無料でExcel並み!Google スプレッドシートの使い方

スプシでドロップダウンを作るには? 入力内容をリストから選択させてミスを軽減

ドロップダウンで入力ミスを防ぐ

 表に入力する内容が決まっている場合、都度入力するのは効率がよくありません。入力ミスの原因にもなります。今回は、スプレッドシート上で入力内容を選択できるように、ドロップダウンを作成してみましょう。リストの内容を直接指定する方法と、既存の一覧を参照する2つの方法を紹介します。

リストの内容を直接指定する

 例えば、「○」「×」など、特定の値を入力するにはリストで選択する方法がおすすめです。ここでは、作業の進捗管理をする表に「-」「作業中」「完了」のドロップダウンを作成してみます。ドロップダウンは、[データの入力規則]の機能を利用します。

ドロップダウンを作成したいセル範囲を選択しておく。[データ]-[データの入力規則]の順にクリックする
[データの入力規則]の画面が表示された。[条件]で[リストを直接指定]を選択し、ドロップダウンに表示したい内容を半角の「,」で区切って入力する。ここでは「-,作業中,完了」と入力した
ドロップダウンを作成できた。セルの右側に表示される▼をクリックするとリストが表示される

 ドロップダウンは、セルが入力状態になったタイミングでも表示されます。すばやく入力したい場合は、▼をクリックせず、[Enter]キーを押して、[↓][↑]キーで選択してもいいでしょう。

既存の一覧を参照する

 既存のリストを参照するようなドロップダウンも作成可能です。ここでは、E2~E4に入力してある担当者の一覧を参照するドロップダウンを作成してみます。

担当者のリストがE3~E6に入力してある。担当者のドロップダウンを設定したいセル範囲を選択しておく
先ほどと同様に、[データ]-[データの入力規則]の順にクリックして[データの入力規則]の画面を表示しておく。[条件]で[リストを範囲で指定]を選択し、セル範囲(ここでは、E2:E4)をドラッグして指定する
ドロップダウンを作成できた。セルの右側に表示される▼をクリックするとリストが表示される

 なお、上記の2つの方法で作成したドロップダウンでは、リスト以外の内容も入力可能な状態です。ドロップダウン以外の入力を禁止したい場合は、[データの入力規則]の画面でオプションを指定します。

[無効なデータの場合]から[入力を拒否]を選択する
ドロップダウン以外の内容を入力しようとすると、エラーが表示される