いまさら聞けないExcelの使い方講座
【Excel効率化】表は必ずテーブルにするのが吉！エクセルの表編集で無駄な作業を今すぐカットするテク
2017年11月6日 06:55
Excel（エクセル）は、仕事や普段の生活で使う機会の多い、最も身近なアプリケーションのひとつです。しかし、「イマイチよくわからないまま使っている」「実は少し苦手……」という人も多いのではないでしょうか？ この連載では、いまさら人に聞けないけど、知っていれば必ず役に立つ、Excelを使いこなすためのノウハウを紹介します。
無駄な作業をしていませんか？
Excelの表で、新しく行や列を追加した際、数式や書式を既存の列や行からコピーしていませんか？ また、合計を表示するための集計行に、SUM関数や数式などを手入力していませんか？
もし皆さんがこれらの作業をしているとしたら、実はすべて無駄な時間かもしれません。なぜなら、Excelのテーブル機能を使用すれば、これらは全部自動で行ってくれるからです。
Excelのテーブル機能というと、オートフィルターを使用したデータ抽出や、見やすい縞模様のレイアウトなどがメインの特長ですよね。「データ分析は行わないからテーブルにしなくてもいいよ」と思う読者もいるかもしれませんが、表をテーブルにして管理すると、行や列を追加したときに、数式や書式まで自動的にコピーしてくれるので、作業の効率が大幅にアップします。
今回は、そんなExcelのテーブル機能の便利な使い方について解説します。
新しく列を追加すると自動で数式もコピーされる
例として、「備品納入表」（①）に新しく列を追加してみましょう。ここでは、すでに表からテーブルに変換されているものとします。
テーブルの一番右端（G列）に新しい列を追加して、割引金額を入力するようにしましょう。まず、セルG1に列名を入力します。ここでは、10％割引の金額を入力するので「10%オフ」（②）という列名にします。
列名を入力したあとに［Enter］キーを押すと、自動的にテーブルが拡張されて、G列もテーブルの一部となりました（③）。
次に、G列に10％割引の金額を求める数式を入力します。10％割引の金額を求めるには、金額に90％を掛け算すればよいですね。セルG2には「=F2*90%」（④）と入力します。
［Enter］キーを押して、数式を確定すると、G列すべてのセルに数式がコピーされて、一瞬で10％割引の金額が求められました（⑤）。
このように、表をテーブルにすると、新しい列を追加した時にも、手動で数式をコピーする必要はありません。自動的に同じ数式が入力されるので、コピーの手間も省けますし、操作ミスも防げます。
集計行が自動的に追加される
売上表などの集計表では、最後に金額の合計を求めることが多いと思います。テーブル機能を使えば、このような集計作業も一瞬で行えます。
テーブル内のいずれかのセルを選択した状態で、［テーブルツール］の［デザイン］タブ（①）の［集計行］（②）をクリックしてチェックマークを付けます。操作はこれだけです。
すると、テーブルの最終行に集計行が自動的に追加されました（③）。さらに合計値（④）も自動的に計算されています。
この集計行には、合計だけでなく、さまざまな集計方法を選んで値を表示することができます。どのような集計ができるのか確認してみましょう。
合計値のセルをクリックすると、セルの右横に矢印ボタン（⑤）が表示されるので、これをクリックします。その後、表示されるドロップダウンメニュー（⑥）からさまざまな集計方法を選ぶことができます。
試しに、［最大］（⑦）を選択してみましょう。
10％割引金額の最大値「13500」（⑧）が表示されました。
同様の操作で、集計行の他のセルにも、集計方法を選んで値を表示できます。マウスクリックだけで、さまざまな集計ができるので、とても便利ですね。
テーブル機能を使いこなして無駄な作業を省こう
今回は、Excelのテーブル機能を使って、新しい列の追加や集計行の追加を一瞬で行う方法について解説しました。
表をテーブルに変換すると、さまざまな操作を自動で行ってくれるので、日々の業務の時短につながります。ふだん、テーブル機能を使用しない人も、ぜひ一度試してみてくださいね。