いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】同じ内容を何度もコピペするなら一括入力のほうが速い!エクセルで効率的にセルに値や数式を入力する方法

同じ値や数式を何度も入力するのが面倒!

 Excelで名簿やシフト表を作成する際、複数のセルに同じ内容を繰り返し入力しなくてはならない時ってありませんか。また、売上表や見積書を作成する際には、1つのセルに入力した数式を他のセルにもコピーすることはよくあると思います。このような作業は、それ自体はちょっとしたことなのですが、入力するセルの数が多いと、意外と時間がかかったりします。効率的にセルに値や数式を入力して、業務もスムーズに終わらせたいですよね。そこで今回は、Excelで複数のセルに同じ値を一括で入力する方法と、1つのセルに入力した数式を他のセルに一気にコピーする方法を解説します。

❶複数のセルに同じ値を一括で入力する

 次の「7月第2週シフト表」には、一週間のスタッフの勤務体制が途中まで入力されています。そこで、このシフト表を完成させてみましょう。このシフト表で、空白になっているセル(セルD3、セルE7、セルG3、セルG4)(①)は、佐藤さんの担当シフトだとします。これらのセルに、一括で「佐藤」と入力してみましょう。

 同じ内容を入力したいセル(ここでは「7月第2週シフト表」の空白のセル)をすべて選択しましょう。離れたセルを選択するには、[Ctrl]キーを押しながらセルをクリックすると選択できます。では、やっていきましょう。まず、セルD3(②)をクリックして選択します。

 続けて、[Ctrl]キーを押しながら、セルE7をクリック(③)します。すると、離れた2つのセルを選択できます。

 続けて、セルG3とセルG4を選択します。先ほどと同様に、[Ctrl]キーを押しながらセルをクリックしていきますが、この2つのセルは隣接しているので、[Ctrl]キーを押しながら、セルG3からセルG4へマウスをドラッグ(④)します。すると、これらの2つのセルをまとめて選択できます。

 これで、空白のセルをすべて選択できました(⑤)。

 空白のセルがすべて選択された状態で、「佐藤」(⑥)と入力します。今回の例では、セルG3にだけ名前が入力されているように見えますが、気にせず続けます。入力を終えたら、[Ctrl]+[Enter]キーを押します(⑦)。

 先ほど選択したすべてのセルに、一括で「佐藤」と入力されました(⑧)。

❷数式を一気にコピペする方法

 次の「7月売上表」を見てみましょう。この表のG列には、金額を計算するための数式(単価×数量)が入力されています。例えば、セルG3(①)には「=E3*F3」と入力されています。この数式をG列のほかのセルにもコピーしたい時、どのようにすれば一番効率的にできるでしょうか。

 オートフィルで数式をコピーすることを考える人は少なくないでしょう。セルG3の右下にマウスを乗せるとマウスポインターの形が変わる(②)ので、そのまま下方向にドラッグ(③)すると、数式をコピーできますよね。

 このやり方でももちろん、数式を他のセルにコピーできますが、画面に収まりきらないような大きな表の場合、目的のセルまでぴったりドラッグするのも、案外大変です。このような時は、セルG3の右下にマウスを乗せてマウスポインターの形が変わったら、その場所でダブルクリック(④)してみましょう。

 すると、セルG10まで一気に数式が入力されます(⑤)。このダブルクリックで入力する操作は、隣接する左側のセルにデータが入っている場合に使用できます。

効率的にセルに値や数式を入力する方法をマスターしよう

 今回は、Excelで複数のセルに同じ値を一括で入力する方法と、1つのセルに入力した数式を他のセルに一気にコピーする方法を解説しました。1つ1つの操作は大した作業量でなくても、いくつも数が重なると意外と大きな手間になったりします。ぜひ、今回紹介した方法を参考に、作業の効率化を図ってくださいね。