いまさら聞けないExcelの使い方講座
【Excel】隠しコマンド!?の「フォーム」機能でデータ入力の効率をアップしよう
2022年11月30日 15:03
データベース形式の入力に「フォーム」が便利
名簿作成など、同じデータを連続して入力する作業は時間がかかります。表の形を整えてあっても、エクセルはデータベースソフトではありません。例えば、一度カーソルキーでアクティブセルを移動していると、［Enter］キーを押したら下のセルに移動しますし、右端で1行の入力が終わっても、アクティブセルは次の先頭には移動しません。［←］キーや［Home］キーをして、アクティブセルを行の先頭に移動して、続きのデータを入力する操作の繰り返しです。
同じ形式のデータを大量に入力する時はテンポ良く作業したいですよね。今回はとっておきの機能「フォーム」を紹介します。1件のデータに必要な項目をカード状のフォームに入力すると表に反映されます。
実は「フォーム」の機能は旧来のバージョンからある機能で、長年エクセルを利用している人は見付からなくなって不便に感じているかも知れません。2007以降のバージョンではリボンから呼び出せなくなり、現在では隠しコマンドのような扱いです。しかし、データを次々と入力するデータベース形式の表には有効なテクニックです。まずはクイックアクセスツールバーにボタンを登録してはじめましょう。
［フォーム］機能をクイックアクセスツールバーに登録する
前述の通り、［フォーム］機能はリボンから呼び出せません。まずはクイックアクセスツールバーに［フォーム］機能を呼び出すボタンを追加しましょう。
最初の1行は入力しておく
あらかじめ、最初の1行にはデータを入力しておいてください。表を「テーブル」に変換していない場合、どの項目を「フォーム」とするのか不明というエラーが表示されてしまいます。
1行目のデータの先頭にアクティブセルを移動した状態で操作します。先ほどクイックアクセスツールバーに登録した［フォーム］をクリックします。
マウスを使わずに快適入力
入力済みの1行目のデータが表示された状態で「フォーム」の画面が開きます。このまま［Enter］キーを押すと、何も入力されていない項目が表示されます。新しいレコード（行）の項目を入力できる状態です。各項目は［Tab］キーで移動、確定は［Enter］キーです。マウスに触れずに連続してデータを入力できるのは快適ですよね？
［新規］のボタンはレコード（行）の新規登録、データの一部を入力して「検索」なども可能です。なお、［Esc］キーを押して入力を中断できますが、その場合は入力途中のレコード（行）もキャンセルされます。新規登録の何も入力されていない画面を表示してから［Esc］キーを押すと確実です。
テーブル機能などとあわせての利用もオススメ
データベース形式の表を作成する場合、データの絞り込みや並べ替えが便利な「テーブル」に変換することも多いと思います。「フォーム」の機能はテーブルでも利用できるので、あわせて活用してみてはいかがでしょうか。