スプシで時間を計算するのは難しい？ タスク管理表を作りながらマスターしよう

　時間の計算って少し面倒ですよね。そもそも「hh:mm:ss」の形式で入力するのにひと手間かかりますし、「00:30:00」を「0.5時間」や「30分」といった数値で表現するにはどうすればいいのかも悩みます。今回は、タスク管理表を作りながら時間計算のコツを覚えてしまいましょう。

少し面倒な時間計算もコツを覚えれば簡単だ

日付や時間の入力はショートカットキーが便利

　ここでは、作業報告用のメモとして「日付」「開始時刻」「完了時刻」［所要時間］「タスク名」を入力するタスク管理表を作成していきます。日付や時刻を入力する際、手入力している方が多いのではないでしょうか。便利なショートカットキーを覚えておくとかなり捗ります。

• 今日の日付：［Ctrl］＋［:］キー
• 現在時刻：［Ctrl］＋［Shift］＋［:］キー

［Ctrl］＋［:］キーを押して、今日の日付を入力する

今日の日付が入力された。隣のセルを選択して［Ctrl］＋［Shift］＋［:］キーを押して、現在時刻を入力する

　今日の日付や現在時刻を入力する場合は、ショートカットキーで一発です。数値の修正を前提にして、前後の日付や時刻を入力するのにもメリットがあります。「/」や「:」が全角になっていて、日付や時刻として扱われない！　といった問題も回避可能です。

　続いて「所要時間」は時刻の入力されたセルを指定した引き算でOKです。ひと工夫して、IF関数を組み合わせておけば「完了時刻」の入力時に自動計算させることもできます。

D2に「=if(C2<>"",C2-B2,"")」と入力する

C2に時刻を入力すれば、自動的に計算される

集計時間が24時間を超える場合は“経過時間”を使う

　時間計算でありがちなのが、24時間を超えた場合の集計がうまくできないという問題です。これは、計算が間違っているわけではなく、セルの表示形式を指定すれば解決します。例えば、上記のタスク管理表で1週間分の所要時間を集計してみます。

D41に「=SUM(D2:D39)」と入力してある

　SUM関数で集計したところ「13:02:53」となりました。1週間分の作業時間としては少ないですよね。表示形式を“経過時間”に切り替えましょう。

［表示形式］－［数字］－［経過時間］の順にクリックする

正しく集計された

「時」単位や「分」単位の数値で表現したいときは？

　「0.5時間」や「30分」などの数値で表現したいときは、VALUE関数を使います。構文は『=VALUE(テキスト)』となります。引数［テキスト］には、数値に変換したい日付や時刻を指定します。

　「時」単位であれば「×24」、「分」単位であれば「×24×60」と換算します。小数点以下の桁数は［小数点以下の桁数を減らす］または［小数点以下の桁数を増やす］ボタンで整えておいてください。

E2に「=value(D2)*24」と入力する

「時」単位に換算できた

F2に「=value(D2)*24*60」と入力する

「分」単位に換算できた

　数値へ換算する関数には、TIMEVALUE関数もありますが、24時間を超える集計時間に対しては、うまく動作しません。例えば、先ほどの集計時間をTIMEVALUE関数で換算すると、以下のようになります。

TIMEVALUE関数で24時間を超える集計時間を換算するとおかしい

　TIMEVALUE関数とVALUE関数を使い分けるのは煩雑ですので、VALUE関数1つで揃えるのがおすすめです。