いまさら聞けないExcelの使い方講座
【Excel】受け取った書類に空白セルが多いと憂鬱…… エクセルで空白セルを一括操作する方法
2020年7月15日 06:55
データが入力されていないセルが多すぎて憂鬱……
普段の業務で、受け取った書類をチェックして報告する立場の読者は少なくないと思います。その際、資料の出来ばえに不満を感じることはありませんか？ 例えば、空白のセルがたくさんある状態で「完成しました」と渡されて、モヤっとした経験はありませんか？
Excelの書類に空白セルがあった場合、それが入力漏れなのか、「該当データなし」のセルなのか、はっきりしないと困りますよね。そこで今回は、このようなモヤモヤを解消するテクニックを2つ解説します。まず1つ目は、入力漏れであることを目立たせるために、セルに背景色を付けるというものです。再入力が必要なセルに色を付けて後輩や部下に差し戻せば、どこがまずかったのかすぐに伝わりますよね。2つ目は、空白セルに「該当データなし」を意味する「-」を入力する方法です。空白セルがミスでないことをはっきりさせて上層部に提出すれば、不要な問い合わせを受けることもないでしょう。
❶空白セルに背景色を付ける
次の「商品別売上表」には、空白セルがいくつか（セルD4、セルE7、セルG7）（①）あります。これらのセルに一括で背景色を付けてみましょう。
空白セルが含まれるセル範囲（セル範囲A2:G7）を選択（②）して、［ホーム］タブ（③）→［検索と置換］（④）→［条件を選択してジャンプ］（⑤）をクリックします。
［選択オプション］ダイアログボックスが表示されるので、［空白セル］（⑥）のラジオボタンをクリックして選択し、［OK］（⑦）をクリックします。
すると、3カ所あった空白セルがすべて選択されます（⑧）。
選択されたセルに色を付けていきます。［塗りつぶしの色］の横の矢印ボタン（⑨）をクリックして表示されるメニューから、塗りつぶしたい色（⑩）を選択します。
3カ所あった空白のセルに一括で色を付けることができましたね（⑪）。
❷空白セルに文字を入力する
次の「受講者名簿」には、空白のセルがいくつかあります（①）。これらの空白セルは、入力漏れではなく「該当データなし」という意味なのですが、単に空白のままだと、入力忘れと思われてしまいますよね。よって、空白セルに「該当データなし」を表す「-（半角マイナス）」を一括で入力してみましょう。
先ほどと同様に、空白セルが含まれるセル範囲（セル範囲A2:E12）を選択（②）して、［ホーム］タブ（③）→［検索と置換］（④）→［条件を選択してジャンプ］（⑤）をクリックします。
［選択オプション］ダイアログボックスが表示されるので、［空白セル］（⑥）のラジオボタンをクリックして選択し、［OK］（⑦）をクリックします。
すると、空白セルがすべて選択されるので（⑧）、そのまま「-（半角マイナス）」を入力（⑨）します。入力し終えたら、［Ctrl］＋［Enter］キーを押します（⑩）。
すると、選択されたすべてのセルに一括で「-」が入力される（⑪）ので、続けて、［ホーム］タブの［中央揃え］（⑫）をクリックします。
すると、「-」が入力されたセルがすべて中央揃えになります（⑬）。
これで入力漏れと勘違いされることはなくなりそうですね。
空白セルに対して一括で操作したいなら「ジャンプ」機能！
今回は、Excelで空白のセルを一括で検索・選択して、まとめてセルに背景色を付けたり、「-」を入力する方法を解説しました。このように、空白セルだけを一括で選択する機能を「ジャンプ」機能といいます。ジャンプ機能は、他にもさまざまな使い方ができ、例えば、数式が入力されたセルだけを一括で選択したり、反対に数式ではなく値が入力されたセルだけを一括で選択したりできます。ぜひ一度、試してみてくださいね。