“ボード”“リスト”“カード”でなんでも整理できる無料のタスク管理ツール「Trello」

「Trello」v2.10.1

　「Trello」は、“カンバン”スタイルでタスクを視覚的に管理できるアプリ。Windows 10に対応するフリーソフトで、“Microsoft ストア”から無償でダウンロードできる。

　“Trello”は、“ボード”と“リスト”、“カード”でタスク（やるべきこと）をビジュアルに管理するユニークなタスク管理サービス。シンプルで柔軟性に富んでおり、さまざまな業務プロセスにフィットするのが魅力だ。各種オンラインサービスとの連携も充実しており、うまく組み合わせればさまざまなニーズに応えることができる。

プロジェクトごとに“ボード”を作成。プライベートからチームまでをサポート

　利用するには、まずプロジェクトごとに“ボード”を作成する。プライベートなタスクをメモしておく“ボード”、仕事仲間と共有して業務タスクを管理するための“ボード”など、用途に応じて“ボード”を作成するとよいだろう。

　次に、“ボード”を開いて“リスト”を作成する。“リスト”の使い方は自由だが、ここでは“やるべきこと”“やっていること（進行中）”“やったこと（完了）”の3つの“リスト”を作成してみよう。続けてタスクの数だけ“カード”を作成し、“やること”リストへ配置する。あとはタスクの進捗状況に応じて“カード”を“やっていること”リストや“やったこと”リストへ移していく。こうすればどのタスクが今どんな状況にあるのかが一目瞭然だ。

　“やったこと”リストに溜まった“カード”は、不要になったら“アーカイブ”（緊急度の低いアイテムを取り除き、別の場所へ保管しておくこと）しておこう。“ボード”“リスト”からは除去されるが、検索には引っかかるようになる。こうしておけばあとで内容を確認したくなったり、“ボード”に戻したくなっても安心だ。

進捗に応じて“カード”を“やるべきこと”→“やっていること”→“やったこと”へ移動させていく。こうすればどのタスクが今どんな状況にあるのかが一目瞭然

不要になった“カード”はアーカイブ。検索すればアーカイブした“カード”にまたアクセスできる

　また、メンバーごとに“リスト”を作成して、担当者の“リスト”へ“カード”（タスク）を振り分けるといった使い方も考えられるだろう。もっとも、“カード”にはそれぞれ複数のメンバーを割り当てることができるので、“1タスク＝1担当者”でないならば、“カード”にメンバーを割り当てて運用した方がよいだろう。“カード”にはそのほかにもラベル、チェックリスト、期限、添付ファイルなどを追加することが可能。また、概要やコメントを書き込んだり、チームメンバーが“カード”に加えた変更を“アクティビティログ”でチェックすることもできる。

メンバーごとに“リスト”を作成して、担当者の“リスト”へ“カード”（タスク）を振り分けるといった使い方も考えられる

“カード”にはラベル、チェックリスト、期限、添付ファイルなどを追加できる。業務フローにあわせて自由に運用しよう

　そのほかにも覚えておくとよいのが、通知ポップアップとプロフィール画面だ。チームメンバーが活動するとさまざまな通知が送られてくるが、それらは画面右上の鈴アイコンを押すと現れる通知ポップアップでまとめてチェックすることが可能。さらにその右隣のプロフィールアイコンをクリックすると、プロフィール画面やカード画面へアクセスできる。この画面では“ボード”内でフォローしている“カード”の“アクティビティログ”をまとめて閲覧したり、“カード”をフィルタリングして表示することができる。

通知ポップアップ

プロフィール画面

ネイティブ連携がデスクトップアプリの魅力

　さて、今回紹介した“Trello”はオンラインサービスなので、基本的にはWebブラウザーで利用することになるが、Windows/Macに対応したデスクトップアプリも用意されている。Windows版は“ストア”から入手可能で、セットアップやアップデートも容易だ。

　デスクトップアプリの魅力は、OSネイティブの通知機能が利用できる点、キーボードショートカットをカスタマイズできる点、タスクトレイに収納できる点などだ。また、Webブラウザーとはウィンドウが独立しており、別々に動作するのも魅力だ。

　その一方で、“Trello”向けに有志が開発している「Google Chrome」向けの拡張機能が利用できないのはデメリットと言えるかもしれない。