Copilotに毎回同じ長いプロンプトを書くのは面倒！ ファイルごとのルールを覚えさせる技

Copilotにブックごとのルールを覚えさせよう

　ExcelのCopilotを使うと、表の集計や分析、グラフの作成までまとめて任せられます。必要な関数を入力したり、グラフを作成したりする手順を踏まなくても、「この表を分析して」と依頼するだけで、必要そうな情報を判断して結果を作ってくれるのは便利です。

　ただし、Copilotが分析結果として出力する内容は、こちらが毎回ほしいものと一致するとは限りません。集計表とグラフだけで十分なのに、KPIや要約まで含んだ大がかりなダッシュボードが作られることもあります。

「この問い合わせ記録を分析してください。問い合わせの傾向がわかるように、必要な集計やグラフを作成してください。」というプロンプトを送信した

［分析ダッシュボード］シートに詳細な情報がまとめられた

　例えば、毎月の問い合わせ記録を分析する場合、「担当者別の対応状況」を中心に確認するなら、必要なのは担当者ごとの「完了」「対応中」「折り返し待ち」の割合と、それを比較するグラフ程度でしょう。

　Copilotへのプロンプトに細かく条件を入力することもできますが、定期的に繰り返す作業では、以下のようなプロンプトを毎回入力するのは面倒です。

　そこで利用できるのが、「ブック ルール」です。「.Rules」という名前のワークシートを用意し、Copilotに守らせたいルールを書いておくと、そのファイルでCopilotを利用する時にルールが参照されます。［.Rules］シートに記入したルールはファイルに含まれるため、ファイルを共有した場合も引き継がれます。今回は、具体的な利用シーンを見ていきましょう。

［.Rules］シートに、このファイルのルールを記入する

　今回は、7月1日から31日までの問い合わせ記録を例にします。受付日、問い合わせ分類、担当者、対応時間、ステータスなどを記録した一覧表です。

　冒頭に紹介したように、ルールを設定しない状態で、Copilotに分析を依頼すると、問い合わせ件数や平均対応時間、完了率などのKPIに加えて、問い合わせ分類別やステータス別のグラフなどを含むダッシュボードが作成されました。

　間違いではありませんが、ここで毎回確認したいのは「担当者ごとの対応状況」だけです。そこで、［.Rules］シートに次のようなルールを登録します。

　ルールは、A列に1項目ずつ入力します。Microsoftは、短く具体的なルールを1セルに1つずつ記述することを推奨しています。また、［.Rules］シートは［非表示］状態になっていると利用されないため、必ず［非表示］状態が解除されている必要があります。

「.Rules」という名前のシートを追加して、上記のルールを追加した状態

　なお、ルールは現時点で英語のみ完全にサポートされており、日本語など英語以外の言語では動作が安定しない場合があると案内されています。今回の検証では大きな問題はありませんでしたが、意図どおりに動作しない場合は、日本語で記述したルールをCopilotに英訳してもらってからコピー＆ペーストしてもいいでしょう。

　ルールを設定した状態で、単純なプロンプトとして「この問い合わせ記録を分析してください。」と入力すると、新しいシートに担当者別のステータス割合がまとめられ、100％積み上げ横棒グラフが作成されました。KPIや文章による要約はありません。

　つまり、毎回長いプロンプトを書く代わりに、「このファイルの分析方針」を［.Rules］シートに指定しておくことができるわけです。

ルールを設定した状態で「この問い合わせ記録を分析してください。」と指示した結果。担当者別のステータス割合がまとめられ、100％積み上げ横棒グラフが作成された

ルールを書き換えれば、同じプロンプトで別の分析もできる

　［.Rules］シートに記述するルールによって、分析の切り口を変更することもできます。例えば、担当者別のステータスではなく、「どの種類の問い合わせに時間がかかっているのか」を確認したいとします。［.Rules］シートの内容を次のように書き換えます。

　そして、再び同じプロンプト「この問い合わせ記録を分析してください。」と送信すれば、問い合わせ分類別の平均対応時間を集計した表と横棒グラフが作成されます。プロンプトは変えていません。［.Rules］シートの分析方針を変更しただけです。

［.Rules］シートを上記のルールに書き換えた状態

プロンプトは先ほどと同じ、「この問い合わせ記録を分析してください。」と指示した。問い合わせ分類別の平均対応時間を集計した表と横棒グラフが作成された

　毎月更新する管理表や、同じ形式で確認する業務データであれば、［.Rules］シートに定型的な分析方針を書いておくことで、短いプロンプトでも一定の形式で結果を得やすくなります。

　業務によっては、分析内容以外のルールも考えられます。例えば、経理用のファイルなら日付や金額の表示方法、営業用なら集計表やグラフの形式などです。すべてを細かく指定する必要はなく、そのブックで繰り返し使う条件だけを登録しておくといいでしょう。

「個人設定」と［.Rules］シートは役割を分ける

　ここで注意したいのが、ExcelのCopilotには［.Rules］シートとは別に［個人設定］という設定項目も用意されていることです。

Copilotパネルの［…］－［個人設定］をクリックする

ここに登録した内容は、同一のアカウントでExcelのCopilotを利用するすべてのファイルとセッションに適用される

　［個人設定］に登録した内容は、自分のアカウントに保存され、同一のアカウントでExcelのCopilotを利用するすべてのファイルとセッションに適用されます。一方、他のユーザーには共有されず、ブックにも保存されません。

　例えば以下のような、自分がどのExcelファイルでも使いたい作法は［個人設定］に登録する内容に向いています。

　一方で、「担当者別にステータスの割合を集計する」「問い合わせ分類別の平均対応時間を確認する」「分析結果は表とグラフだけにする」といった条件は、今回の問い合わせ記録だからこそ必要なものです。このようなファイル固有の条件は［.Rules］シートに記入するほうが適しています。

　「このファイルの決まり」は［.Rules］シート、「自分の好み」は［個人設定］に登録すると考えるとわかりやすいでしょう。「今やりたいこと」はプロンプトに入力すれば事足ります。

　Copilotを使うたびに長いプロンプトを書くのではなく、繰り返す条件は［.Rules］シートを利用すれば、Excelファイル自体にCopilotへの指示を持たせるような使い方ができますよ。