「新しいOutlook」って何？ この機会に設定を見直しておこう【13:45追記】

Outlookの画面右上にある「新しいOutlook」のスイッチは「ON」にしていいの？

　メールアプリとして「Outlook」を利用している人は、画面右上に［新しいOutlook』のスイッチが表示されていることに気付いているでしょう。実は、このスイッチは表示されるようになって1年ほど経ちます。ONにすることで、アップデートされることは予想できますが、普段使いのアプリだからこそ躊躇している人もいますよね。

「新しいOutlook」への切り替えは画面右上のスイッチを「ON」にするだけ

　結論から言うと一部の人（後述）を除いて“ON”にして問題ありません。すべてのプラットフォームで一貫した機能と使い勝手を実現するために、Web版のOutlookとコードを共通化してリニューアルすると、Microsoftは発表しています。また、直近のWindowsのアップデートにより、標準の「メール」アプリも「Outlook」アプリに切り替えることが推奨されています。

Windows標準の「メール」アプリ起動時にも「新しいOutlook」への切り替えを促される

　Microsoftの提供するメールアプリは「新しいOutlook」に統一される予定になっており、いずれは切り替えを迫られるでしょう。機能は強化されていますし、操作画面にも大きな違いはありません。今後、Microsoftの提供するAI「Copilot」を活用したい、グループ作業をスムーズに進めたいなどと考えているなら、すぐにでも切り替えて慣れておくことをおすすめします。

　なお、本稿執筆時点でGmail、iCloud、YahooなどのIMAP方式のメールサービスに対応していますが、POP方式のメールサービスは対応予定とのこと。POP方式のメールをOutlookで受信している場合は注意してください。

［2023年11月13日13:45編集部追記］ 「新しいOutlook」ではCOMアドインが廃止されているため、利用している場合は代替策の検討が必要になります。

　スイッチをONにするだけで、メールアカウントは引き継がれて「新しいOutlook」に切り替わりますが、細かい設定はデフォルトのままです。これまでのOutlookで設定していた［オプション］画面と雰囲気が変わっているため、今回はよく使う設定項目について確認したいと思います。

全体的な設定

　前述の通り、新しいOutlookはWeb版のOutlookと共通のインターフェイスが採用されています。スマートフォンやタブレットで操作している人には、見慣れたものかもしれませんね。画面右上にある［設定］（歯車のアイコン）から［設定］の画面を呼び出します。全体的な設定は［アカウント］と［全般］で指定します。

「新しいOutlook」に切り替えた状態。画面右上の［設定］をクリックする

［設定］の画面が表示される。［アカウント］－［メールアカウント］でアカウントの管理を行なう。この機会に設定済みの［署名］を見直すのもおすすめ。［ストレージ］ではOneDriveの使用量を確認できる

［全般］－［通知］でメールの通知を見直しておく。［デザイン］でライト・ダークなどの指定も可能

メールの設定

　メール一覧の間隔やレイアウトは［設定］画面ではなく、［表示］タブから選択可能です。詳細な設定は、Outlookの画面左上にある［ビューの設定］から呼び出せます。［設定］画面の［メール］の項目を選択しても構いません。

メール一覧の間隔やレイアウトは［表示］タブから選択可能。画面左上の［ビューの設定］で詳細な設定画面を呼び出せる

［設定］画面の［メール］の項目。［レイアウト］でメール一覧の表示を詳細に指定できる

［メール］－［作成と返信］は、最初に見直しておいたほうがいい。ビジネス用途では［BCCを常に表示する］［差出人を常に表示する］などの設定は必要だろう。メール形式やフォントサイズもこの画面で設定する

［アクションのカスタマイズ］はメールの内容を表示したときに呼び出せる機能のこと。よく使う機能は表示しておくと便利

　メールの自動振り分けは［ルール］と［一括処理］から設定します。利用していない「ルール」はこの機会に整理しておくといいでしょう。

予定表の設定

　週の始まりの曜日や稼働日、タイムゾーンなども見直しておきましょう。特に予定表のタイムゾーンが［米国およびカナダ］などに設定されていることがあるので注意してください。Outlook全体のタイムゾーンと揃えておきます。

［予定表］－［表示］の項目。週の始まりの曜日や稼働日を見直しておこう

タイムゾーンが［米国およびカナダ］などに設定されていることがある

Outlook全体のタイムゾーンは［全般］－［言語とタイムゾーン］から設定する。予定表のタイムゾーンとは別なので注意

　なお、Outlookの設定ではありませんが、効率良くメールをやり取りするために、「よろ」と入力したら「よろしくお願いいたします。」などと変換するように、WindowsのIME辞書の登録も見直しておくこともおすすめします。