Outlookのショートカットキーはメール対応の時短に必須！ マウス操作を極力抑えて効率化

メール対応に必須のショートカットキーを覚えよう

　上司や同僚への連絡、書類の送受信、クライアントとの調整など、メール対応は毎日あります。気づいたら長時間使っていることもありますよね。メールの返信であれば、「受信メールを探す」→「返信フォームを開く」→「内容を入力」→「送信」と、意外と手間がかかります。できればメール内容に集中して、そのほかの操作はサッと済ませたいものです。

　今回は、Outlookのメール対応の時間短縮に必須のショートカットをまとめました。以前に紹介したメールの自動振り分けや検索テクニックとあわせて活用してください。

メール作成に使えるショートカット

　メール作業は受信メールに返信したり、転送することが大部分を占めていると思います。まずは返信・転送のショートカットキーを覚えるのがおすすめです。返信の［Ctrl］＋［R］キーだけでもかなりの時短になります。全員に返信する場合は［Shift］キーを組み合わせます。転送は［Ctrl］＋［F］キーです。

メール画面のボタンをクリックよりショートカットキーのほうが断然速い

　返信は「Reply」、転送は「Forward」の頭文字です。一般的な検索のショートカットに［Ctrl］＋［F］がありますが、Outlookでは「転送」の操作が割り当てられています。

• ［Ctrl］＋［R］キー：表示しているメールの相手に返信する
• ［Ctrl］＋［Shift］＋［R］キー：表示しているメールの相手全員に返信する
• ［Ctrl］＋［F］キー：表示しているメールを転送する

　メールの新規作成は「New」の頭文字で［Ctrl］＋［N］キー。WordやExcelでも新規ファイルの作成時に使いますね。

• ［Ctrl］＋［N］キー：新規メールの作成画面を表示する

　作成したメールの送信は［Ctrl］＋［Enter］キーです。なお、標準の状態でショートカットキーを押すと、送信確認のメッセージが表示されます。チェックボックスONで非表示にできますが、誤送信を防ぐためにあえて表示させたほうがいいと思います。

　［はい］にフォーカスがあたっているので、［Ctrl］＋［Enter］キーを押して一呼吸おき、続けて［Enter］キーで送信すれば、キーボードから手を放さずに操作を完結可能です。

メール送信のショートカットキー［Ctrl］＋［Enter］キーを押すとメッセージが表示される。もう一度［Enter］キーを押せば送信できる

• ［Ctrl］＋［Enter］キー：メールを送信する

メールの内容確認に使えるショートカット

　メールの検索と内容確認も頻繁に行なう処理ですよね。また、Outlookの画面操作にも便利なショートカットキーがあります。

• ［Ctrl］＋［Tab］キー：メニューアイコン、フォルダー、メール一覧、メール内容にフォーカスを移動する
• ［↑］／［↓］キー：メール一覧でメールを選択する
• ［Enter］キー：選択中のメールをウィンドウ表示する
• ［Esc］キー：ウィンドウ表示したメールを閉じる

　メール一覧の［↑］／［↓］キーは利用されている人も多いでしょう。あわせてのオススメは［Enter］キーでメールのウィンドウ表示と［Esc］キーでウィンドウを閉じる操作です。ひとつのメールに集中できますし、マウスでクリックするより効率的です。

　メールの検索は［Ctrl］＋［E］、もしくは［F3］です。画面上部の検索欄にフォーカスが移動します。［高度な検索］ダイアログボックスを呼び出すなら、そのまま漏斗のアイコンをクリックしても構いませんが、ショートカットキーも用意されています。

• ［Ctrl］＋［E］キー：検索欄にフォーカスを移動する
• ［Ctrl］＋［Shift］＋［F］キー：［高度な検索］ダイアログボックスを呼び出す

　［メール］と［予定表］を頻繁に切り替えるなら［Ctrl］＋（数字キー）を覚えておきましょう。画面左側のメニューアイコンには、上から①②③④……とインデックスが割り当てられており、［Ctrl］キーとの同時押しで切り替え可能です。

メニューアイコンは上から①②③④……とインデックスが割り当てられている。例えば［予定表］への切り替えは［Ctrl］＋［2］

• ［Ctrl］＋［1］キー：メールの画面に切り替える
• ［Ctrl］＋［2］キー：予定表の画面に切り替える
• ［Ctrl］＋［3］キー：連絡先の画面に切り替える
• ［Ctrl］＋［4］キー：タスクの画面に切り替える

よく使うフレーズは「単語登録」しておく

　ショートカットキー以上に使えるテクニックに「単語登録」があります。「お世話になっております。」「よろしくお願いいたします。」など、よく使うフレーズの登録は効率化に必須です。Windowsの機能を利用するので、メールだけでなく書類作成時にも活用可能です。

タスクバーの［A］（［あ］）を右クリックして、［単語の追加］をクリックする

［単語の登録］ダイアログボックスが表示された。［単語］欄によく使うフレーズを入力する。［よみ］欄は任意で構わないが、短めに指定しておくのがポイント。ほかの項目は変更しなくていい。［登録］をクリックして完了だ

［単語の登録］ダイアログボックスの［ユーザー辞書ツール］ボタンをクリックすると、登録したフレーズを確認できる

先ほど登録した「おせ」と入力して［Space］キーを押すと、変換候補に「お世話になっております。」と表示される

Outlookの起動もショートカットキーで

　パソコンの起動後に毎度Outlookのアイコンをクリックするのが面倒！　という人にはWindows標準のタスクバーにピン留めされたアプリを起動するショートカットキーがあります。タスクバーにボタンが表示されたアプリは、左からら①②③④……とインデックスが割り当てられます。［Windows］キーと組み合わせて「数字キー」を押すと、該当のアプリが起動します。

タスクバーにボタンが表示されたアプリには、左から①②③④……とインデックスが割り当てられる。ここでは［Outlook］のアイコンは4番目なので［Windows］＋［4］を押す

Outlookが起動する