いまさら聞けないExcelの使い方講座
【Excel】スケジュール帳のサイズに合わせたカレンダーを印刷したい！ 表を用紙に合わせるテクニック
2022年6月20日 06:55
無駄なく印刷するなら「ページレイアウトビュー」を利用しよう
Excelの表を印刷したら、1行、または1列がはみ出てしまった！ という経験がありますよね。そのような場合、改ページプレビューに切り替えて1ページに収まるように調整することが多いでしょう。しかし今度は余白が狭すぎたり、広すぎたりして…。表の印刷は地味にイライラしますよね。用紙サイズを変更して印刷する場合も同様。行の高さや列の幅を微調整して1ページに収めるのに苦労します。
例として、1カ月分のスケジュール表の印刷を考えてみます。「改ページプレビュー」に切り替えてみると、1ページに収まりそうですが、「印刷プレビュー」に切り替えると、用紙に対して下と右に余裕があることが判明。この状態から行の高さや列の幅を調整していくと手間がかかりますよね。
業務で利用する表でも似たような状況はよくあるのではないでしょうか。思い通りに印刷したい時は「ページレイアウトビュー」が正解です。無駄な微調整をする手間を省けます。
また「ページレイアウトビュー」での設定は、A4やB5などの用紙以外にも応用できます。例えば、一般的なスケジュール帳のサイズである「バイブルサイズ」に合わせた印刷も可能です。
用紙サイズ、向き、余白を確認・設定する
最初に用紙サイズと向き、余白の状態を確認しておきましょう。標準で用紙サイズは「A4」、向きは「縦」に設定されていることがほとんどですが、忘れがちなのが余白の設定です。［ページ設定］ダイアログボックスでまとめて確認・設定しておきましょう。
［余白］タブに表示された数値が上下左右の印刷しない範囲になります。単位はセンチメートルです。ヘッダーにはファイル名や更新日付、フッターにはページ数などを掲載することがありますが、その必要がなければ「0」で問題ありません。上下の余白＋ヘッダー・フッターの幅分、余白が出ます。ここでは上下左右「1cm」、ヘッダー・フッターは「0cm」としました。
「ページレイアウトプレビュー」で仕上がりを確認する
「ページレイアウトビュー」に切り替えて仕上がりを確認してみましょう。「標準ビュー」で表示した場合、標準の設定では、行の高さや列の幅がポイント・ピクセル単位で表示されるので、用紙に対しての余裕がわかりにくいのです。
センチメートル単位のルーラーが表示されるのが、ページレイアウトビューを使うメリットです。設定した余白も正確に表示されるため、直感的に操作できます。左右の余白が「1cm」なら、右端の列は用紙の端から1cmまで設定できるといった具合です。
行の高さは計算が必要になります。タイトル（7月）の1行目はこのままとして、1～31日まで31行あります。ルーラーを確認すると、2行目の上から下の余白まで、26.7cm程度は印刷できそうです。つまり、26.7÷31で1行あたり「0.86cm」の高さを設定すれば調度よさそうです。
行の高さは［セルの高さ］ダイアログボックスで設定します。「ページレイアウトビュー」ではセンチメートル単位の指定が可能なので「0.86」と設定すればOKです。
一覧にない用紙サイズを設定する
今度はスケジュール帳のサイズである「バイブルサイズ」（17×9.5cm）で印刷したいと思います。しかし、用紙の一覧に選択肢はありません。プリンターのオプションを利用してカスタムサイズを設定します。プリンターによって設定画面は異なりますが「ユーザー定義サイズ」のような項目が用意されています。
オリジナルの用紙サイズを指定したら、行の高さと列の幅の調整は先ほどと同じです。用紙サイズは「17×9.5cm」、上下左右の余白は「1cm」なので、縦「16cm」、縦「8.5cm」に収まるように調整します。縦の余裕は14cm弱あるので、1行あたり「0.45cm」ほどですね。
「ページレイアウトプレビュー」用紙と時間の無駄を防ごう
「ページレイアウトプレビュー」は、センチメートル単位の調整ができる使い勝手のいいビューです。存在は知っていても、使ったことがない人にはおすすめ。用紙と時間の無駄がなくなるはずです。