スプシのグラフ機能で組織図を整える ～部署の追加や削除も手軽

スプシなら整った組織図を作成できる

　いわゆる「組織図」を作る時、PowerPointやWordの機能を使う方がほとんどですよね。今回は、スプレッドシートのグラフ機能を使って、きれいに組織図を作成してみましょう。［組織図］の作成は癖があるので、作成時のコツを見てみましょう。　一般的な組織図だけでなく、Webサイトのサイトマップなどにも応用できますよ。

親・子の関係を崩さないように注意

　まずは組織図用のデータを表形式で入力するのですが、とりあえず把握している範囲だけ入力すればOKです。親・子の関係が崩れていなければ、項目の追加・削除はいつでも可能です。ポイントは、組織図内に配置する要素を2列の表で入力することです。3階層以下の要素は、［子］列に入力した項目を［親］列に入力し、改めて「子」として入力します。

　ここでは、ある企業で特設した「働き方改革推進室」にぶら下がるチームを組織図で再現してみます。トップは「社長室」、その下に「働き方改革推進室」を設置して、その下に「総務部」「技術部」が配置されることを考えます。

親・子の関係がわかりやすいようにセルに色を塗ってある。［親］列には「社長室」「働き方改革推進室」「総務部」「技術部」が複数入力されている。［子］列には、［親］にぶら下がるチームを入力。「社長室」（親）－「働き方改革推進室」（子）、「働き方改革推進室」（親）－「総務部」（子）の関係と見ると理解しやすい

データが入力できたら、データ範囲（A1:B8）を選択して、［挿入］－［グラフ］の順にクリックする

挿入されたグラフの位置とサイズを調整しておく。［グラフの種類］から［組織図］を選択する。表示がおかしいが、このまま操作を続けて問題ない。

［設定］の［親］メニューをダブルクリックして、「親」となるデータ範囲（A2:A8）を選択する。［データ範囲の選択］に選択したデータ範囲が表示されたことを確認して、［OK］ボタンをクリックする

［識別子］メニューをダブルクリックして、「子」のデータ範囲（B2:B8）を選択する。［データ範囲の選択］に選択したデータ範囲が表示されたことを確認して、［OK］ボタンをクリックする

組織図を作成できた。

　操作の途中で組織図の表示がおかしくなるのは、仕様なので問題ありません。左列に「子」、右列に「親」を入力してから、［挿入］－［グラフ］－［組織図］とすれば、［親］と［識別子］のデータ範囲を指定する必要がないのですが、組織図用のデータは左から入力した方がわかりやすいので、あえて上記のように操作しています。

親・子の関係は後から修正可能

　組織図に要素を追加することを想定して、データ範囲を広げてみましょう。先ほど作成した組織図をダブルクリックして、［グラフエディタ］を表示しておきます。［設定］の［データ範囲］メニューの［データ範囲を選択］のアイコンをクリックしてください。［データ範囲の選択］ダイアログボックスで、「B2:B10」「A2:A10」と指定します。

組織図をダブルクリックして、［グラフエディタ］を表示しておく。［設定］の［データ範囲］メニューの［データ範囲を選択］のアイコンをクリックし、［データ範囲の選択］ダイアログボックスで、「B2:B10」「A2:A10」と指定する

［親］列に「サポートセンター」、［子］列に「チームA」「チームB」と入力した。対となる親・子のデータが入力されると、自動的に組織図に反映される

　反対に、項目のデータを削除すれば、自動的に組織図からの要素が削除されます。データ範囲内であれば空白は無視されます。ただし、親・子の関係を崩さないように注意してください。