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製品コードを入力するだけで製品名と単価が自動入力される表を作成したい！ エクセルでもお馴染みのVLOOKUP関数の使い方
2019年11月26日 06:55
今回は、Excelでもお馴染みのVLOOKUP関数を紹介します。VLOOKUP関数は、特定の値（キー）をもとにして対応する値を検索できる関数です。例えば、指定した製品コードに対応する製品名や単価などを取り出す時などに重宝します。引数を4つ指定する必要があるため、難しそうと思われるのですが、ポイントさえ押さえれば簡単・便利な関数です。VLOOKUP関数を自在に使いこなせるように基本を理解していきましょう。
検索する値と参照する表の関係を理解する
まず、ある製品の出荷リストを例にして、検索する値と参照する表の関係を整理します。
左から“出荷日”“製品コード”“製品名”“出荷数”“単価”“売上”と6列あります。すべての項目を手入力していては、時間もかかりますし、入力ミスする可能性もありますよね。製品名と単価がずれた！ といったミスがあれば、何のための出荷リストなのかわかりません。“製品コード”をもとにして、製品の管理表を検索するのが確実です。
以下では、出荷リストと“製品コード”を検索する製品管理表を並べました。製品管理表には、“製品コード”“製品名”“単価”が入力されています。
出荷リストの“製品コード”（ここでは列B）の値を、製品管理表の“製品コード”（ここでは列H）で探せば“製品名”と“単価”を取り出せます。例えば、“製品コード”が「C002」なら、対応する“製品名”は「C製品002」、“単価”は「5,500」です。
ただし、検索する製品管理表の左端は、“製品コード”列としておく必要があります。例えば表の左端に“No”列などが含まれている形はNGです。
［検索キー］［範囲］［指数］がポイント
表の関係がわかれば、あとはVLOOKUP関数を入力するだけです。VLOOKUP関数の構文は『=VLOOKUP(検索キー, 範囲, 指数, [並べ替え済み])』となります。［検索キー］は、検索する値、ここでは“製品コード”です。［範囲］は参照する表、ここでは製品管理表です。表の見出しを含める必要はなく、H3～J11のセル範囲となります。後ほど関数式をコピーしたいので、絶対参照で「$H$3:$J$11」と指定します。
［指数］は参照する表の列数の意味です。製品管理表の左端から「1」「2」「3」･･･と考えます。“製品名”は、2列目なので「2」と指定します。最後の引数［[並べ替え済み]］は、「FALSE」と指定してください。「FALSE」の場合、［検索キー］と一致する値を検索します。製品管理表にない値を検索すれば、エラーとなります。「TRUE」は［検索キー］に最も近い値を検索することになり、“製品コード”のような固有値を検索する場合には適しません。
“単価”を取り出す場合も同様の考え方です。“製品コード”に対応する“単価”を探すので、引数［指数］が変わるだけ、ここでは「3」となります。C3に入力した関数式「=VLOOKUP(B3, $H$3:$J$11, 2, FALSE)」をコピーして、「2」→「3」と修正してもいいでしょう。
