いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】起動時に開くファイルを決めて超時短！エクセルのファイル操作効率化術

トップスタジオ

2020年8月5日 06:55

ちょっとした工夫が時短のカギに！

　日常のExcel業務の中で、作業したいファイルの保存場所を忘れて、探してしまった経験はありませんか。また、新しく作成したブックを保存する時に、保存先のフォルダーを探して、迷子になってしまったことはありませんか。

　勤務表やプロジェクトの進捗表など、毎日必ず開くファイルは自動的に開いてくれたら便利ですよね。また、新規ブックを保存する際に、決まったフォルダーまで自動的に誘導してくれたら、保存作業もスムーズに行えます。今回の記事では、これら2つを実現する方法を解説します。

　今回紹介する2つのワザは、一見、とても地味ですが、こういったことの積み重ねが、仕事の速い人と遅い人との差になっていたりします。ぜひ、Excel作業の効率化を目指しましょう！

❶Excel起動する際に開くファイルを指定する

　勤務表やプロジェクトの進捗表など、毎日必ず開くファイルってありますよね。Excelでは、Excelの起動時に特定のフォルダー内のファイルを自動的に開くように設定できます。この設定は［Excelのオプション］画面から行います。［ファイル］タブ→［オプション］をクリックして、［Excelのオプション］画面を表示させましょう。

　［Excelのオプション画面］の左側にある［詳細設定］（①）を選択し、［全般］欄（②）が見えてくるまで画面を下にスクロールしていきます。［全般］欄に［起動時にすべてのファイルを開くフォルダー］（③）という項目があります。ここに、Excelの起動と同時に開きたいファイルが保存されているフォルダーの場所（フォルダーのパス）を指定します。フォルダーのパスを間違えることなく入力するのは大変なので、エクスプローラーを使ってコピペで入力しましょう。

　まず、エクスプローラーで対象のフォルダーに移動してみましょう。ここでは、対象のフォルダーを「PC」→「ドキュメント」にある「進捗表」フォルダー（④）とします。

　アドレスバーの何も表示されていない部分をクリック（⑤）すると、フォルダーのパスが表示されます（⑥）。このまま［Ctrl］＋［C］キーを押すと、フォルダーのパスをコピーできます。

　フォルダーのパスをコピーできたら、［Excelのオプション画面］に戻ります。［起動時にすべてのファイルを開くフォルダー］の入力欄をクリックして［Ctrl］＋［V］キーを押すと、先ほどコピーしたパスが貼り付けられます（⑦）。

　パスを入力できたら、［OK］（⑧）をクリックして［Excelのオプション］画面を閉じます。Excelも終了しておきましょう。

　再び、Excelを起動してみてください。先ほど「PC」→「ドキュメント」→「進捗表」フォルダーにあったファイル（エクセル通信納品管理表.xlsx）（⑨）が自動的に開きます。

　なお、このフォルダーに複数のファイルを置いておくと、すべてのファイルがExcelの起動時に表示されることになります。

❷新規ブックの保存先のフォルダーを指定する

　新規ブックを保存する時、皆さんはどのような手順で保存しますか。［ファイル］タブ→［名前を付けて保存］をクリックして「名前を付けて保存」画面（①）を表示し、そこから「参照」（②）をクリックして［名前を付けて保存］ダイアログボックス（③）を表示し、さらに保存先のフォルダーを探すという人は多いのではないでしょうか。新規ブックを保存するのって、案外、操作手順が多いですよね。

　この手間を少しでも軽減するため、この項では、［ファイル］タブ→［名前を付けて保存］をクリックした時に、常に決まったフォルダーを参照できるように設定してみましょう。この設定も、先ほどと同様に［Excelのオプション］画面で行います。［ファイル］タブ→［オプション］をクリックして、［Excelのオプション］画面を表示させましょう。

　［Excelのオプション］画面の左側にある［保存］（④）を選択し、［ブックの保存］欄の［既定でコンピューターに保存する］にチェックマークを付けます（⑤）。そして、その下の「既定のローカルファイルの保存場所」に、「ファイル」タブ→「名前を付けて保存」をクリックした時に保存先に指定したいフォルダーの場所（フォルダーのパス）を入力します。

　ここでは、保存先に指定するフォルダーを「PC」→「ドキュメント」にある「202008」フォルダー（⑥）とします。先ほどと同様に、エクスプローラーのアドレスバーに表示されるフォルダーのパスをコピーしましょう。

　［Excelのオプション］画面にある［既定のローカルファイルの保存場所］の入力欄に貼り付けます（⑦）。

　フォルダーのパスを入力できたら、［OK］（⑧）をクリックして［Excelのオプション］画面を閉じます。

　では改めて、［ファイル］タブ→［名前を付けて保存］をクリックしてみましょう。すると、［名前を付けて保存］画面の上部に、先ほど設定したフォルダーが既定の保存先として表示されていますね（⑨）。このままファイル名を入力して［保存］を押せば、保存が完了します。最初に比べて、ずいぶん手間が省けました。