Google スプレッドシートで表を作成・編集・保存するには？基本の操作

　多くの会社では、Microsoft Excelを使っているため、Google スプレッドシートにはあまり馴染みがないかもしれません。Googleの提供しているWebブラウザー上で動作する表計算アプリGoogle スプレッドシートは、無料ながらMicrosoft Excel並みの機能を備えています。予算の都合で自宅のパソコンには、Microsoft Excelが入っていない方にもおすすめです。本連載では、Google スプレッドシートの操作について紹介します。

Google スプレッドシート。オンラインを前提とするなら、最近のモダンなWebブラウザーであればどれでも構わないが、Google ドライブと連携した時の使い勝手を考えるとGoogle Chromeがおすすめ

新規の「スプレッドシート」を作成する

　Google スプレッドシートを利用するには、Googleアカウントが必要となります。Gmailなどで利用しているGoogleアカウントでOKです。まずはインターネットに接続した（オンライン）の状態で新規の「スプレッドシート」を作成してみましょう。

WebブラウザーでGoogle ドライブへアクセスする

画面左上の［新規］ボタンをクリックして、［Google スプレッドシート］を選択する。任意のフォルダーに保存する場合は、あらかじめフォルダーを作成し、該当のフォルダーを表示してから操作しよう

新しいタブに新規の「スプレッドシート」が作成された。画面左上に表示されている［無題のスプレッドシート］をクリックして、ファイル名を入力する。

　作成したファイルの編集内容は自動的に保存されます。なお、何も編集せずにタブを閉じた場合は、新規の「スプレッドシート」は削除されます。［無題のスプレッドシート］がいくつも作成されてしまうことはありません。

Microsoft Excelのファイルをアップロードして編集する

　もちろん、既存のExcelファイルをGoogle ドライブにアップロードして編集することも可能です。自分のGoogle ドライブをWebブラウザーで開いておき、Excelファイルをドラッグするだけ。Googleスプレッドシートを使ってExcelファイルを操作すると、編集内容が自動的に保存されるようになります。

自分のGoogle ドライブをWebブラウザーで開いておき、Excelファイルをドラッグする

Excelファイルをアップロードした状態。Google ドライブ上でExcelファイルをダブルクリックする

プレビュー画面が表示されるので、画面上部にある［Google スプレッドシートで開く］ボタンをクリックする

ExcelファイルがGoogleスプレッドシートで表示された。ExcelファイルをGoogleスプレッドシートで開くと「.xlsx」と表示される

Googleスプレッドシートで編集したファイルをダウンロードする

　続けて、編集したスプレッドシートを自分のパソコンに保存してみましょう。ちなみにスプレッドシートのメニューには［保存］の項目はありません。Google ドライブにあるファイルをWebブラウザー経由で“ダウンロード”する仕組みです。

［ファイル］－［形式を指定してダウンロード］－［Microsoft Excel（.xlsx）］の順にクリックする

Google スプレッドシートはオフラインでも利用可能

　Google スプレッドシートは、インターネットに接続していない（オフライン）状態でも利用可能です。作成済みのスプレッドシートをオフラインでも利用したいときは［ファイル］メニューから［オフラインでも利用可能にする］を選択します。なお、オフラインの状態で新規のスプレッドシートを作成すると、自分のGoogle ドライブ（マイドライブ）直下にスプレッドシートが保存されます。任意のフォルダーに移動したいときはオンラインに切り替えて操作しましょう。

作成済みのスプレッドシートをオフラインでも利用したいときは、［ファイル］－［オフラインでも利用可能にする］を選択する

オフラインの状態で、新規の「スプレッドシート」を作成した状態。ファイル名を指定するダイアログボックスで任意の名前を指定して［編集を開始］ボタンをクリックすると、自分のGoogle ドライブ（マイドライブ）直下にファイルが保存される