Google スプレッドシートのURLをコピペするだけじゃダメ？ 正しい共有方法を知ろう

スプレッドシートの共有を正しく設定しよう

　Googleドライブに保存されるスプレッドシートは、他の人との共有にも適していますが、Webブラウザーのアドレスバーに表示されたスプレッドシートのURLをそのままコピーしても共有はできません。画面右上の［共有］ボタンをクリックして設定します。スプレッドシートの共有は、不特定の人に対する“編集可”や“閲覧のみ”のほか、特定のメンバーに限定することも可能です。スプレッドシートの共有設定の基本について理解しておきましょう。この設定は、GoogleドキュメントやGoogleスライドでも同様の操作で行えます。

すべての人に共有する

　まずは、URLを知っているすべての人に共有可能な方法を紹介します。共有URLを伝えるだけで、簡単に閲覧、または編集できるようになります。手軽な反面、共有のURLを知っていれば誰でもスプレッドシートにアクセスできるため、URLの取り扱いには注意しましょう。

画面右上の［共有］ボタンをクリックする

［他のユーザーと共有］の画面が表示された。［共有可能なリンクを取得］をクリックする

スプレッドシートが共有された。［リンクをコピー］をクリックすれば、共有URLをクリップボードにコピーできる

　ここまでで、URLを知っているすべての人が“閲覧可”の状態です。権限は、“編集可”“コメント可”に変更可能です。

［リンクを知っている全員が閲覧可］の部分をクリックして、権限を変更できる

特定の人に共有する

　続いて特定の人にスプレッドシートを共有する方法です。ユーザーを限定するため、情報漏洩の可能性は低くなります。［共有設定］の画面から、特定のメールアドレスへスプレッドシートへの招待メールを送ります。共有相手がGoogleアカウントを持っているか、つまり、Gmailのメールアドレスかどうかで挙動が異なります。

［共有］ボタンをクリックして［他のユーザーと共有］の画面を表示しておく。［詳細設定］をクリックする

メールアドレスを入力して、［送信］ボタンをクリックする。相手がGmailの場合は、受信したメールに記載のURLから、Googleアカウントへログインして利用できる

　共有相手がGoogleアカウントを持っていない場合、［送信］ボタンのクリック後に以下の画面が表示されます。［リンクを送信］でスプレッドシートを共有できますが、これは共有URLを送付するという意味です。閲覧、または編集可能なユーザーを限定したいわけですから、本来の目的とは異なりますよね。ユーザーを限定するなら、［招待状を送付］を選択して、メールの受信者にGoogleアカウントを取得するように促します。

送信先のメールアドレスが、Gmailではない場合に表示される画面。［リンクを送信］で共有URLを送付できるが、ユーザーを限定したいなら［招待状を送付］で、Googleアカウントの取得を促す

権限を変更する

　“編集可”や“閲覧のみ”などと設定した共有の権限は、後から変更可能です。特定のユーザーの権限を変更する方法と、スプレッドシートそのものの権限を変更する方法があります。

［共有設定］の画面には、ユーザーのリストが表示される。アカウント名の右側のアイコンから権限を変更できる

権限の変更後は［変更を保存］ボタンをクリックする

　スプレッドシート自体の共有をやめる時は、［共有設定］の画面で［変更］をクリック後、リンクの共有を［オフ］にします。

［共有設定］の画面の［変更］をクリックする

［リンクの共有］の画面が表示された。［オフ］を選択して［保存］ボタンをクリックする