得したいセル範囲ごとに「列番号」を指定し直して、数式を再入力する必要がありましたが、「スピル」に対応するXLOOKUPなら、ひとつのセルにひとつの数式を入力するだけです。

セルE5に入力した「社員番号」を検索値として、対応する値をXLOOKUPで取り出す。セルF5に「=XLOOKUP(E5,A2:A31,B2:C31)」と入力する

「社員番号」に対応する「氏名」と同時に「部署」も取り出せた

元データを触らずにデータを分析できる「FILTER」「SORT」「SORTBY」

　「FILTER」「SORT」「SORTBY」を利用する機会も多いと思います。「FILTER」は名称通り、フィルターをかけてデータを絞り込みます。「SORT」と「SORTBY」は並べ替え用（ソート用）の関数です。いずれもスピルに対応しているため、数式はひとつのセルに入力するだけで結果が表示されます。元データを触らずにデータを分析できるメリットは大きいと思います。

　FILTERは、ひとつの条件を指定する絞り込みのほか、AND/OR条件で複数の条件を指定する絞り込みも可能。もうフィルターボタンの形状で絞り込みの有無を判断しなくてもいいんです。

セルA2～E11に入力されたデータを絞り込む。セルA15に「=FILTER(A2:E11,D2:D11="第一営業部")」と入力する

「担当部署」が「第一営業部」のデータが絞り込まれた。スピルに対応しているため、ほかのセルに数式を入力する必要はない

「売上金額が9,000,000円以上、かつ担当部署が第一営業部」のAND条件を指定する。セルA15に「=FILTER(A2:E11,(E2:E11>=9000000)*(D2:D11="第一営業部"))」と入力した。「*」で条件をつなげるとAND条件となる

「担当部署が第一営業部、もしくは第二営業部」のOR条件を指定する。セルA15に「=FILTER(A2:E11,(D2:D11="第一営業部")+(D2:D11="第二営業部"))」と入力した。「+」で条件をつなげるとOR条件となる

　SORTは、ひとつの列を基準に、SORTBYは複数の列を基準に並べ替えが可能です。基準の列をインデックス番号として数値で指定するSORTより、セル範囲で指定できるSORTBYのほうが使い勝手がよさそうです。もちろん、FILTERとSORT/SORTBYのネスト（入れ子）も可能。特定の条件で絞り込んだデータを、指定列で並べ替えるといった、日常業務でよくある処理がひとつの数式で実現できるのです。

セルA2～E11の表を年度（降順）に並べ替える。セルA15に「=SORT(A2:E11,2,-1,FALSE)」と入力した

セルA2～E11の表を担当部署（昇順）、売上金額（降順）に並べ替える。セルA15に「=SORTBY(A2:E11,D2:D11,1,E2:E11,-1)」と入力した

「UNIQUE」「SEQUENCE」「RANDARRAY」もスピル対応

　「UNIQUE」もスピル対応。一意の値を抽出するために、重複の削除や条件付き書式などを利用する手間が省けます。さらに、「SEQUENCE」や「RANDARRAY」も対応しており、ひとつの数式から動的に配列を生成できるため、数多くの数値を必要とするサンプルデータの生成などに役立ちます。

「昔のOffice」を更新して、環境変化に対応しよう

　「Office 2021」の新機能を簡単に紹介しましたが、今の「Microsoft Office」で十分と思った方もいるかもしれません。しかし、ちょっと待ってください。お使いの「Microsoft Office」のバージョンを確認してみませんか。

　会社から支給されているパソコンは別として、テレワークで利用している自宅のパソコン、例えば量販店などで購入したパソコンには、買い切り版の「Microsoft Office」2013/2016/2019などがプリインストールされていることが多いと思います。

Word 2013でバージョンを表示した。［ファイル］－［アカウント］の順にクリックすれば確認できる

　「Microsoft Office」には、機能強化や仕様変更、セキュリティ更新プログラムの提供を受けられる「メインストリームサポート」期間と、セキュリティ更新プログラムの提供を中心とする「延長サポート」期間があり、2つの期間をあわせてMicrosoftでは、製品の「ライフサイクル」と呼んでいます。

　買い切り版のOfficeでは、ライフサイクルが終了してもWord/Excel/PowerPointなどを起動し、利用することができますが、機能強化が終わってしまうと「新機能が使えないので、仕事効率がそれ以上上がらない」ことになり、特に昨今のようなテレワークによる環境変化などについていけなくなりますし、セキュリティ更新プログラムが提供されなくなると、セキュリティ面での懸念が高まります。

　最近は、テレワークなどによる仕事環境の変化が大きく、「Office 2021」でもそれに対応する機能強化が多数行われています。これまでは「お金もかかるし、Officeの更新はやめておくか……」と考えていた方でも、「仕事環境の変化に追随すること」と「テレワーク下でのセキュリティ向上」を考えると、「Office 2021」に更新するのが得策だと思います。

　なお、「Microsoft Office」2013/2016のメインストリームサポートは本稿執筆時点で終了済み（延長サポートは継続中）で、「Microsoft Office」2019のメインストリームサポート期限は、2023年10月10日。

　一方、「Office 2021」のメインストリームサポートは2026年まであります。今は変化が激しい時代ですが、2026年までは、セキュリティ更新プログラムだけでなく、機能強化も受けられるということです。特に「Microsoft Office」2013/2016やそれ以前のユーザーは「Office 2021」に更新することで、最大のメリットがあるでしょう。

　次世代機能の恩恵も受けられ、さらに動作も軽量化した「Office 2021」。今なら、入門冊子がもらえるので（*1）、ぜひ、この機会に検討してみてはいかがでしょうか。

*1 なくなり次第終了。また、配布条件は販売店によって異なります。