【Outlook】謝罪・催促・断りメールをCopilotに頼むプロンプト例 ～コーチングも活用しよう

謝罪や催促、断りといった“書きにくい”メールほどCopilotが役立つ

　取引先への謝罪文、問い合わせの催促、先方からの提案を断るメールなどは、書き出しに悩むことが多いですよね。用件は決まっていても、どこまで詳しく書くべきか、どの程度丁寧にするべきか、相手にどう受け取られるかを考えると、なかなか筆が進まないものです。

　後回しにして問題が余計に大きくならないように、OutlookのCopilotを活用しましょう。必要に応じて「Copilot」の画面も開き、下書き作成や文面の調整に使うと便利です。

Outlookのメール作成画面と同時に「Copilot」の画面も開いておこう

　ただし、単純に「謝罪文を書いて」「催促するメールを書いて」といった短い指示だけでは、意図に合った文面にならないことがあります。相手との関係や文面の強さ、伝えたい内容を指定しておくことが大切です。今回は、Copilotに“書きにくい”メールの下書きを依頼する際のプロンプト例を紹介します。

短い指示では無難すぎる文面になりやすい

　例えば、納品が遅れてしまったことを取引先に伝えるメールの文面を生成したい場合、遅延の理由や新しい提出予定日、再発防止策、相手との関係性などがわからなければ、汎用的な内容になりがちです。

　必要以上にへりくだった表現や、具体性のない文章では、誠意が伝わりにくくなりますし、生成後の文章を何カ所も修正するのであれば、Copilotを使う効果も薄れてしまいます。

「納期遅れのお詫びメールを書いて」のように指示すると、テンプレートのような文面になる傾向がある

　“書きにくい”メールを作成する時は、文章そのものを考える前に、Copilotへ渡す条件を整理しましょう。「メールの目的」「必ず含める要素」「トーン」「その他条件」に分けて書く方法がおすすめです。

謝罪メールは「事実」と「対応策」を分けて指示する

　納品遅延を謝罪するメールの例を考えてみましょう。謝罪メールでは、何が起きたのかを簡潔に伝えたうえで、今後どう対応するのかを示す必要があります。ただし、理由を詳しく書きすぎると、言い訳のように読まれることもあります。

　相手が次の対応を判断できるように「提出予定日」と「再発防止策」を明記し、過度にへりくだらず、言い訳に聞こえないように配慮します。また、丁寧さを意識しすぎて文章が重くなりすぎないようにトーンも指定して、以下のように指示してみます。ここでは、メールの件名は除いて、本文のみを生成します。

上記のプロンプトで生成した謝罪のメール本文。「誠に恐縮」や「ご理解賜ります」といった画一的な表現や「見直しおよび再発防止」のような曖昧な表現がなくなった

催促メールは「責めない」と「期限を明確にする」を両立する

　返信を催促するメールでは、相手を責める印象を避けながら、確実に行動してもらう必要があります。弱すぎる表現では要件が伝わらず、強すぎる表現では関係性を損なう恐れがあります。

　また、「7月5日までに」と具体的な期限を入れることで、相手に求める行動が明確になります。さらに「行き違いの場合は失礼をお詫びする一文」と入れておくと、やわらかい印象に調整しやすくなります。

単純に「返信を催促するメールを書いて」と指示した場合の文面。表現は丁寧だが、何をいつまでに対応すればいいのかがわからない

上記のプロンプトで生成した催促のメール本文。何の催促なのか、いつまでに返信すればいいのかが明確になった

断りメールは「理由を書きすぎない」ことも大切

　取引先からの提案を断るメールでは、理由を丁寧に説明しようとして言い訳がましくなったり、相手に反論の余地を与えたりすることがあります。断る理由は簡潔に伝え、提案への感謝と今後の関係に触れるのが基本です。

　相手の提案を否定せずに「今回は対応が難しい」と伝えれば、提案そのものを拒絶する印象を抑えられます。ただし、「また機会があれば」などの表現を安易に入れると、相手に期待を持たせてしまうことがあります。今後の関係を維持したい場合でも、情報交換を続けたい程度にして温度感を調整するといいでしょう。

単純に「協業提案を断るメールを書いて」と指示した場合の文面。一般的な内容だが、他人行儀な印象を受ける

上記のプロンプトで生成した断りのメール本文。過去の実績と今後のつながりも感じられる

送信前にメール文面を調整する

　メールの下書き作成にCopilotは便利ですが、生成された文面をそのまま送信するのは避けましょう。日付、提出物名、相手の会社名、担当者名、責任範囲などを確認し、必要に応じて自分で修正します。

　自分で文面を修正した後は、相手の受け取り方を確認できる「コーチング」の機能がおすすめです。「トーン」「閲覧者の感情」「明確さ」に関する提案を確認し、採用したい提案があれば必要な部分をコピーして利用するといいでしょう。送信前にひと手間かけることで、誤解の少ないメールに仕上げやすくなります。

生成された文面を新規メールの本文として貼り付けて調整した状態。左の余白に表示されたアイコンをクリックする

［コーチングを受ける］をクリックする

［トーン］［閲覧者の感情］［明確さ］といった視点で改善案が提案される。採用したいと思う提案はコピーして利用するといい。なお、［すべての提案を適用する］をクリックすると提案を踏まえてリライトされるが、送信前の最終段階ではおすすめできない

　謝罪、催促、断りなどのメールは、一から書くと表現に迷って時間がかかります。目的、必ず含める要素、トーン、条件を整理してCopilotに下書きを任せてみましょう。コーチングによる確認を組み合わせれば、言いにくい内容でも、相手に配慮した文面へ整えやすくなります。