残業を減らす！Officeテクニック
「Outlook」での誤送信を防ぐには？ 簡単にできる2つの防止策
2021年12月20日 06:55
さっき送信したメールが間違ってた!? 誰しも一度は経験したことのある失敗ではないでしょうか。本文の内容のほか、CCに追加する人を忘れていたなど、［送信］ボタンを押した直後に気づくことがあります。確認してから送信しているはずなのに何故でしょうね。悩んでも解決しませんので、今回はメールの送信ミスを防ぐ「取り消し」と「後で送信」の小ワザ2つを紹介したいと思います。
※本稿の内容は「Office Professional Plus 2021」で動作確認しています。
今、送ったメールを取り消したい！
Web版の「Outlook.com」なら少し設定するだけで送信取り消しが可能になる
まずは、Web版の「Outlook.com」で［送信］ボタンを押した直後に“取り消す”方法です。Officeのバージョンに関わらず設定できます。
［送信］ボタンを押してから実際に送信されるまで、設定した秒数の間メール送信が保留されます。最大10秒は短い気がしますが、メール送信後にハッと間違いに気づいた時には間に合いますよね。念のための設定としておすすめです。
デスクトップ版の「Outlook」での送信取り消しには条件が……
なお、自分のパソコンにインストールしたデスクトップ版の「Outlook」で送信したメールを“取り消す”ことも可能ですが、以下の条件があり活用できるシーンは限られます。
- 法人向けの「Microsoft 365」を利用している
- 相手がメールを開封していない
- 相手が社内（組織内）のユーザーであり、「Microsoft Exchange」を利用している
社内メールを取り消すのが主な用途になると思います。むやみに設定・確認するのは迷惑なので、同僚と話してから行なってください。利用可能な環境であれば、取り消しの状況確認のメールが届きます。
メール送信のタイミングを指定する
『自分の都合のいい時間に送信できる』、『相手の都合で内容を確認できる』のが「メール」のメリットです。例えば、深夜に仕上げたドキュメントをメール送信しても、相手は都合のいい時間に確認します。翌日、翌々日かもしれません。
今、この瞬間に焦ってメールを送らなくても大きな問題ではないとも言えますね。最近は急ぎの用であればメッセンジャーツールを利用する機会のほうが多いので、なおさらです。［送信］ボタンを押し、しばらくしてからメールが送られるようにすれば、後で間違いに気づいた際に修正する余地が生まれます。
デスクトップ版「Outlook」で送信タイミングを遅らせる方法
デスクトップ版の「Outlook」では「ルール」を作成して送信するタイミングを指定できます。この機能を使って誤送信を防ぎましょう。
「ルール」の設定後は、指定した時間が経つまでメールが送信されません。［送信トレイ］に一時保存されたメールを開いて内容の変更が可能です。
なお、すぐに送信したい場合は、ルールを解除してからメールを作成する必要があることに注意。［仕分けルールと通知］ダイアログボックスを表示し、ルールのチェックを外して［適用］→［OK］の順にクリックして、ルールを解除してからメールを作成します。
「Outlook.com」では［後で送信］機能を利用する
「Outlook.com」では○分後に送信の設定はできません。［後で送信］の機能でメールを送信するタイミングを指定してください。
なお、上記はスマートフォン版の「Outlook」アプリからは設定できません。パソコンから操作してください。「Outlook」と「Outlook.com」は使い勝手が異なるので状況に応じて使い分けをおすすめします。
