「Slack」でメールでは煩雑になりすぎる多人数での業務連絡を円滑にする

　メールはコミュニケーションツールとして確固たる地位を築いており、さまざまな場面で広く利用されています。ただビジネスコミュニケーションのツールとして考えた場合、いくつかの弱点があるのも事実でしょう。まず1つは、どうしてもメールの文章が長くなりがちな点です。いわゆるビジネス文書の書き方に沿って手紙を書くようにメッセージを記述する形が一般的であり、内容が長くなりがちで書く側にとって手間がかかるのはもちろん、そうしたメールが大量に届けば読む側も大変です。

　複数のユーザーでやり取りを行うと、誰が誰のどのメールに返信しているのかがわかりづらいことも問題でしょう。昨今のメールクライアントが実装するスレッド表示機能を使えば多少わかりづらさは軽減されますが、それでもスレッド内のメール数が増えると流れが複雑になるため、振り返って過去の話題を追うのはかなりの労力が必要です。

テキストチャットで仲間と意思疎通を図る

　こうしたメールにおける課題を解決するため、昨今広まり始めているのがビジネス向けのチャットツールであり、その中でも人気を集めているのが「Slack」です。いわゆるテキストチャットであるため、本題だけで送信しても違和感がなく、メールのように長々とメッセージを書く必要がありません。さらに「Slack」では、やり取りする内容に応じて「チャンネル」を作成できるため、話題ごとに異なる“場”でコミュニケーションが可能なほか、それぞれのメッセージに対する返信はスレッドとしてまとめられるため、複数の話題が錯綜することを避けられます。招待したユーザーしか参照できない、プライベートなチャンネルも作成できます。

　初めて「Slack」を使う場合には、まずユーザー登録から行います。メールアドレスを入力した後、ワークスペースを作成するかどうかを選択します。ワークスペースとは、会社やプロジェクトチームごとに作成するコミュニケーションのための場であり、ここに各々のメンバーが参加してコミュニケーションすることになります。その後、登録したメールアドレスに送られてきた確認コードの入力や名前やパスワードの設定、アンケートに回答すれば完了です。また、ここからワークスペースに参加してほしいメンバーに、参加を促すメールを送信することもできます。

　登録が完了し、ほかのメンバーも作成したワークスペースに参加したら、早速チャットしてみましょう。作成したワークスペースには、ワークスペース全体のコミュニケーションを行うための“#general”と、雑談のための“#random”という2つのチャンネルが作成されています。チャンネルにメッセージを書き込むには、画面左のチャンネル一覧からいずれかをクリックし、画面下のメッセージボックスにテキストを入力して［送信］ボタンをクリックするか、［Ctrl］＋［Enter］キーを押します。

　投稿されたメッセージを起点としてスレッドを作成することも可能で、この機能を使ってほかのユーザーのメッセージに返信できます。スレッドに対して投稿したメッセージは、チャンネルのメイン領域には表示されないので、返信が大量にあっても投稿されたメッセージが埋もれてしまうことがありません。さらに他人の投稿にエモティコンを貼り付けたり、ほかのチャンネルやダイレクトメッセージで投稿されたメッセージを共有することもできます。

　そのほか“@ユーザー名”で特定の人に通知が送られるようにメッセージを投稿したり、あるいはダイレクトメッセージで個別にやり取りできたりなど、いわゆるSNSで一般的な機能は網羅されています。またファイルや画像を投稿することも可能です。

アプリの追加で柔軟にカスタマイズできる

　「Slack」はWebサイトにアクセスして利用できるほか、専用のクライアントソフトも用意されています。WindowsとMac OSに加え、AndroidおよびiOS向けにも提供されているため、外出先でもチャンネルでのやり取りをチェックしたり、自分宛のダイレクトメッセージを受け取れます。また複数のデバイスで利用する際、メールに記載されたURLを開くだけで再ログインできる手軽さも嬉しいところです。

　アプリを追加してカスタマイズできることも大きな特徴です。提供されているアプリの数は膨大で、これらを利用することで「Slack」を柔軟にカスタマイズすることができます。たとえば「Slack」から外部のクラウドサービスを操作できるアプリを追加すれば、チャンネルからコマンドを入力してクラウドサービスを利用する、といったことが可能になります。また「Slack」上でアンケートを実施できるアプリなど、チーム内のコミュニケーションに役立つものも少なくありません。

　「Slack」向けに提供されているアプリは数多く、これらを活用することでさまざまな業務のフロントエンドとして「Slack」を活用することが可能です。チーム内のコミュニケーションを効率化できるだけでなく、アプリを追加することで幅広い用途で使えるようになる汎用性の高さも「Slack」の大きな魅力だと言えるでしょう。