残業を減らす!Officeテクニック
「新しいOutlook」って何? この機会に設定を見直しておこう【13:45追記】
Windows標準の「メール」アプリも「Outlook」アプリに切り替わる
2023年11月13日 06:55
メールアプリとして「Outlook」を利用している人は、画面右上に[新しいOutlook』のスイッチが表示されていることに気付いているでしょう。実は、このスイッチは表示されるようになって1年ほど経ちます。ONにすることで、アップデートされることは予想できますが、普段使いのアプリだからこそ躊躇している人もいますよね。
結論から言うと一部の人(後述)を除いて“ON”にして問題ありません。すべてのプラットフォームで一貫した機能と使い勝手を実現するために、Web版のOutlookとコードを共通化してリニューアルすると、Microsoftは発表しています。また、直近のWindowsのアップデートにより、標準の「メール」アプリも「Outlook」アプリに切り替えることが推奨されています。
Microsoftの提供するメールアプリは「新しいOutlook」に統一される予定になっており、いずれは切り替えを迫られるでしょう。機能は強化されていますし、操作画面にも大きな違いはありません。今後、Microsoftの提供するAI「Copilot」を活用したい、グループ作業をスムーズに進めたいなどと考えているなら、すぐにでも切り替えて慣れておくことをおすすめします。
なお、本稿執筆時点でGmail、iCloud、YahooなどのIMAP方式のメールサービスに対応していますが、POP方式のメールサービスは対応予定とのこと。POP方式のメールをOutlookで受信している場合は注意してください。
[2023年11月13日13:45編集部追記] 「新しいOutlook」ではCOMアドインが廃止されているため、利用している場合は代替策の検討が必要になります。
スイッチをONにするだけで、メールアカウントは引き継がれて「新しいOutlook」に切り替わりますが、細かい設定はデフォルトのままです。これまでのOutlookで設定していた[オプション]画面と雰囲気が変わっているため、今回はよく使う設定項目について確認したいと思います。
全体的な設定
前述の通り、新しいOutlookはWeb版のOutlookと共通のインターフェイスが採用されています。スマートフォンやタブレットで操作している人には、見慣れたものかもしれませんね。画面右上にある[設定](歯車のアイコン)から[設定]の画面を呼び出します。全体的な設定は[アカウント]と[全般]で指定します。
メールの設定
メール一覧の間隔やレイアウトは[設定]画面ではなく、[表示]タブから選択可能です。詳細な設定は、Outlookの画面左上にある[ビューの設定]から呼び出せます。[設定]画面の[メール]の項目を選択しても構いません。
メールの自動振り分けは[ルール]と[一括処理]から設定します。利用していない「ルール」はこの機会に整理しておくといいでしょう。
予定表の設定
週の始まりの曜日や稼働日、タイムゾーンなども見直しておきましょう。特に予定表のタイムゾーンが[米国およびカナダ]などに設定されていることがあるので注意してください。Outlook全体のタイムゾーンと揃えておきます。
なお、Outlookの設定ではありませんが、効率良くメールをやり取りするために、「よろ」と入力したら「よろしくお願いいたします。」などと変換するように、WindowsのIME辞書の登録も見直しておくこともおすすめします。