1日の最初に今日の作業を整理して効率を上げる！タスク管理ツール「Microsoft To-Do」

　作業すべきタスクが積み重なってくると、それをすべて正しく記憶しておくことは難しくなります。そこでメモ帳に作業すべき事柄を書き出したり、あるいはタスクを書き込んだ付箋をディスプレイに貼り付けたりして管理している人は多いでしょう。こうした方法も有効ですが、締め切りが変わった、あるいはタスクの内容が変更になったなど、記録した内容の修正や編集が面倒です。また、ノートや付箋を貼り付けたディスプレイが目の前になければ、作業すべき内容がわからないのも難点でしょう。

　このような課題を解決する上で、役立つのがパソコンやスマートフォンで利用できるタスク管理ツールです。データで管理していれば修正や編集も容易なほか、その時々の優先順位に応じてタスクを並べ替えるといったことも簡単に行えます。またタスクの内容がクラウド上に保存されていれば、必要なときにその場でタスクを参照し、必要に応じて追加したり修正したりできるのも便利でしょう。

シンプルで使い勝手のよいタスク管理ツール

　こうしたタスク管理ツールの1つとして、マイクロソフトから提供されているのが「Microsoft To-Do」です。ベースとなっているのはマイクロソフトが買収したタスク管理サービスである「Wunderlist」で、これを改良して「Microsoft To-Do」としてリリースされています。

　対応しているプラットフォームはWindows 10とAndroid、iOS、Windows 10 Mobileで、Webブラウザーで使えるWebアプリケーションも用意されています。なおWindows 10版はUWPアプリとしての提供で、“Microsoft ストア”からダウンロードできます。また利用するにはMicrosoftアカウントが必要です。

　Windows 10版の画面構成は極めてシンプルで、左側にタスクを分類して管理するためのカテゴリのリストが並び、その右に選択しているリストに含まれるタスクが並びます。タスクを登録する場合、［＋To Doの追加］をクリックし、タスクの件名を入力します。タスク管理で重要となる期限日は、タスクをダブルクリックして表示されるプロパティの［期限日の追加］で指定できます。なお期限が今日や明日であれば、タスクを右クリックして表示されるコンテキストメニューからも指定可能です。

　作業が完了したら、それぞれのタスクの先頭にある丸印をクリックします。これでチェックが付き、さらにタスクの件名に横線が引かれて完了したことがわかるようになっています。

1日の最初に今日の作業を整理する

　ユニークな機能としては、カテゴリの1つとしてあらかじめ用意されている“今日の予定”です。ここは当初何の予定も登録されておらず、今日作業する内容をリストアップするのに使います。右上にある電球アイコンをタップすると、“今日の予定”カテゴリに登録するタスクの候補を表示してくれます。この候補には、本日や翌日が締め切りの予定や、各カテゴリに登録されているタスクが表示されるので、その中から今日行うタスクを選び、［＋］ボタンをクリックすると今日の予定に追加できます。

　1日の仕事を始めるとき、いきなり作業を始めるのではなく、まず今日の予定を開き、表示された候補の中から今日やるべきことを選んで登録することから始めれば、頭の中を整理した上で仕事に臨めるのではないでしょうか。

　今日の予定とカテゴリの機能を組み合わせれば、タスクの数が膨大になってもスマートにタスクを管理し、作業すべきことをピックアップできるでしょう。たとえばプロジェクトごとにカテゴリを作成し、その中から今日作業すべきタスクをピックアップし、今日の予定に追加するといった使い方です。これならカテゴリをまたいでタスクを登録しても、作業すべきタスクを見落とすことも防げます。

　「Microsoft To-Do」はシンプルなため使いやすく、パソコンやスマートフォンで初めてタスク管理をするというユーザーには最適です。ただサブタスクを登録できない、あるいは作業の進捗度を管理できないなど、多機能なタスク管理ツールで実現されている機能が省かれているのも事実です。まず「Microsoft To-Do」でタスク管理をはじめ、もし機能不足を感じるのであれば、ほかのタスク管理ツールにチャレンジしてもよいでしょう。