高橋忍のにゃんともWindows

もはやパワポは万能ツール！「PowerPoint」でラベル印刷する方法

高橋忍

2020年7月21日 15:46

　自宅でラベル印刷をするために、「Microsoft Office」アプリのラベル印刷機能を調べてみました。ラベル印刷のための専用機能を持っているアプリとして、「Microsoft Office」の中では前回紹介した「Word」と「Publisher」があります。

　「Word」は文書作成を主としたアプリだけあって、宛名印刷のための機能が用意されています。ラベルをデザインするよりもテキストで印刷しやすい機能です。住所録などを読み込んで宛名ラベルを作るケースでは「Word」の機能は強力です。

　「Publisher」はDTPソフトだけ合って、雛形をベースにしたページデザインをするのには最適です。1つずつデザインして、複数のラベルを作り、例えば1シートずつ印刷したり、規定の枚数ずつ印刷するといった印刷用の便利な機能が多いです。家庭用で途中まで使ったラベルシートの続きを使って印刷する指定もできるので、家庭で使うにも良いアプリです。

「PowerPoint」でラベル印刷

　今回は「PowerPoint」でラベル印刷をするための方法を紹介します。といっても「PowerPoint」には特別なラベル印刷機能はありません。なので、本当にラベルシートを「PowerPoint」で再現して、印刷するというシンプルな方法でチャレンジします。

用紙を作る

　はじめに「PowerPoint」で新しいプレゼンテーションを作成します。「PowerPoint」標準のプレゼンテーションはどちらかというとPCの画面に合わせた16：9のサイズです。そこでスライドのサイズをA4に合わせます。

　［デザイン］メニューを選択して、リボンの右の方にある［スライドのサイズ］ボタンを押して、さらに［ユーザー設定のスライドのサイズ］を選択します。

　［スライドのサイズ］ダイアログで用紙サイズを指定します。用紙サイズのプリセットにはA4も含まれていますが、このプリセットを使うと正確なA4サイズではなく余白が削除されたサイズになっています。しかしラベル印刷には正確にA4の用紙が必要なので手動でA4のサイズ（21cm×29.7cm）を入力します。

　続くダイアログは最大化でもどちらでもOKです。これで縦長のA4の用紙ができました。画面にあるタイトルやサブタイトルのテキストボックスはいらないので削除してしまいましょう。

テンプレートを作成する

　ではラベルを作るためのガイドとなるテンプレートを作ります。今回も使用するラベルはA4サイズの95面のラベルシートを題材にします（もう少し少ないやつにすればよかった……）。

　［表示］メニューから［スライドマスター］を選択して表示します。

　スライドマスターのページに来ました。これはいわば「PowerPoint」のスライドの下敷きです。左側には様々な形式のテンプレートが予め用意されていて、一番上は基本デザインとなるマスターテンプレートが有り、その下に多数のテンプレートが並んでいます。はじめのテンプレートが選択されているので、これをラベル用に使います。なのではじめにタイトルやページなど全て不要なので削除してしまいましょう。

　ついで2つ目のテンプレートも選択して内容を削除してしまいましょう。2つ空白のテンプレートができたら、残りは不要なのですべて選択して削除してしまいましょう。

　余分なテンプレートがなくなってスッキリしたので、また1つ目のテンプレートを選んで、ここからラベルデザインに入ります。

レイアウトのための基本技

　寸法どおりにラベルのデザインを配置するには、3つの操作を使えるようにして下さい。もちろん図形を作る、色を変える、と言った操作はソレ以前にマスターしておきましょう。

図形サイズの数値指定
図形を配置したら、［図形の書式］メニューを選んで、サイズをcm(もしくはmm)単位で指定します。
スナップして並べる
図形を移動すると、赤いガイドラインが表示され、同じ高さに揃えたり、接するように配置することができます。
グループ化と解除

　複数の図形を選択して、1つのグループとしてまとめます。選択した図形を右クリックしてコンテキストメニューの［グループ化］を選ぶか、［Ctrl］＋［G］キーを押してグループ化します。解除する場合はやはりコンテキストメニューから［グループ化解除］を選ぶか、［Ctrl］＋［Shift］＋［G］キーを押します。