【Excel】表のデータを五十音順や入社年順などで自由に並べ替えるエクセルのテク2選

テクニック1　［並べ替え］で項目を指定して並べ替える

　1つ目のテクニックは、並べ替えの基準となる項目を［データ］タブの［並べ替え］で指定する方法です。

　ランダムにデータが並んだ名簿（①）を、生年月日順に並べ替えてみましょう。

　名簿で並べ替えに必要になるセル範囲を選択します。ここでは、見出し行からデータの一番下の行までが必要になるので、セル範囲A2:G16（②）をドラッグして選択します。

　セル範囲を選択したら、リボンの［データ］タブ（③）→［並べ替え］（④）をクリックします。

　［並べ替え］ダイアログボックスが表示されます。［列］の［最優先されるキー］の右側に表示される下向きの矢印のアイコン（⑤）をクリックすると、見出し行に入力されている項目が表示されます。ここでは生年月日順にデータを並べ替えたいので、［生年月日］（⑥）をクリックします。

　同様にして［並べ替えのキー］で［値］（⑦）、［順序］で［昇順］（⑧）を選択し、［OK］（⑨）をクリックします。

　昇順を選択すると値の小さいものから順にデータが並び、降順を選択すると値の大きいものから順に並びます。氏名など、数値ではなくひらがな・漢字で入力されているデータは、［昇順］を選択すると五十音順に並ぶようになります。

　ダイアログボックスが閉じ、生年月日が早い順に並べ替えることができました（⑩）。

　データを元の順番に戻したい場合は、リボンの左上にある［元に戻す］（⑪）をクリックします。

テクニック2　フィルターを使ってデータを並べ替える

　2つ目のテクニックは、「フィルター」機能を使ってボタン操作で並べ替えられるようにする方法です。先ほどと同じ社員名簿で、氏名の五十音順にデータを並べ替えてみましょう。

　先ほどと同じように、名簿のデータが入力されているセル範囲A2:G16（①）をドラッグして選択し、［データ］タブ（②）の［フィルター］（③）をクリックします。

　見出し行の項目の右側に下向きの矢印のアイコンが表示されました。これを「フィルターボタン」といいます。［氏名］の横にあるフィルターボタン（④）をクリックします。

　メニューが表示されるので、［昇順］（⑤）を選択します。

　データが氏名の五十音順に並びました（⑥）。データを並び替える基準とした項目の見出しは、フィルターボタンの形が他の見出しと違うものになります。

　データの並びを元の順番に戻したいときは、画面左上の［元に戻す］をクリックします。また、［データ］タブの［フィルター］をもう一度クリックすると、フィルターが解除されてフィルターボタンの表示が消えます。ただし、データを並べ替えたあとにフィルターを解除すると、データの並び順が変わったままの状態でフィルターボタンの表示が消えるので、気を付けましょう。

データを自在に並べ替えて使いやすい表にしよう

　今回は、［並べ替え］でデータを並べ替える方法と、［フィルター］でデータを並べ替える方法を解説しました。

　どちらも、ダイアログボックスやメニュー上の操作だけでデータを並べ替えることができ、元の順番に戻すことも簡単です。

　データを思い通りに並べ替えて、表を使う作業の効率をアップさせましょう！