【Outlook】お詫びメールにどう返信する？ Copilotに文面を考えさせる際の注意とコツ

謝罪メールへの返信は「どう返すか」からCopilotに相談する

　以前の記事では、Copilotを使って「納品遅延のお詫びメール」を作成しました。今回は、相手にとって“書きにくい”メールを受信したことを想定して、Copilotとの会話を重ねながら返信文を作成してみます。

　相手が書きにくかったメールへの返信は、受信側も気を使います。謝罪メールに対して「承知しました」と返すだけでいいのか、こちらが確認しておくべきことがあるのかを見極める必要があります。相手が謝罪しているだけに、必要なことは伝えつつも、強く言いすぎないように配慮したいところです。

　そんな時こそ、Copilotに相談してみましょう。ただし、いきなり「返信メールを書いて」と指示するのではなく、どのように返信するのか、その方針を提案してもらい、そこから自分の考えに近い方針を選びます。さらに条件を追加しながら内容を詰めて、最後にメールとして仕上げます。

判断はCopilotに任せない

　今回受信したメールには、納品が遅れたことへの謝罪に加えて、遅延の理由、新しい提出予定日、今後の再発防止策まで書かれています。

　ここで、そのまま「このメールの返信を書いてください」とCopilotに依頼することもできます。しかし、謝罪を受け入れるだけなのか、新しい納期について念を押すのか、再発防止策にも触れるのかといった判断まで、Copilot任せになってしまいます。

「社内確認に想定以上の時間を要した」ことが遅延の理由で、新しい提出予定日は「7月13日午前」です。さらに、今後は社内確認の期限を前倒しし、提出前日の進捗確認を徹底するという再発防止策も示されている

画面右上の［Copilot］ボタンをクリックして、「このメールの返信を書いてください」とだけ入力した場合の回答例。それらしい内容になっているが、方針の判断はCopilot任せになっている

　ビジネスの文章として整っており、そのまま採用したくなりますが、意図に合わないトーンをその都度修正するのは手間がかかります。また、必要な確認事項の漏れによるメールのやり取りが増えるのは困りますよね。

返信の方針を決める

　まずは返信文を作るのではなく、返信方針を判断する材料として、受信したメールに含まれる重要な要素をCopilotに抽出してもらいます。なお、Copilotとのやり取りを続ける場合は、Copilot Chatの画面で確認すると、前後の回答を追いやすくなります。

受信したメールを開いた状態で［Copilot］ボタンをクリックすると、メールの内容が自動的に添付される。上記のプロンプトを入力して送信する

広い画面で回答を確認する。［…］－［完全なアプリで開く］をクリックする

判断材料となる情報が表にまとめられた

条件を追加して返信メールを仕上げる

　今回は、判断材料となる情報がまとめられた表の末尾に返信前に判断するポイントも箇条書きで表示されました。

Copilotが、謝罪メールへの返信前に確認・判断すべきポイントを整理した。返信文を作る前に、必要な確認事項を洗い出せる

　それぞれのポイントに対して、Copilotに自分の判断を伝えたうえで、返信案を3つ作成してもらいます。箇条書きが出力されない場合は「表から読み取れる確認事項をまとめてください」といったプロンプトを追加するといいでしょう。

　返信方針を比較する際は、相手との関係だけでなく、自社への影響や今後のリスクも判断材料になります。今回は、返信の温度感を比較しやすいように「関係維持」「納期への牽制」「相手への心理的負担」の3軸で整理します。

　このプロンプトに対して、今回は「関係維持重視（柔らかめ）」「バランス型（おすすめ）」「納期への牽制重視（強め）」の3案が提示されました。

「関係維持重視（柔らかめ）」の案。納期への牽制は控えめで、相手への心理的負担も小さい

「バランス型（おすすめ）」の案。今回の影響はないことを伝えつつ、これ以上のスケジュール変更は難しいことも明確にしている

「納期への牽制重視（強め）」の案。提出予定日を最終スケジュールとして明確にし、再発防止策についても追加確認を求めている

　相手との関係や納期への考え方が異なる3つの返信方針が提案されましたが、どの案を採用するかは「自分で判断」することがポイントです。

　今回は、新しい納期を確実に守ってもらうことを優先したいと判断します。Copilotのおすすめである案2は採用せず、強めの案3をベースに柔らかい印象になるように調整してみましょう。「コーチング」の機能を使います。

　返信内容の大枠が固まっているので、［すべての提案を適用する］で文面を調整したうえで、最後は自分で内容を確認して仕上げます。

メールの返信画面にCopilotの回答を貼り付けておく。調整したい文章を選択して、左の余白に表示されたアイコンをクリックする

［コーチングを受ける］をクリックする

［すべての提案を適用する］をクリックする

［置換］をクリックする

全体的に柔らかい印象に調整された。改行位置や言い回しなどを最終調整して仕上げる

　Copilotの回答を見るときは、文章の丁寧さだけでなく、「相手に何を求めているか」「こちらが何を約束しているか」「不要な要求を追加していないか」も確認します。

　返信文そのものだけでなく、判断材料の整理や方針の比較にもCopilotを活用すれば、自分の意図を反映したメールに仕上げやすくなりますよ。