無料でExcel並み!Google スプレッドシートの使い方

アドレスバーのURLをコピペするだけじゃダメ? スプシの正しい共有方法

スプレッドシートの共有を正しく設定しよう

 Googleドライブに保存されるスプレッドシートは、他の人との共有にも適していますが、Webブラウザーのアドレスバーに表示されたスプレッドシートのURLをそのままコピーしても共有はできません。画面右上の[共有]ボタンをクリックして設定します。スプレッドシートの共有は、不特定の人に対する“編集可”や“閲覧のみ”のほか、特定のメンバーに限定することも可能です。スプレッドシートの共有設定の基本について理解しておきましょう。この設定は、GoogleドキュメントやGoogleスライドでも同様の操作で行えます。

すべての人に共有する

 まずは、URLを知っているすべての人に共有可能な方法を紹介します。共有URLを伝えるだけで、簡単に閲覧、または編集できるようになります。手軽な反面、共有のURLを知っていれば誰でもスプレッドシートにアクセスできるため、URLの取り扱いには注意しましょう。

画面右上の[共有]ボタンをクリックする
[他のユーザーと共有]の画面が表示された。[共有可能なリンクを取得]をクリックする
スプレッドシートが共有された。[リンクをコピー]をクリックすれば、共有URLをクリップボードにコピーできる

 ここまでで、URLを知っているすべての人が“閲覧可”の状態です。権限は、“編集可”“コメント可”に変更可能です。

[リンクを知っている全員が閲覧可]の部分をクリックして、権限を変更できる

特定の人に共有する

 続いて特定の人にスプレッドシートを共有する方法です。ユーザーを限定するため、情報漏洩の可能性は低くなります。[共有設定]の画面から、特定のメールアドレスへスプレッドシートへの招待メールを送ります。共有相手がGoogleアカウントを持っているか、つまり、Gmailのメールアドレスかどうかで挙動が異なります。

[共有]ボタンをクリックして[他のユーザーと共有]の画面を表示しておく。[詳細設定]をクリックする
メールアドレスを入力して、[送信]ボタンをクリックする。相手がGmailの場合は、受信したメールに記載のURLから、Googleアカウントへログインして利用できる

 共有相手がGoogleアカウントを持っていない場合、[送信]ボタンのクリック後に以下の画面が表示されます。[リンクを送信]でスプレッドシートを共有できますが、これは共有URLを送付するという意味です。閲覧、または編集可能なユーザーを限定したいわけですから、本来の目的とは異なりますよね。ユーザーを限定するなら、[招待状を送付]を選択して、メールの受信者にGoogleアカウントを取得するように促します。

送信先のメールアドレスが、Gmailではない場合に表示される画面。[リンクを送信]で共有URLを送付できるが、ユーザーを限定したいなら[招待状を送付]で、Googleアカウントの取得を促す

権限を変更する

 “編集可”や“閲覧のみ”などと設定した共有の権限は、後から変更可能です。特定のユーザーの権限を変更する方法と、スプレッドシートそのものの権限を変更する方法があります。

[共有設定]の画面には、ユーザーのリストが表示される。アカウント名の右側のアイコンから権限を変更できる
権限の変更後は[変更を保存]ボタンをクリックする

 スプレッドシート自体の共有をやめる時は、[共有設定]の画面で[変更]をクリック後、リンクの共有を[オフ]にします。

[共有設定]の画面の[変更]をクリックする
[リンクの共有]の画面が表示された。[オフ]を選択して[保存]ボタンをクリックする