「紙」と「はんこ」が不要になるかも！ “はんこレス”ってどういうこと？

　これまで、契約や文書の回覧などに欠かせなかった「紙」と「はんこ」が不要になるかもしれません。「はんこレス」とはどういうことなのかを見てみましょう。

「はんこレス」による効率化

　契約や行政手続き、文書の確認、品物の受け取りなどで、今まで必要だった「紙」の文書と「はんこ」が不要になりつつあります。たとえば、宅配便をサイレンスで受け取れるようになったり、確定申告などの手続きをオンラインでしたりと、身の回りでも「はんこ」を使わずに済む機会が増えてきました。社会的情勢の変化によって、出社を控えるテレワークが普及したり、人と接触する機会が減ったりしたことがひとつのきっかけですが、今まで当たり前だと思われてきた業務の非効率さや手続きの複雑さを見直そうという動きが、「紙」や「はんこ」を使う機会が減ったことの本質です。

　「はんこ」の持ち歩きや管理といった物理的な制約をなくしたり、対面での応対や文書のやり取りといった場所に縛られる無駄を省いたり、何段階もの回覧や承認待ちによる時間の浪費をなくしたりするには、従来の「紙」や「はんこ」を使ったさまざまな処理を今一度、見直す必要があります。

電子的に「はんこ」を押せるようにしよう

　そもそも「はんこ」は何のために押すのでしょうか？　「はんこ」には、内容に同意するという意思表示と、本人であることの証明の2つの意味があります。逆に言えば、これらと同じ効果を持つ新たなしくみを用意すれば、必ずしも「はんこ」がなくてもかまわないことになります。

　この新たなしくみとして、最近、注目を集めているのがデジタルデータで作られた電子的な「はんこ」です。パソコンからの操作で、PDFなどの文書に簡単に押印することができ、従来のはんこと同じように書面に印影を表示したり、文書が有効であることを証明する証拠として、利用できます。

　デジタルデータなので、物理的な「はんこ」のように持ち歩く必要がなく、紙と違って、メールなどで短期間に回覧したり、保管もかさばることがなく、リモートで確認や同意の意志表示をすることもできます。ペーパーレスや「はんこ」レスの実現によって、旧来の業務の非効率さを改善し、スピーディな意志決定ができるようにしてみましょう。