定型文をOutlookの「マイテンプレート」に保存しておけば作業効率アップ間違いなし！

よく使う文言は「テンプレート」に登録しておくと便利

　業務でやり取りするメールでは、ある程度決まった文言を使いますよね。特に定期的な連絡なら過去のメールをコピー＆ペーストしている人もいるでしょう。常套句を繰り返し入力しているなら「テンプレート」を使ってみてはいかがでしょう。

　目新しい機能ではありませんが、普段はビジネスチャットが中心で、メールが面倒と感じている人には特にオススメです。今回は、Outlookでテンプレートを登録する方法を紹介します。また、IMEの「単語の登録」も使ってみてください。ユーザー辞書に単語を登録するため、メール以外のアプリでも有効です。

メールの作成画面から登録可能

　「テンプレート」の機能は知っていても、呼び出し方に迷う可能性があります。メールの作成画面にある［その他のコマンド］ボタンから新規登録・編集が可能です。あらかじめサンプルのテキストが用意されているので、新規登録の前に使い心地を試してもいいでしょう。なお、メールの件名はテンプレートに保存できません。

メールの作成画面を表示しておく。画面右側にある［･･･］（その他のコマンド）をクリックして［テンプレートを表示］を選択する

初回起動時のみテンプレートの説明が表示される。［続行］をクリックする

テンプレートの一覧が表示された。サンプルのテキストがいくつか登録されている。大きな文字がテンプレートのタイトル、小さな文字がクリック時に入力されるテキストだ。ゴミ箱型のアイコンで削除、鉛筆型のアイコンからテンプレートを編集できる

テンプレートを新規作成する場合は［＋テンプレート］をクリックする

上段の入力欄はテンプレートのタイトルでメールの件名ではないので注意。わかりやすいタイトルを入力しておく。本文は過去メールをペーストして編集すると効率的だ。［保存］をクリックする

テンプレートが新規登録された

ワンクリックで長文入力できるのは効率がいい

「単語の登録」も便利

　こちらも昔からあるテクニックですね。「単語の登録」という名前なので、単語しか登録できないと思われるかも知れませんが、定型句の登録にも使えます。例えば「おせ」→「お世話になっております。」「よろ」→「よろしくお願いいたします。」など、1回の登録でかなりの効率アップが期待できます。

タスクバーの「あ」もしくは「A」を右クリックして、［単語の追加］を選択する

［単語の登録］ダイアログボックスが表示された。［単語］に入力したい文言を入力する。［よみ］は変換前に入力する言葉だ。ひらがなで数文字の登録がおすすめ。他の項目を変更する必要はない。［登録］をクリックする

［よみ］に指定した言葉（ここでは「よろ」）を入力して変換すると、［単語］の文言が変換候補に表示される

　テンプレートの弱点は書き換え忘れでしょう。相手の社名や日付など、書き換えが必要な箇所は明確に分かるようにしておく。よく使う言い回しは「単語の登録」で対応するなど、細かい工夫でミスを防いで効率化できると思いますよ。