【Excel】1行・1列だけのページにサヨナラ！ 表の印刷で手間取らないための設定まとめ

知っている機能でも印刷前に再確認しておこう

　Excelで作成した表を印刷したら、セル内の文字が途中で切れていて、列の幅を調整したのに、今度は右端の列や最終行が次のページに送られて再調整する羽目になった……。こうした経験がある人も多いのではないでしょうか。

右端の列や最終行だけが別ページに送られてしまうことがありますよね

　印刷範囲の設定や、1ページに収める方法を知っていても、いざ印刷する段階になってから調整していることは意外と多いものです。

　また、普段は共有ファイルで作業していて、たまにしか印刷しない場合は、設定場所を忘れてしまうこともありますよね。例えば、2ページ目以降にも見出し行を印刷する方法なども忘れがちな設定の1つです。

　今回は、印刷する範囲の指定から、ページ内への収め方、各ページにタイトル行を表示する方法、改ページ位置の確認まで、提出前に見直しておきたい基本操作をまとめて確認します。

必要な部分だけを「印刷範囲」に指定する

　まずは、印刷するセル範囲を確認しておきましょう。シート上にメモや計算用のデータなどがある場合は、“印刷範囲”を指定しておくことで凡ミスを防げます。

　続けて、表の形に合わせて用紙の向きも設定します。列数が少なく縦に長い表は［縦］、今回のように項目が多く横に広い表は［横］にするのがよいでしょう。［横］向きに変更するだけで、ページ内に収まりやすくなることもあります。また、必要に応じて余白も調整しておくといいでしょう。文字を過度に縮小せずに印刷できることがあります。

印刷したいセル範囲を選択しておきます。［ページレイアウト］タブ（①）の［印刷範囲］－［印刷範囲の設定］（②）をクリックします

印刷範囲を設定すると、名前ボックスには「Print_Area」と表示されます（③）

［印刷の向き］－［横］（④）をクリックします

余白を調整する場合は［余白］（⑤）から設定します。ここでは［標準］のまま進めます

いったん印刷プレビューを確認してみましょう。［Ctrl］＋［P］キーを押します（⑥）

きれいに用紙に収まっているように見えますが……

1列だけはみ出ていることがわかります（⑦）

「改ページプレビュー」でページの区切りを確認する

　印刷範囲を設定しても、必ず1ページに収まるわけではありません。この例のように、列数が多い表などでは、右端が次のページに送られることがあります。改ページプレビューで調整しましょう。

画面右下の［改ページプレビュー］（⑧）をクリックします

青い線で囲まれた白く表示されている部分が印刷対象です。青い点線（⑨）は自動的に設定された改ページ位置を表します。ここでは、縦の点線を右にドラッグします（⑩）

縦の改ページ位置が移動し、右端の列まで同じページに収まりました。これに合わせて印刷倍率も自動的に調整されます（⑪）。［Ctrl］＋［P］キーを押して（⑫）、印刷プレビューを表示します

全体で2ページとなり（⑬）、右端の列も収まりました

　改ページの位置を調整すると、自動的に印刷倍率が調整されますが、70％以下など、倍率が下がり過ぎると文字が小さくなって読みにくくなるため、列幅を調整したり、文字列を折り返して表示したりして収まるように調整してください。

2ページ目以降にもタイトル行を印刷する

　行数の多い表を複数ページに分けて印刷する場合は、「タイトル行」を設定して、表の見出しを各ページの先頭に繰り返して印刷するといいでしょう。［ページレイアウト］タブの［印刷タイトル］で設定します。

［印刷タイトル］（⑭）をクリックします

［印刷範囲］は冒頭で設定したセル範囲です。［タイトル行］の入力欄（⑮）をクリックして、見出し行の行番号（⑯）をクリックします

行全体を表す参照（ここでは「$1:$1」）が指定されます。［OK］（⑰）をクリックします

印刷プレビューを確認すると、2ページ目にも見出し行が表示されていることがわかります

　印刷範囲や改ページ位置、タイトル行の設定は、いずれも基本的な機能ですが、いざ印刷する時に慌てないために、ひと通り確認しておくと安心です。今すぐに印刷する必要がなくても、必要に応じて一度PDFファイルとして出力し、ページの区切りや見え方を最終確認しておくのもいいでしょう。

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